Aihearkisto: Älykäs liiketoiminta

Kansallisen tulorekisterin vaikutukset palkanlaskentaan

26.4.2018Älykäs liiketoiminta, LAMK ProLAMKpub

Palkanlaskennasta on tehtävä ilmoituksia eri sidosryhmille. Tällä hetkellä ilmoituksia lähetetään yrityksen ulkoisille sidosryhmille kuukausittain ja vuosittain. Kansallinen tulorekisteri tulee muuttamaan huomattavasti ilmoittamista ja ilmoitusrytmiä. Jatkossa palkkatiedot ilmoitetaan vain yhteen paikkaan viiden päivän kuluessa maksun suorituksesta. Ensimmäinen vaihe kansallisesta tulorekisteristä astuu voimaan 1.1.2019.

Kirjoittajat: Roni Haarala ja Leea Kouhia

Digitaalinen palkanlaskenta

Digitaalisesti ja automatisoidusti hoidettu palkanlaskentaprosessi voi tuoda merkittäviä hyötyjä yritykselle. Palkanlaskenta sisältää lukuisia erilaisia vaiheita sekä raportointi- ja viranomaisvelvoitteita, jotka ovat manuaalisesti hoidettuna hitaita. Palkanlaskentaprosessin voi jakaa neljään alueeseen, joita ovat palkka- ja työaika-aineistojen kerääminen, tietojen tulkinta, palkanlaskenta ja palkkakirjanpito sekä raportointi. (Lahti & Salminen 2014, 135-138.)

Tulevaisuudessa palkanlaskentaprosesseja saattaa hoitaa tekoäly. Tekoäly on keksitty jo vuonna 1956 Dartmouthin yliopiston konferenssissa, mutta vasta viime aikoina tekoäly on osoittanut konkreettisesti, kuinka sitä voi hyödyntää lähes kaikkialla. Tekoälyllä tarkoitetaan, että tietokoneet suorittavat itsenäisesti niille annettuja tehtäviä. Ihmiseen verrattuna tekoäly on nopeampi. Se ei lakkoile, eikä vaadi palkkaa, lomia tai lomarahoja. Tekoälyä käytetään jo nyt asiantuntijatyössä lakitoimistoissa ja pankeissa. (Hiltunen 2017.) On ennakoitu, että tekoälystä tulee jopa digitalisaatiota suurempi mullistaja. Joitakin ammatteja saattaa kadota, mutta myös uusia ammatteja syntyy. (Valtioneuvosto 2016.)

Palkanlaskennasta tehtävät ilmoitukset ja kansallinen tulorekisteri

Tällä hetkellä palkanlaskennasta on tehtävä ilmoituksia eri sidosryhmille. Ilmoitusrytmi vaihtelee kuukaudesta vuoteen. Verohallinnolle palkkailmoituksia lähetetään kuukausittain ja vuosittain. Muille yleisimmille sidosryhmille palkkailmoitukset lähetetään pääsääntöisesti kerran vuodessa. Muut yleisimmät sidosryhmät ovat eläkevakuutusyhtiöt, tapaturmavakuutusyhtiöt ja Työttömyysvakuutusrahasto. (Kouhia-Kuusisto ym. 2017, 201-205.)

Hallitus antoi 5.10.2017 eduskunnalle esityksen laista tulotietojärjestelmästä (HE 134/2017) ja se tuli voimaan 16.1.2018 (Laki tulotietojärjestelmästä 53/2018, 25 §). Tulotietojärjestelmä muodostuu lakisääteisen ilmoittamis- ja tiedonantovelvollisuuden sekä tiedonsaantioikeuden nojalla annettavia tietoja sisältävästä tulorekisteristä ja tietojen oikeellisuutta palvelevasta yksilöinti- ja yhteystietoja sisältävästä rekisteristä. Lain 4 §:n mukaan rekisterinpitäjänä toimii Verohallinnon Tulorekisteriyksikkö.

Kansallinen tulorekisteri (KATRE) tulee muuttamaan ilmoittamista ja ilmoitustymiä huomattavasti. Ensimmäinen vaihe KATREsta astuu voimaan 1.1.2019. Siitä lähtien yritysten on ilmoitettava maksetut palkat tulorekisteriin sähköisesti viiden päivän kuluessa suorituksen maksusta. Palkkatietoja tarvitsevat sidosryhmät, mm. vakuutusyhtiöt, Kansaneläkelaitos, Tilastokeskus ja ulosottoviranomaiset, saavat oikeuden noutaa tarvitsemiaan tietoja tulorekisteristä. (Björklund 2017.)

Kansallisen tulorekisterin vaikutukset palkanlaskentaprosessiin

Opinnäytetyön tutkimusosuudessa suoritettujen teemahaastatteluiden vastauksien perusteella saatiin selville, että itse palkanlaskenta ei muutu. Suurin muutos tulee tapahtumaan palkanlaskennan raportoinnissa. Raportoinnin muutos on merkittävä. Tällä hetkellä palkanlaskijoiden kiireisin aika on tammikuussa, koska silloin lähetetään edellisen vuoden palkkojen vuosi-ilmoitukset eri sidosryhmille. Jatkossa tammikuussa ei tarvitse enää lähettää palkkojen vuosi-ilmoituksia. Kansalliseen tulorekisteriin ilmoitetaan jatkossa toteutuneet palkkatiedot viiden päivän kuluessa maksun suorituksesta. (Haarala 2018.)

Tutkimuksen perusteella kansallinen tulorekisteri tulee tasaamaan palkanlaskijoiden työmäärän koko kalenterivuodelle sekä yksinkertaistamaan ilmoitusvelvollisuutta, koska tiedot lähetetään jatkossa vain yhteen paikkaan. Jatkossa tärkeää on, että palkanlaskentajärjestelmät kehitetään niin pitkälle, että palkanlaskentaprosessin voi tehdä alusta loppuun käyttäen hyödyksi automaatiota. (Haarala 2018.)

Lähteet

Björklund, M. 2017. Tulorekisterin tahdissa tulevaisuuteen. Tilisanomat. [Verkkolehti]. [Viitattu 6.4.2018]. Saatavissa: https://tilisanomat.fi/henkilostohallinto/tulorekisterin-tahdissa-tulevaisuuteen

Haarala, R. 2018. Kansallisen tulorekisterin vaikutukset tilitoimistotyöhön. [Verkkodokumentti]. Lahti: Lahden ammattikorkeakoulu, Liiketalouden ja matkailun ala. [Viitattu 26.3.2018]. Saatavissa: http://www.theseus.fi/handle/10024/142982

Hallituksen esitys eduskunnalle laiksi tulotietojärjestelmästä ja eräiksi siihen liittyviksi laeiksi 5.10.2017/134. Finlex. [Viitattu 26.4.2018]. Saatavissa: https://www.finlex.fi/fi/esitykset/he/2017/20170134#idp450480784

Hiltunen, E. 2017. Viekö tekoäly työpaikkamme? Tilisanomat. [Verkkolehti]. [Viitattu 6.4.2018]. Saatavissa: https://tilisanomat.fi/teknologia/vieko-tekoaly-tyopaikkamme

Kouhia-Kuusisto, K., Mikkonen, L., Syvänperä, O., & Turunen, L. 2017. Palkkavuosi. Keuruu: Edita Publishing Oy.

Lahti, S. & Salminen, T. 2014. Digitaalinen taloushallinto. Helsinki: Sanoma Pro Oy.

Laki tulotietojärjestelmästä 12.1.2018/53. Finlex. [Viitattu 26.4.2018]. Saatavissa: https://www.finlex.fi/fi/laki/ajantasa/2018/20180053

Valtioneuvosto. 2017. Tekoälyn uskotaan mullistavan yhteiskuntaa. Saatavissa: http://valtioneuvosto.fi/artikkeli/-/asset_publisher/10616/tekoalyn-uskotaan-mullistavan-yhteiskuntaa

Kirjoittajat

Roni Haarala on opiskellut Lahden ammattikorkeakoulussa liiketalouden koulutusohjelmassa ja valmistuu tradenomiksi 2018.

Leea Kouhia toimii Lahden ammattikorkeakoulussa, Liiketalouden alalla vastuuopettajana.

Julkaistu 26.4.2018

Artikkelikuva: stevebp. https://pixabay.com/en/coins-currency-investment-insurance-1523383/ (CC0)

Viittausohje

Haarala, R. & Kouhia, L. 2018. Kansallisen tulorekisterin vaikutukset palkanlaskentaan. LAMK Pro. [Verkkolehti]. [Viitattu pvm]. Saatavissa: http://www.lamkpub.fi/2018/04/26/kansallisen-tulorekisterin-vaikutukset-palkanlaskentaan/

Miksi markkinointi kannattaa suunnitella?

19.4.2018Älykäs liiketoiminta, LAMK ProLAMKpub

Uuden markkinointiajattelun myötä yritysten ja organisaatioiden on keskityttävä myynti- ja tuoteorientoituneisuuden sijasta markkinointi- ja asiakasorientoituneisuuteen. Vaikka markkinointikanavat ja -tavat ovat muuttuneet kehityksen myötä, on markkinoinnin suunnittelun tarve nykyisin entistäkin tärkeämmässä roolissa.

Kirjoittajat: Jani Tohkanen ja Riku Nummikoski

Tavoitteena uusien asiakkaisen tavoittaminen ja kannattavuuden kasvattaminen

Markkinointi on käsitteenä tuttu jo vuosikymmenten takaa ja se on tärkeä osa yrityksen liiketoimintaa. Markkinointi terminä tarkoittaa rajapintaa organisaation ja asiakkaiden välillä. Markkinointia voidaan pitää johtamisprosessina, joka tunnistaa, ennakoi ja täyttää asiakkaiden vaatimukset kannattavasti. Viimeisten vuosien aikana markkinointi on kuitenkin kokenut suurta muutosta. Muutoksen myötä asiakkaalle arvokkaan sisällön tuottaminen, uusien markkinointikanavien ja analyysityökalujen käyttö sekä vanhojen markkinointimallien päivitys ovat entistä tärkeämmässä roolissa. (Tohkanen 2018, 1.)

Yrityksen tavoitteen ollessa uusien asiakkaiden hankkiminen, myynnin lisääminen tai kannattavuuden kasvattaminen, tarvitsee yritys markkinointistrategian voidakseen saavuttaa tavoitteet. Kuitenkaan markkinointistrategia itsessään ei välttämättä riitä tavoitteiden saavuttamiseen, vaan tarvitsee se myös rinnalleen markkinointisuunnitelman. (Tohkanen 2018, 1.)

Markkinointisuunnitelma auttaa yritystä kohdentamaan resurssit tehokkaasti ja sitä kautta saavuttamaan maksimaalisen hyödyn toteutettavista markkinointitoiminnoista. Selkeän suunnitelman avulla pystytään välttymään virheellisiltä markkinointitoiminnoilta ja sitä kautta vähentämään epäonnistumisen riskiä. Hyvä markkinointisuunnitelma pitää sisällään kuviossa 1 esitetyt kohdat nykyhetken analyyseistä toteutukseen. (Wood 2017, 6-7.)

Kuvio 1. Markkinoinnin suunnitteluprosessin vaiheet

Markkinointisuunnitelma edistää markkinointitoimintojen onnistumista ja helpottaa tavoitteiden saavuttamista. Suunnitelman avulla tiedostetaan yrityksen nykytilanne, kilpailijat sekä kohdemarkkinoiden tarpeet. Näiden pohjalta voidaan yritys tai heidän tarjoamat tuotteet positioida asiakkaille haluttuun mielikuva-asemaan ja asettaa suunnitelmalle suunta ja tavoitteet. Markkinointisuunnitelmassa asetettujen tavoitteiden tarkoituksena on tukea liiketoimintasuunnitelmassa määriteltyjä korkeamman tason tavoitteita. Asetettujen tavoitteiden pohjalta voidaan määrittää markkinointistrategiat esimerkiksi tukemaan liiketoiminnan kasvua, kasvattamalla ja ylläpitämällä kilpailuetuja. Suunnitelman lopussa läpikäydään suunnitelman toteutuksen aikataulut, vastuualueet, budjetti ja seurantamenetelmät. (Tohkanen 2018, 5-38.)

Markkinointisuunnitelman laatiminen arvokas prosessi

Markkinointisuunnitelman laatiminen vaatii usein tutkimustyötä ja sitoutumista, mutta siihen käytetty aika tulee maksamaan itsensä takaisin moninkertaisena. Nykypäivänä markkinointikampanjoiden toteuttaminen on huomattavasti aikaisempaa helpompaa internetin mukana tuomien mahdollisuuksien myötä. Vaikka markkinointitoimenpiteiden toteuttaminen esimerkiksi Google AdWordsin avulla ei itsessään vaadi suurempia suunnitelmia, ennen toteutusta on kuitenkin tärkeää tiedostaa, ketä asiakkaat oikeasti ovat ja miten heidän tarpeisiinsa voidaan vastata kilpailijoista erottautuen.

Moni pienyritys voi kokea tietävänsä mitä heidän asiakkaat tarjottavissa tuotteissa tai palveluissa arvostavat sekä mistä heidät voidaan parhaiten tavoittaa. Todellisuudessa jo lyhyt asiakkaille suunnattu tutkimus, joka toteutetaan osana markkinointisuunnitelman laatimista saattaakin paljastaa suuria eroavaisuuksia yrityksen ja asiakkaiden muodostamien mielikuvien välillä. Asiakkaille suunnattun tutkimuksen avulla pystytään helposti selvittämään mitä medioita asiakkaat todellisuudessa käyttävät ja mitä asioita he tuotteissa tai palveluissa arvostavat. Näiden tietojen pohjalta voidaan markkinointitoimenpiteet suunnitella siten, että ne tavoittavat oikean kohderyhmän ja viestivät sille oikeita asioita.

Yrityksen koosta riippumatta

Markkinointisuunnitelman laatimista saatetaan usein pitää isona aikaa vievänä prosessina ja sen mukana tuomia hyötyjä ei osata arvostaa riittävästi. Yrityksen koosta riippumatta, tehokkaan markkinointisuunnitelman laatiminen vaatii kurinalaisuutta, aikaa ja keskittymistä. Prosessi voi alkujaan tuntua haastavalta, mutta loppupelissä se on kaiken sen vaivan arvoista ja auttaa yritystä ymmärtämään asiakkaitaan paremmin ja sitä kauttaa parantaa myös mahdollisuuksia kilpailussa menestymiseen.

Suunnitelman laatimista ei välttämättä tarvitse aloittaa tyhjästä, vaan apuna yritys voi käyttää verkosta ilmaiseksi saatavia markkinointisuunnitelman laatimiseen tarkoitettuja pohjia. Jo pelkästään pohtimalla ja vastaamalla pohjissa esitettyihin kysymyksiin yrityksen on mahdollista parantaa toteutettavien markkinointikampanjoiden tehoa huomattavasti.

Markkinoinnin suunnittelu tulee olla jatkuvaa

Mikään markkinointisuunnitelma ei toimi ikuisesti, koska asiakkaiden tarpeet ja mieltymykset muuttuvat jatkuvasti. Tästä johtuen tulee markkinoinnin suunnittelu olla jatkuvaa, eikä vain kerran vuodessa toteutettava prosessi. Monet tekijät voivat vaikuttaa markkinointituloksiin, mukaan lukien markkinaolosuhteet, uudet markkinointimenetelmät ja tuotteen tai palvelun kysyntä. Tästä syystä on tärkeää pysyä tietoisena muutoksista ja sopeuttaa markkinointisuunnitelma niiden mukaisesti.

Lähteet

Tohkanen, Jani. 2018. B2B yrityksen markkinointisuunnitelma Case: DSGNRS Digipalvelut. [Verkkodokumentti]. AMK-opinnäytetyö. Lahden ammattikorkeakoulu, liiketalouden ja matkailun ala. Lahti. [Viitattu 10.4.2018]. Saatavissa: http://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-201804144674

Wood, M. 2017. Essential guide to marketing planning. Harlow, England: Pearson.

Kirjoittajat

Jani Tohkanen, AMK-opiskelija, Liiketalous, Lahden ammattikorkeakoulu

Riku Nummikoski, liiketalouden ja matkailun alan lehtori, Lahden ammattikorkeakoulu

Artikkelikuva: Jani Tohkanen

Julkaistu 19.4.2018

Viittausohje

Nummikoski, R. & Tohkanen, J. 2018. Miksi markkinointi kannattaa suunnitella? LAMK Pro. [Verkkolehti]. [Viitattu pvm]. Saatavissa: http://www.lamkpub.fi/2018/04/19/miksi-markkinointi-kannattaa-suunnitella/

Talousohjausjärjestelmän käyttöönoton toteutus

26.3.2018Älykäs liiketoiminta, LAMK Pro, MuutLAMKpub

2000-luvun taloushallinto on sähköisten prosessien muodostama kokonaisuus, joka mahdollistaa nopean ja luotettavan raportoinnin ulkoisen ja sisäisen laskennan osalta. Erilaiset sähköiset järjestelmät tuovat helpotusta taloushallinnon tehtävien suorittamiseen, mutta uuden järjestelmän käyttöönotto on yritykselle haastava ja työllistävä projekti. Mitä toimenpiteitä sujuva käyttöönotto yritykseltä edellyttää ja kuinka käyttöönottoprojektiin tulisi valmistautua?

Kirjoittajat: Anna-Kaisa Ikkala ja Sirpa Varajärvi

Sähköinen taloushallinto

Taloushallinnon sähköiset prosessit käsittävät esimerkiksi digitaalisen tietojen arkistoinnin, verkkolaskutusmahdollisuuden sekä erilaisia automaatiolla toimivia sähköisiä ratkaisuja. Merkittäviä muutoksia taloushallinnon työtehtävien toimintatapoihin on tuonut sähköisesti tapahtuva tietojen arkistointi. Toiminnon ansiosta aineistojen käsittely helpottuu sekä kahdenkertaisen tallennustyön mahdollisuus poistuu kokonaan. (Helanto, Kaisaniemi, Koskinen, Kuntola & Siivola 2013, 28.) Taloushallinto pystyy näin ollen toimimaan nykyaikaisten toimintojen ja järjestelmien avulla tehokkaasti sekä tuottamaan toiminnan kannalta tärkeille tahoille täsmällistä informaatiota.

Sähköinen taloushallinto perustuu siihen, että talousohjausjärjestelmään syötetyt tiedot linkittyvät muihin toimintoihin ja kirjanpitoon, minkä ansiosta tilinpäätöksen laatiminen automatisoituu. Luvut ovat näin ollen reaaliaikaisia ja virheiden mahdollisuus vähenee. Jotta sähköiseen taloushallintoon voidaan siirtyä sujuvasti, tulee selvittää yrityksen taloushallinnon prosessit sekä niihin kohdistuvat muutostarpeet. Tämän jälkeen määritellään perusteellinen suunnitelma jokaisesta muutoksen vaiheesta. (Rannisto 2016.)

Markkinoilla olevien talousohjausjärjestelmien valikoima on laaja, joten oikean valitseminen voi olla yllättävänkin haastavaa. Tunnettuja järjestelmiä ovat muun muassa Basware Financial Performance Management (FPM), SAP Business Planning and Consolidation (BPC), IBM Cognos Controller sekä Oraclen valmistama Hyperion Financial Management. Näiden järjestelmien yhtenä vahvuutena on se, että ne taipuvat myös konsernitilinpäätöksen laadintaan.

Basware Financial Performance Management (FPM) -järjestelmän käyttöönotto

Ikkalan (2017) opinnäytetyössä tutkittiin Isku-Yhtymä Oy:lle toteutetun Basware FPM-järjestelmän käyttöönottoa. Kyseessä on hyvin laaja ohjelmistokokonaisuus, joka käsittää niin ulkoista kuin sisäistä laskentaa. Tutkimuksessa keskityttiin konserniyrityksen tilinpäätösasiakirjojen tuottamiseen. Kvalitatiivisen tapaustutkimuksen tavoitteena oli selvittää, kuinka järjestelmän käyttöönotto saadaan toteutettua mahdollisimman sujuvasti ja luotettavasti. Käyttöönottoprojekti toteutettiin yhteistyössä Baswaren järjestelmäkonsulttien kanssa, joten tutkimuksen aineisto kerättiin haastattelemalla niin Iskun kuin Baswaren työntekijöitä.

Tutkimustulokset osoittivat, että suurimmat haasteet ilmenivät sisäisten erien täsmäytyksissä sekä FPM:n ja Microsoft Dynamics AX 2009 toiminnanohjausjärjestelmän tilikarttojen eroavaisuuksissa. FPM-järjestelmä täsmäytti tapahtumat vastakustannuspaikkatasolla. Tämä aiheutti paljon epäselviä tapahtumia, minkä seurauksena Baswareen tuli rakentaa raportti, joka täsmäytti tapahtumat vain yritystasolla. Tilikarttojen erilaisuus johti taas siihen, että uusia tilejä tuli lisätä AX 2009 järjestelmään sekä FPM:ään. Yhtenevät tilikartat mahdollistavat sen, että tapahtumat kohdistuvat oikein ja raportit saatiin tulostamaan oikeellista tietoa. Teknisten haasteiden lisäksi projektin etenemiseen vaikutti myös ajan puute, sillä Iskun työntekijöiden osalta projektia toteutettiin oman työn ohella. Myös historiadatan syöttämiseen kulutettiin ylimääräisiä tunteja, koska tallennus aloitettiin jo vuodesta 2014. Jälkeenpäin on kuitenkin huomattu, että kyseisen vuoden osalta tietojen käyttö on ollut hyvin vähäistä. (Ikkala 2017.)

Projektin aikana kohdatut haasteet viivästyttivät suunniteltua aikataulua, mutta ajan ylittymisellä ei ollut merkittävää vaikutusta projektin onnistumisen kannalta. Järjestelmän käyttöönotto edellytti vastaan tulleiden haasteiden ratkaisemisen lisäksi paljon erilaisten tietojen tallentamista sekä suunnitelmallista yhteistyötä Baswaren järjestelmäkonsulttien kanssa. FPM-järjestelmä mahdollisti myös ulkomaisten tytäryhtiöiden itsenäisen tietojen tallentamisen. Projektin aikana kuitenkin havaittiin tarvetta lisäkoulutukselle, koska ulkomaiset yhtiöt syöttivät tietoja maakohtaisista lakieroista johtuen emoyhtiöstä poikkeavalla tavalla. (Ikkala 2017.)

Lopuksi

Onnistuneen talousohjausjärjestelmän käyttöönotto vaatii projektijäseniltä erityistä sitoutumista sekä ammattitaitoisen järjestelmäkonsultin tukemaan projektin etenemistä. Täysin yrityksen tarpeita palvelevia ohjelmistokokonaisuuksia on vaikea löytää, koska järjestelmät rakennetaan siten, että niiden käytettävyys on mahdollisimman laaja. Perusominaisuuksien lisäksi järjestelmiä voidaan räätälöidä asiakastarpeita vastaaviksi, jolloin käyttöönotto edellyttää myös enemmän yritykseltä itseltään. Tilinpäätöstä laadittaessa havaittiinkin se, että Basware FPM-järjestelmän tilinpäätösasiakirjat olivat standardimuotoiset, joten niiden muokkaamiseen kului myös aikaa. Tämä tehdään kuitenkin vain kerran, jonka jälkeen tehdyn työn tulos näkyy erityisesti seuraavia tilinpäätöksiä laadittaessa: vain yhdellä napin painalluksella tiedot päivittyvät valmiille asiakirjapohjille automaattisesti. Toimiva talousohjausjärjestelmä tuo siis luotettavaa automaatiota taloushallinnon eri osa-alueilla. Se nopeuttaa raportointia ja tehostaa ajankäyttöä, joten voidaan todeta, että talousohjausjärjestelmän käyttöönotto on yritykselle kannattava projekti.

Lähteet

Helanto, L., Kaisaniemi, T., Koskinen, K., Kuntola, K. & Siivola, M. 2013. Taloushallinto NYT. Espoo: ProCountor International Oy.

Ikkala, A-K. 2017. Basware FPM-järjestelmän käyttöönotto Case: Isku-Yhtymä Oy. [Verkkodokumentti]. AMK-opinnäytetyö. Lahden ammattikorkeakoulu, liiketalouden ja matkailun ala. Lahti. [Viitattu 16.12.2017]. Saatavissa: http://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2017121922129

Rannisto, T. 2016. Sähköinen taloushallinto lisää kustannustehokkuutta. Businessopas Media Planet. [Viitattu 17.12.2017]. Saatavissa: http://www.businessopas.fi/talous/sahkoinen-taloushallinto-lisaa-kustannus-tehokkuutta

Kirjoittajat

Anna-Kaisa Ikkala on valmistunut tradenomiksi Lahden ammattikorkeakoulusta 2017 ja työskentelee nyt Isku-Yhtymä Oy:n palveluksessa.

Sirpa Varajärvi toimii Lahden ammattikorkeakoulussa liiketalouden ja matkailun alan lehtorina.

Julkaistu 26.3.2018

Artikkelikuva: https://pixabay.com/en/color-desktop-paper-society-3207345/ (CC0)

Viittausohje

Ilkkala, A-K. & Varajärvi, S. 2018. Talousohjausjärjestelmän käyttöönoton toteutus. LAMK Pro. [Verkkolehti]. [Viitattu pvm]. Saatavissa: http://www.lamkpub.fi/2018/03/26/talousohjausjarjestelman-kayttoonoton-toteutus

The importance of developing small businesses

6.3.2018Älykäs liiketoiminta, Articles in English, LAMK Pro, YrittäjyysLAMKpub

The article describes why small businesses should focus more on developing their services. In the article, it is also introduced how companies can utilize service design models in their development projects.

Authors: Marja Kinnunen and Sari Suominen

Challenges companies face today

For big companies continuous development is a very important part of active business and everyday operations. But how about small companies? The world around us is continuously changing and it brings challenges to companies all the time. Therefore, companies need to follow all that is happening around them and to react quickly to keep up with today’s business world. (Mehtälä 2018.)

One way to ensure that company will keep up their position in today’s business world is to develop their functionality by thinking their customer´s needs. Many companies focus on their products instead of their customers. To keep your customers loyal to your company, you need to create them an excellent customer experience. It is important to be aware of your customers because they change as the world around you changes. (Mehtälä 2018; Allen et al. 2005.)

Growing your business is strongly related to developing your company’s functions. When you execute a development project, you should involve your employees in it. There may also be an opportunity for you to do some co-operation with another company. Most likely you will benefit from your staff and other companies in the project as they might give you some good ideas how to develop your business. At this stage, you should think what your aim is. Do you want to sell more products to your existing customers or are you planning to find new customers? What is your target? (Mehtälä 2018.)

Service design is an opportunity

Service design offers multiply choices to develop your company´s functions. You can use the service design tools for innovating new service concepts, improving existing services and customer experience, and for gaining customer understanding. With service design, you can work critical phases and background functions that need help. Service design enables you to gain more cost-effective solutions for your company. (Liimatainen 2016; Aunola 2016.)

The aim of service design is to offer you a realistic picture of the customers of your company. If you do not do this development project carefully, you might fail. The result for the problem may prove to be too expensive for your company’s customers and your company has been spending a lot of time and money without avail. Service design offers also an opportunity to look at your company´s inner actions and helps you to improve them. Quite often, different parts of the company do not function together effectively, and this might appear for your company’s customers as a bad service. (Liimatainen 2016.)

It is truly important to get a realistic image of your customers. Companies can have opinions about their customers’ needs but the truth is they do not really know. Bain & Company has studied the issue and the results show only 8% of the companies really operate according to the customers’ expectations. At the same time 95% of the companies believe their activities are customer focused. (Allen et al. 2005.)

Service design in developing the service process

Kinnunen (2018) wrote in her master´s thesis about service design models and how they can be used in developing a service process of the company. Entrepreneurs and small companies find it hard to have time for these kinds of development projects. Idea of the thesis was to build a so-called toolbox for companies who want to develop their service process effectively and easily. In the study, it was examined how the case company´s service process is proceeded and what kind of development issues there might come up. The case company provides party and wedding planning services. It represents micro sized service business. (Kinnunen 2018, 2-3, and 36.)

The toolbox for the case company was formed from four different parts that are used in various kinds of service design development projects. The same kind of toolbox could be utilized in other companies’ development projects as well. The toolbox case shows that it is possible, quite easily, to build personalized service design packages to small businesses, who want to plan and execute development projects efficiently. In the case process, the used methods were determined by the following limitations: time, easiness of the method and the wanted outcome. The study had a qualitative approach. The results show that the chosen service design methods worked well in the research. It was crucial that the researcher worked closely with people in the case company during the project. (Kinnunen 2018, 31, 33, 37, and 43-44.)

Reading your customer’s mind

When a company starts thinking about service development it usually starts describing the problem from the company’s point of view and not from the customer’s point of view (Allen et al. 2005; Aunola 2016). If you want to serve your customers in the best possible way, you will need to understand their needs. According to the studies, service design offers some valuable tools for gaining deeper customer understanding. Via service design approach, your company will be seen as an empathic and caring company who appreciates its customer’s needs. It can help your company to achieve better success in the business. (Aunola 2016.)

Referring to the study, it is fascinating how deep in the customer’s mind you can go by using the service design methods. It is important for the companies, however, to get familiar with the ideas of the service design methods before they start developing their services, processes or products using service design. First, they need to have an understanding of the reason and the vision for the development project. Then, they should clarify the vision to all participants of the project. That way all the parties will go after the same results and the project can be a success. (Kinnunen 2018, 37-38.)

Summary

The difference between design thinking and traditional service development is that modern service design really wants to understand customer’s needs. To get a deep insight in customer’s mind requires studying, observing and defining customer´s background as thoroughly as possible. It includes paying attention to the customer’s history and memories, for example. The background has an effect on people’s way of interacting. People are not usually able to tell us all the relevant information, so there is a need to use methods that help us to gain that valuable data. (Aunola 2016; Suikkanen 2018, 2.)

Companies should boldly look at things from new perspectives to get fresh ideas. It helps if a company is ready for an open and critical conversation that enables a new way of speaking about services. Service business is future business. Companies in traditional industries are little by little changing their functions from delivering products to delivering services. Services are unique, they include more value to customers, and they are less price-sensitive. Therefore, it is very important that companies invest in developing future services. Service design is a modern and customer-oriented way of developing services. That is why companies should create space for critical conversation and a meaningful process of translating good thinking into value propositions and offerings for their customers. (Aunola 2016; Suikkanen 2018, 5.)

References

Allen, J. & Reichheld, F.F & Hamilton, B & Markey, R. 2005. Closing the delivery gap: How to achieve true customer-led growth. [Electronic journal] October 05, 2005. [Cited 13 Feb 2018]. Available at: http://www.bain.com/publications/articles/closing-the-delivery-gap-newsletter.aspx

Aunola, E. 2016. Service Design offers tools for developing your services in customer-oriented way. Based on Teemu Moilanen’s presentation in Hospitality Insiders Club meeting in Tallinn Zoo 16.2.2016. Haaga-Helia Silab. [Electronic journal]. [Cited 13 Feb 2018]. Available at: http://silab.fi/service-design-offers-tools-for-developing-your-services-in-customer-oriented-way/

Kinnunen, M. 2018. When dreams come true: Service design methods as part of developing a small business. Case: Juhlahumua. Master´s Thesis. Lahti University of applied science, Degree programme in International Business Management. [Cited 12 Feb 2018]. Available at: http://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-201802212653

Liimatainen, K. 2016. 3 Syytä miksi tarvitset palvelumuotoilua. Tivi. [Electronic journal] 5.7.2016. [Cited 13 Feb 2018]. Available at: https://www.tivi.fi/Kumppanit/Sofigate/3-syyta-miksi-tarvitset-palvelumuotoilua-6564627

Mehtälä, S. 2018. Haluatko menestyä? Kokenut sparraaja antaa neuvot yrityksen kehittämiseen. Yrityksen kehittäminen on jatkuvaa työtä. [Electronic journal] 30.1.2018. [Cited 12 Feb 2018]. Available at: https://y-studio.fi/artikkelit/kokenut-sparraaja-antaa-neuvot-yrityksen-kehittamiseen/

Suikkanen, J. 2018. From design thinking to good thinking. A Gemig whitepaper. [Electronic journal] [Cited 19 Feb 2018]. Available at: https://www.gemic.com/from-design-thinking-to-good-thinking/

Authors

Marja Kinnunen is a 3^rd year student in Master of International Business at the Lahti University of Applied Sciences. She will graduate during Spring 2018.

Sari Suominen is a Senior Lecturer of Entrepreneurship and Leadership at the Lahti University of Applied Sciences.

Illustration: https://pixabay.com/en/key-tag-security-label-symbol-2114334/ (CC0)

Published 6.3.2018

Reference to this publication

Kinnunen, M. & Suominen, S. 2018. The importance of developing small businesses. LAMK Pro. [Electronic magazine]. [Cited and date of citation]. Available at: http://www.lamkpub.fi/2018/03/06/the-importance-of-developing-small-businesses/

Henkilökohtainen motivaatio työelämän resurssina

19.2.2018Älykäs liiketoiminta, LAMK ProLAMKpub

Työelämä on pulassa, sillä iso osa työikäisistä ihmisistä voi eri työkykymittareiden mukaan huonosti. Apua onkin lähdetty hakemaan ihmisestä itsestä kokonaisvaltaisena toimijana, jonka liikkeellepanevana voimana ja mielekkään elämän lähteenä toimii inhimillisen pääoman keskeinen voimavara – henkilökohtainen motivaatio. Motivaation merkitys työhön sitoutumiselle, työssä jaksamiselle ja tuottavuudelle on tutkimusten valossa ratkaiseva. Motivaation avaimet ovat itsellämme, sillä motivaatio lepää meidän jokaisen henkilökohtaisessa arvo-, merkitys- ja tarvemaailmassa ja sen käyttövoimana toimii tietoisuutemme.

Kirjoittajat: Päivi Kousa ja Sari Suominen

Oma motivaatiopolkumme

Kousan (2018) opinnäytetyö ”Motivaatiopolkuja huomisen työpäivään” käsitteli motivaatiota työn voimavarana. Siinä lähestyttiin motivaatiota poikkitieteellisesti kartoittamalla motivaation muodostumiseen vaikuttavia tekijöitä yleisten, tietoisuutta ja tarpeita painottavien motivaatioteorioiden valossa. Nykytutkimusta edustivat Jari Hakasen (2009; 2012) Työterveyslaitoksella tekemät työhyvinvointitutkimukset, Helena Liewendahlin (2014) palvelumotivaatiotutkimus sekä Frederic Lalouxin (2014; 2016) tulevaisuuden työelämätarpeita kuvaava ja kehityspsykologiaan pohjautuva kutsumuksellisen motivaation lähtökohtia korostava organisaatiotutkimus. Tutkimustietoa peilattiin käytäntöön seitsemän täydennyskoulutuksessa olevan työnohjaajaopiskelijan reflektoidessa omaa työmotivaatiotaan kontrolloidun kyselyn avulla osana Kousan (2018) kvalitatiivista tutkimusta.

Tutkimuksen aikana syntyivät integratiiviset motivaatiopolut (Kuvio 1) hyödynnettäväksi Kousan omassa liiketoiminnassa työyhteisökehittäjänä. Työnohjauksissa ja valmennuksissa asiakkaan motivaatio on keskeinen taustavaikuttaja. Kousa on pilotoinut polkujen käyttöä yksilöinterventioissa niiden edelleenkehitystyön pohjaksi.

Kuvio 1. Integratiiviset motivaatiopolut ja motivaatioon vaikuttavat keskeiset tekijät (Kousa 2018, 27)

Motivaatiomme on aika-, paikka- ja tilannesidonnaista aikaulottuvuuden vaihdellessa lyhyestä hetkestä kuukausiin tai jopa vuosiin. Arvopohja erottaa motivaation lyhytkestoisista tunnekokemuksista. Joskus järjettömältäkin näyttävä toiminta tai käyttäytyminen voi sisältää ihmiselle itselleen tärkeän sisäisen motiivin.

Mikä meitä motivoi

Joku viisas on sanonut, että ”Omat arvot voi tarkistaa omasta kalenteristaan”. Totta tai ei, se mihin käytämme aikaa saattaa paljastaa itsellemme jotain merkittävää. Lähtökohtana oman sisäisen ja ulkoisen motivaation tutkimisessa voimme pitää kysymystä, onko tämä tekeminen tärkeää minulle itselleni vai teenkö tätä jonkun toisen halusta tai toiveesta?

Sisäisesti motivoitunut työntekijä lataa hyvinvointipääomaansa aivan tavallisessa arkityössä, joka vetää lähes magneetinomaisesti puoleensa tuottaen innostumisen, tyytyväisyyden ja hyvänolon kokemuksia. Kutsumuksellisen kaltaisen motivaation taustalla on usein hyvä itsetuntemus. Työelämän peräänkuuluttaman itseohjautuvuuden on huomattu myös lisäävän sisäistä motivaatiota (Deci & Ryan 2000). Ulkoiseen motivaatioon pohjautuvaa työntekoa kuvastaa jonkinlainen pakonomaisuus ”sisäisen sytykkeen” puuttuessa (Martela & Jarenko 2014). Perinteiset motivaatiokeinot työpaikoilla ovat näihin päiviin saakka olleet ulkoisia. Esimerkiksi taloudelliset palkkiot voivat hetken aikaa tuntua palkitsevilta, mutta niistä ei ole pidempiaikaiseksi voimavaroja lisääväksi hyvinvoinnin lähteeksi. (Martela 2015, 60-61.)

Yhtä lailla työmotivaatio kuin kaikki ihmisen tahdonalainen toiminta on kaksisuuntainen ilmiö, jossa ulkoiset ympäristötekijät ja psykologinen sisäinen kokemuksemme ovat vuorovaikutuksessa keskenään (Siegel 2015, 120). Teemme tunnetyötä aina ollessamme tekemisissä toistemme kanssa (Humphrey, Pollack & Hawver 2008). Verkostomaiset työympäristöt edellyttävät yhteistyökyvykkyyttä, jonka mittareina voidaan pitää yhteisöllistä luottamusta ja psykologista turvallisuutta. Nämä kaksi tekijää ovat nousseet useissa tutkimuksissa hyvinvoivien ja menestyvien tiimien yhteisiksi nimittäjiksi. (Vataja 2017.)

Kousan (2018) opinnäytetyön empiirisessä osuudessa työnohjaajaopiskelijoiden motivaatioreflektio vahvisti, että työmotivaatiossa kaikkien kolmen motivaatiopolun tekijät ovat kietoutuneet toisiinsa ja vaikuttavat kokemukseemme samanaikaisesti yksittäisten tekijöiden painotusten vaihdellessa yksilöllisesti. Työssä painottuva aikaansaaminen tuli vahvasti esiin tarpeena kehittyä itse ja myötävaikuttaa työn tuloksiin työkavereiden, asiakkaiden ja eri sidosryhmien kanssa yhdessä. Linkki työn tarjoamiin voimavaroihin syntyi tarpeesta tehdä työtä itsenäisesti, mahdollisuudesta kehittyä ja oppia työssä, saada myönteistä palautetta sekä tukea esimieheltä (Hakanen 2009).

Esimiestyö työyhteisön laadunvarmistajana sekä myönteisen, kannustavan ja avoimen tunneilmaston vahvistajana on nousussa. Kaikenlaisen mikromanageroinnin (Malkamäki 2017), työntekijän objektisoinnin ja holhoamisen, ylhäältä alaspäin yksipuolisesti suunnatun valta-asemaa korostavan viestinnän on havaittu heikentävän työntekijöiden motivaatiota kielteisestä vuorovaikutussävystä tai epäoikeudenmukaisesta kohtelusta puhumattakaan (Liewendahl 2014). ”Miksi haluan olla esimies?” onkin hyvä kysymys sekä esimiestyötä tekeville että esimiestehtäviin haluaville.

Motivaatio yhteiskunnallisena mahdollisuutena

Vuonna 2012 Suomessa kului ennenaikaiseen eläköitymiseen 24 miljardia euroa valtion 52 miljardin euron budjetista (Manka 2012). Varhainen eläköityminen, työhön sitoutumisen puute ja yleinen työtyytymättömyys ovat näkyneet työpaikoilla lisääntyvinä sairaspoissaoloina ja jopa työelämästä syrjäytymisenä (Laine 2013). Perinteiset työelämän ulkoiset palkitsemiskäytännöt eivät edelliseen viitaten riitä ratkaisemaan työikäisen väestön työmotivaatioon liittyviä haasteita.

Manuel Castells ja Pekka Himanen peräänkuuluttivat vuonna 2013 eduskunnalle tekemässään Kestävän kasvun malli -raportissa kansalaisten mahdollisuutta elää arvokasta elämää ja edelleen nähdä sama arvokkuus myös muissa ihmisissä. He korostivat elämän tavoitteen siirtämistä taloudesta inhimilliseen hyvinvointiin, jolla on tutkimuksissa todettu olevan yhteys elämän mielekkyyden kokemuksen kautta arvopohjaisiin elämäntavoitteisiin ja sisäiseen motivaatioon. (Castells & Himanen 2013.) Työmotivaatio yhteiskuntamme tukijalkana olisi varsinainen läpimurto, joka kuitenkin on antanut vielä odottaa itseään liian monen johtajan ja esimiehen edelleen jättäessä sisäisen motivaation huomiotta omissa toimintatavoissaan (Martela & Jarenko 2016, 35).

Ihmiseen sitoutuneen, aineettoman pääoman on tutkimuksissa arvioitu pian olevan menestyvien organisaatioiden tunnusomaisin piirre (Larjovuori, Manka & Nuutinen 2015). Motivaatiossa on valtava potentiaali perinteisen autoritäärisen johtamiskulttuurin siirtyessä pienin askelin kohti työntekijäkeskeisempää työkulttuuria (Taipale & Janhonen 2017). Myös yhteiskuntarakenteiden toivoisi uusiutuvan tukemaan inhimillistä arvonluontia.

Motivaatio on mukana kaikessa mitä teemme. Ajankohtainen esimerkki sen vaikutuksesta ihmisten aktivoitumisherkkyyteen on tämän vuoden alusta käyttöönotettu työttömien työnhakijoiden aktiivimalli. Mallin käyttöönoton kaatamiseen tähtäävä kansalaisaloite on kerännyt muutamassa viikossa 130.000 allekirjoitusta (Incoronato 2018). Ihminen kyllä toimii aktiivisesti sellaisten asioiden puolesta, joilla kokee olevan merkitystä.

Lähteet

Deci E. & Ryan R. 2000. The What and Why of Goal Pursuit: Human Needs and the Self-Determination of Behavior. Psychological Inquiry [Verkkolehti]. Vol. 11 (4), 227-268. [Viitattu: 16.1.2018]. Saatavissa: https://doi.org/10.1207/S15327965PLI1104_01

Hakanen, J. 2009. Työn imua, tuottavuutta ja kukoistavia työpaikkoja: Kohti laadukasta työelämää. [Verkkodokumentti]. Helsinki: Työsuojelurahasto. [Viitattu: 18.1.2018]. Saatavissa: https://www.tsr.fi/tsarchive/files/Selvityksia/TSR_Tata_on_tutkittu2009.pdf

Hakanen, J., Harju, L., Seppälä, P., Laaksonen, A. & Pahkin, K. 2012. Kohti innostuksen spiraaleja: Innostuksen spiraali – Innostavat ja menestyvät työyhteisöt tutkimus- ja kehittämishankkeen tuloksia. [Verkkodokumentti]. Helsinki: Työterveyslaitos. [Viitattu: 16.6.2017]. Saatavissa: https://www.julkari.fi/bitstream/handle/10024/114842/Innostuksen_spiraali.pdf?sequence=1

Himanen P. & Castells M. (toim.) 2013. Kestävän kasvun malli: Globaali näkökulma. [Verkkodokumentti]. Valtioneuvoston kanslian julkaisusarja 22/2013. [Viitattu 18.1.2018]. Saatavissa: http://valtioneuvosto.fi/documents/10616/1093242/J2213_Kestävän kasvun malli. Globaali näkökulma.pdf/0cab3bae-3ece-44f8-8a0d-57a1ac92967e

Humphrey R., Pollack J., Hawver T. 2008. Leading with emotional labor. Journal of Managerial Psychology. [Verkkolehti]. Vol. 23 (2), 151-168. [Viitattu 25.1.2018]. Saatavissa: https://doi.org/10.1108/02683940810850790

Incoronato K. 2018. Työministeri toivoo aktiivimallin vastustajilta malttia: ”Aina viaton osapuoli kärsii”. Uusi Suomi. [Verkkolehti]. 27.1.2018. [Viitattu 29.1.2018]. Saatavissa: https://www.uusisuomi.fi/kotimaa/240365-tyoministeri-toivoo-aktiivimallin-vastustajilta-malttia-aina-viaton-osapuoli-karsii

Kousa P. 2018. Motivaatiopolkuja huomisen työpäivään. [Verkkodokumentti]. AMK-opinnäytetyö. Lahden Ammattikorkeakoulu, liiketalouden ala. Lahti. [Viitattu 20.1.2018]. Saatavissa: http://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-201802142426

Laine P. 2013. Työhyvinvoinnin kehittäminen. [Verkkodokumentti]. Väitöskirja. Turun Yliopisto. Kasvatustieteen laitos. Turku. [Viitattu 21.1.2018]. Saatavissa: http://urn.fi/URN:ISBN:978-951-29-5570-1

Laloux, F. 2014. Reinventing organizations: A Guide to Creating Organizations Inspired by the Next Stage of Human Consciousness. Bryssel, Belgia: Nelson Parker.

Laloux, F. 2016. Reinventing organizations: An Illustrated Invitation to Join the Conversation on Next-Stage Organizations. Bryssel, Belgia: Nelson Parker.

Larjovuori, R-L., Manka, M-L. & Nuutinen, S. 2015. Inhimillinen pääoma. Työhyvinvointia, tuloksellisuutta, pidempiä työuria? [Verkkodokumentti]. Sosiaali- ja terveysministeriön raportteja ja muistioita 2015:5. Sosiaali- ja terveysministeriö. [Viitattu 20.8.2017]. Saatavissa: http://urn.fi/URN:ISBN:978-952-00-3580-8

Liewendahl, H. 2014. What motivates employees to live up to value promises. [Verkkodokumentti]. Väitöskirja. Hanken School of Economics. Helsinki. [Viitattu 19.1.2018]. Saatavissa: http://hdl.handle.net/10138/135690

Malkamäki K. 2017. Luottamuksen kehittyminen ja johtamisjärjestelmää koskeva uudistus: Tapaustutkimus kaupan alan organisaatiosta. [Verkkodokumentti]. Väitöskirja. Itä-Suomen Yliopisto. [Viitattu 15.1.2018]. Saatavissa: http://epublications.uef.fi/pub/urn_isbn_978-952-61-2462-9/

Manka, M-L. 2012. Hyvän esimiestyön merkitys. [Video]. YouTube, SitraFund. [Viitattu 23.1.2018]. Saatavissa: https://www.youtube.com/watch?v=w7sBc3SkHkY

Martela F. 2015. Valonöörit: Sisäisen motivaation käsikirja. Helsinki: Gummerus.

Martela F. & Jarenko K. 2014. Sisäinen motivaatio. Tulevaisuuden työssä tuottavuus ja innostus kohtaavat. [Verkkodokumentti]. Eduskunnan tulevaisuusvaliokunnan julkaisu 3/2014. [Viitattu 29.1.2018]. Saatavissa: https://www.eduskunta.fi/FI/tietoaeduskunnasta/julkaisut/Documents/tuvj_3+2014.pdf

Martela F. & Jarenko K. 2016. Draivi: Voiko sisäistä motivaatiota johtaa? Helsinki: Talentum Pro.

Siegel D.J. 2015. Mielitaju: Muutoksen tiede. Helsinki: Basam Books.

Taipale T. & Janhonen M. 2017. Johtotähti: Työntekijälähtöisen kulttuurin luotsaajan opas. [Verkkodokumentti]. Helsinki: Työterveyslaitos. [Viitattu 25.1.2018]. Saatavissa: https://www.ttl.fi/wp-content/uploads/2017/01/johtotahti-pdf.pdf

Vataja K. 2017. Kokonaisia ihmisiä työpaikalla. Julkaistu 3.2.2017. Helsinki: Sitra. [Viitattu 20.1.2018]. Saatavissa: https://www.sitra.fi/blogit/kokonaisia-ihmisia-tyopaikalla/

Kirjoittajat

Päivi Kousa valmistuu tradenomiksi (AMK) Lahden Ammattikorkeakoulusta keväällä 2018. Hän työskentelee työyhteisökehittäjänä toiminimellään Internal Dialogue.

Sari Suominen toimii Lahden ammattikorkeakoulussa liiketalouden ja matkailun alan lehtorina.

Artikkelikuva: https://pixabay.com/en/lamp-hand-bulb-idea-strategy-2247538/ (CC0)

Viittausohje

Kousa, P. & Suominen, S. 2018. Henkilökohtainen motivaatio työelämän resurssina. LAMK Pro. [Verkkolehti]. [Viitattu pvm]. Saatavissa: http://www.lamkpub.fi/2018/02/19/henkilokohtainen-motivaatio-tyoelaman-resurssina/