Talousohjausjärjestelmän käyttöönoton toteutus

2000-luvun taloushallinto on sähköisten prosessien muodostama kokonaisuus, joka mahdollistaa nopean ja luotettavan raportoinnin ulkoisen ja sisäisen laskennan osalta. Erilaiset sähköiset järjestelmät tuovat helpotusta taloushallinnon tehtävien suorittamiseen, mutta uuden järjestelmän käyttöönotto on yritykselle haastava ja työllistävä projekti. Mitä toimenpiteitä sujuva käyttöönotto yritykseltä edellyttää ja kuinka käyttöönottoprojektiin tulisi valmistautua?

Kirjoittajat: Anna-Kaisa Ikkala ja Sirpa Varajärvi

Sähköinen taloushallinto

Taloushallinnon sähköiset prosessit käsittävät esimerkiksi digitaalisen tietojen arkistoinnin, verkkolaskutusmahdollisuuden sekä erilaisia automaatiolla toimivia sähköisiä ratkaisuja. Merkittäviä muutoksia taloushallinnon työtehtävien toimintatapoihin on tuonut sähköisesti tapahtuva tietojen arkistointi. Toiminnon ansiosta aineistojen käsittely helpottuu sekä kahdenkertaisen tallennustyön mahdollisuus poistuu kokonaan. (Helanto, Kaisaniemi, Koskinen, Kuntola & Siivola 2013, 28.) Taloushallinto pystyy näin ollen toimimaan nykyaikaisten toimintojen ja järjestelmien avulla tehokkaasti sekä tuottamaan toiminnan kannalta tärkeille tahoille täsmällistä informaatiota.

Sähköinen taloushallinto perustuu siihen, että talousohjausjärjestelmään syötetyt tiedot linkittyvät muihin toimintoihin ja kirjanpitoon, minkä ansiosta tilinpäätöksen laatiminen automatisoituu. Luvut ovat näin ollen reaaliaikaisia ja virheiden mahdollisuus vähenee. Jotta sähköiseen taloushallintoon voidaan siirtyä sujuvasti, tulee selvittää yrityksen taloushallinnon prosessit sekä niihin kohdistuvat muutostarpeet. Tämän jälkeen määritellään perusteellinen suunnitelma jokaisesta muutoksen vaiheesta. (Rannisto 2016.)

Markkinoilla olevien talousohjausjärjestelmien valikoima on laaja, joten oikean valitseminen voi olla yllättävänkin haastavaa. Tunnettuja järjestelmiä ovat muun muassa Basware Financial Performance Management (FPM), SAP Business Planning and Consolidation (BPC), IBM Cognos Controller sekä Oraclen valmistama Hyperion Financial Management. Näiden järjestelmien yhtenä vahvuutena on se, että ne taipuvat myös konsernitilinpäätöksen laadintaan.

Basware Financial Performance Management (FPM) -järjestelmän käyttöönotto

Ikkalan (2017) opinnäytetyössä tutkittiin Isku-Yhtymä Oy:lle toteutetun Basware FPM-järjestelmän käyttöönottoa. Kyseessä on hyvin laaja ohjelmistokokonaisuus, joka käsittää niin ulkoista kuin sisäistä laskentaa. Tutkimuksessa keskityttiin konserniyrityksen tilinpäätösasiakirjojen tuottamiseen. Kvalitatiivisen tapaustutkimuksen tavoitteena oli selvittää, kuinka järjestelmän käyttöönotto saadaan toteutettua mahdollisimman sujuvasti ja luotettavasti. Käyttöönottoprojekti toteutettiin yhteistyössä Baswaren järjestelmäkonsulttien kanssa, joten tutkimuksen aineisto kerättiin haastattelemalla niin Iskun kuin Baswaren työntekijöitä.

Tutkimustulokset osoittivat, että suurimmat haasteet ilmenivät sisäisten erien täsmäytyksissä sekä FPM:n ja Microsoft Dynamics AX 2009 toiminnanohjausjärjestelmän tilikarttojen eroavaisuuksissa. FPM-järjestelmä täsmäytti tapahtumat vastakustannuspaikkatasolla. Tämä aiheutti paljon epäselviä tapahtumia, minkä seurauksena Baswareen tuli rakentaa raportti, joka täsmäytti tapahtumat vain yritystasolla. Tilikarttojen erilaisuus johti taas siihen, että uusia tilejä tuli lisätä AX 2009 järjestelmään sekä FPM:ään. Yhtenevät tilikartat mahdollistavat sen, että tapahtumat kohdistuvat oikein ja raportit saatiin tulostamaan oikeellista tietoa. Teknisten haasteiden lisäksi projektin etenemiseen vaikutti myös ajan puute, sillä Iskun työntekijöiden osalta projektia toteutettiin oman työn ohella. Myös historiadatan syöttämiseen kulutettiin ylimääräisiä tunteja, koska tallennus aloitettiin jo vuodesta 2014. Jälkeenpäin on kuitenkin huomattu, että kyseisen vuoden osalta tietojen käyttö on ollut hyvin vähäistä. (Ikkala 2017.)

Projektin aikana kohdatut haasteet viivästyttivät suunniteltua aikataulua, mutta ajan ylittymisellä ei ollut merkittävää vaikutusta projektin onnistumisen kannalta. Järjestelmän käyttöönotto edellytti vastaan tulleiden haasteiden ratkaisemisen lisäksi paljon erilaisten tietojen tallentamista sekä suunnitelmallista yhteistyötä Baswaren järjestelmäkonsulttien kanssa. FPM-järjestelmä mahdollisti myös ulkomaisten tytäryhtiöiden itsenäisen tietojen tallentamisen. Projektin aikana kuitenkin havaittiin tarvetta lisäkoulutukselle, koska ulkomaiset yhtiöt syöttivät tietoja maakohtaisista lakieroista johtuen emoyhtiöstä poikkeavalla tavalla. (Ikkala 2017.)

Lopuksi

Onnistuneen talousohjausjärjestelmän käyttöönotto vaatii projektijäseniltä erityistä sitoutumista sekä ammattitaitoisen järjestelmäkonsultin tukemaan projektin etenemistä. Täysin yrityksen tarpeita palvelevia ohjelmistokokonaisuuksia on vaikea löytää, koska järjestelmät rakennetaan siten, että niiden käytettävyys on mahdollisimman laaja. Perusominaisuuksien lisäksi järjestelmiä voidaan räätälöidä asiakastarpeita vastaaviksi, jolloin käyttöönotto edellyttää myös enemmän yritykseltä itseltään. Tilinpäätöstä laadittaessa havaittiinkin se, että Basware FPM-järjestelmän tilinpäätösasiakirjat olivat standardimuotoiset, joten niiden muokkaamiseen kului myös aikaa. Tämä tehdään kuitenkin vain kerran, jonka jälkeen tehdyn työn tulos näkyy erityisesti seuraavia tilinpäätöksiä laadittaessa: vain yhdellä napin painalluksella tiedot päivittyvät valmiille asiakirjapohjille automaattisesti. Toimiva talousohjausjärjestelmä tuo siis luotettavaa automaatiota taloushallinnon eri osa-alueilla. Se nopeuttaa raportointia ja tehostaa ajankäyttöä, joten voidaan todeta, että talousohjausjärjestelmän käyttöönotto on yritykselle kannattava projekti.

Lähteet

Helanto, L., Kaisaniemi, T., Koskinen, K., Kuntola, K. & Siivola, M. 2013. Taloushallinto NYT.  Espoo: ProCountor International Oy.

Ikkala, A-K. 2017. Basware FPM-järjestelmän käyttöönotto Case: Isku-Yhtymä Oy. [Verkkodokumentti]. AMK-opinnäytetyö. Lahden ammattikorkeakoulu, liiketalouden ja matkailun ala. Lahti. [Viitattu 16.12.2017]. Saatavissa: http://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2017121922129

Rannisto, T. 2016. Sähköinen taloushallinto lisää kustannustehokkuutta. Businessopas Media Planet.  [Viitattu 17.12.2017]. Saatavissa: http://www.businessopas.fi/talous/sahkoinen-taloushallinto-lisaa-kustannus-tehokkuutta

Kirjoittajat

Anna-Kaisa Ikkala on valmistunut tradenomiksi Lahden ammattikorkeakoulusta 2017 ja työskentelee nyt Isku-Yhtymä Oy:n palveluksessa.

Sirpa Varajärvi toimii Lahden ammattikorkeakoulussa liiketalouden ja matkailun alan lehtorina.

Julkaistu 26.3.2018

Artikkelikuva: https://pixabay.com/en/color-desktop-paper-society-3207345/ (CC0)

Viittausohje

Ilkkala, A-K. & Varajärvi, S. 2018. Talousohjausjärjestelmän käyttöönoton toteutus. LAMK Pro. [Verkkolehti]. [Viitattu pvm]. Saatavissa: http://www.lamkpub.fi/2018/03/26/talousohjausjarjestelman-kayttoonoton-toteutus

Vastaa

Sähköpostiosoitettasi ei julkaista. Pakolliset kentät on merkitty *