Työtehtävien lisääntyessä tai muuttuessa syntyy uusia työprosesseja ja näin jatkuvasti enemmän manuaalista työtä vanhojen työtehtävien rinnalla. Tietojärjestelmät ovat tänä päivänä oleellinen osa useita työprosesseja. Järjestelmän uusiminen voi tuoda helpotusta, mutta järjestelmää ei aina voi tai kannata uusia. Ohjelmistorobotiikka sen sijaan on kustannustehokas vaihtoehto vastaamaan lisääntyvään työmäärään. Sen avulla voidaan automatisoida työprosessin osia tai jopa kokonainen työprosessi. Näin resursseja voidaan keskittää järkevästi, kun aikaa ei kulu ”ylimääräiseen”.

Kirjoittajat: Janne Vilander ja Sariseelia Sore

Mitä ohjelmistorobotiikka on?

Ohjelmistorobotiikka on sovellusteknologia, jonka avulla pyritään automatisoimaan työntekijän tietokoneella tekemiä rutiiniprosesseja ja tehtäviä (Wiio 2004, 108). Kyse on siis prosessien automatisoinnista. Ohjelmistona toimiva robotti ei ole uutta teknologiaa, vaan se on muutamien vuosien aikana noussut pinnalle uutena hyödynnettävän teknologian muotona. Ohjelmistoon perustuvia robotteja on ajettu tietokoneilla ennenkin, mutta vasta äskettäin sama konsepti on tullut kaiken kokoisten yritysten käyttöön laajamittaisesti.

Rutiinitehtävien automatisointi parantaa prosessien laatua sekä vähentää manuaalisen työn määrää (CGI 2018.) Ohjelmistorobotti toimii niin kutsuttuna digitaalisena työntekijänä, joka suorittaa ennalta määriteltyjä tehtäviä tietokoneen sovelluksen käyttöliittymässä ihmisen tapaan. Se voi toimia assistenttina, joka valmistelee työprosessin tiettyyn pisteeseen tai ohjelmistorobotilla voidaan hoitaa työprosessi alusta loppuun. (Chappel 2016.)

Autonominen ja avustava ohjelmistorobotti

Ohjelmistorobotti voi toimia joko autonomisesti eli itsenäisestitai avustettuna. Autonominen ohjelmistorobotti on asennettuna erilliselle omalle tietokoneelle tai virtuaalikoneelle. Tällainen ohjelmistorobotti toimii koko ajan itsenäisesti määritellyn työjonon ja aikataulun mukaan. Autonomisia ohjelmistorobotteja valvotaan keskitetysti esimerkiksi verkkopohjaisilla hallintasovelluksilla tai manuaalisesti työasemalla, johon ohjelmistorobotti on asennettuna. (Chappel, 2016.)

Avustettuna toimiva ohjelmistorobotti toimii työntekijän virtuaalisena työkaluna. Työntekijä hyödyntää ohjelmistorobottia omalla työasemallaan sille osoitettuihin tehtäviin. Ohjelmistorobotin prosessit määritellään keskitetysti vastaamaan tiettyä työtehtävää, mutta avustettava ohjelmistorobotti ei toimi itsenäisesti, vaan sen hallinta on työntekijällä. (Chappel 2016.)

Miksi ohjelmistorobotiikkaa kannattaa hyödyntää?

Ohjelmistorobotiikalla tavoitellaan rutiininomaisen, toistuvan manuaalisen työn vähentämistä työympäristössä, jotta aikaa jää oleellisempiin työtehtäviin. Alati toistuvien työprosessien osittainenkin automatisointi edesauttaa resurssien keskittämistä vaativimpiin tehtäviin, kuten peruspalveluiden laadun parantamiseen sekä lisäpalveluiden tarjontanaan. Automaation potentiaali riippuu työprosessin rutiinisuudesta sekä siinä tehtävistä manuaalisten päätösten määrästä (kuvio 1). (Vilander 2018.)

Kuvio 1. Automaation potentiaali (Vilander 2018)

Työtehtävissä käytettävät tietojärjestelmät vaihtelevat yritysten kesken ja tämän lisäksi yrityksen omat yksiköt voivat käyttää eri järjestelmiä. Eri järjestelmien vaihtaminen kokonaan uusiin on kallis ja työläs prosessi. On siis huomattavasti järkevämpää kehittää kustannustehokas työkalu järjestelmän sisälle. Ohjelmistorobotiikka on loistava ratkaisu tähän haasteeseen. Koska ohjelmistorobotti toimii työntekijän tavoin, se ei kuormita käytettävää järjestelmää millään tavalla. Näin olemassa olevaa järjestelmää ei tarvitse muokata, vaan ohjelmistorobotti toimii siitä erillään henkilökäyttäjää simuloiden. Koskimies ja Mikkonen (2005, 45) ovat luetelleet 11 ohjelmistorobotin ominaisuutta (kuvio 2), joiden perusteella voidaan arvioida robotin hyödyt manuaalisissa rutiinitehtävissä esimerkiksi henkilötyöntekijään verrattuna.

Kuvio 2. Ohjelmistorobotin ominaisuudet (mukailtu Koskimies & Mikkonen 2005, 45)

Ohjelmistorobotiikan hyödyt

Ohjelmistorobotiikalla voidaan automatisoida manuaalisia työprosesseja kokonaan tai niiden eri vaiheita (CGI 2018). CGI (2018) on luokitellut tunnistettavat ja selkeät hyödyt ohjelmistorobotiikasta ja avannut millaisia mahdollisuuksia siitä voi tänä päivänä olla. Näitä ovat

• Työvoiman tarve rutiinitehtävissä vähenee
• Prosessin läpimenoaika nopeutuu
• Nopea ja tasalaatuinen palvelu asiakkaannäkökulmasta
• Työntekijät voivat keskittyä asiakkaalle lisäarvoa tuottaviin palveluihin
• Työntekijät voivat keskittyä rutiinitöitä mielekkäämpiin tehtäviin
• Vältytään inhimillisiltä virheiltä

Työntekijöiden suhtautuminen ohjelmistorobotiikan käyttöön voi vaihdella sen käyttötarkoituksen perusteella. Vaikka ohjelmistorobotiikalla voidaan automatisoida työprosesseja pitkälle, ja osittain jopa kokonaan, on ihminen kuitenkin oleellinen osa työprosessien toimivuutta. Vilander (2018) tutki opinnäytetyössään ohjelmistorobotiikan käytön hyötyjä työympäristössä sekä työympäristön toimintakyvyn että työntekijöiden näkökulmasta. Tutkimus kohdistui yritykseen, jossa ohjelmistorobotiikkaa käytetään laajamittaisesti lähes jokaisessa työprosesseissa. Jotkin työprosessit ovat täysin ohjelmistorobotiikalla automatisoituja, mutta suurimmassa osassa työprosesseja ohjelmistorobottia käytetään assistenttina ja työkaluna. Näissä työprosesseissa ohjelmistorobotti joko kerää tarvittavan datan valmiiksi työprosessin suorittamiseen tai suorittaa tietyn työprosessin automaattisesti alusta loppuun, kun työntekijä näin haluaa. (Vilander 2018.)

Vilanderin (2018) opinnäytetyön tutkimuskohteena olevassa yrityksessä ohjelmistorobotiikalle oli asetettu tavoitteeksi manuaalisen työn vähentäminen ja tavoite oli saavutettu. Tutkimuksessa ilmeni, että työntekijät kokevat käytössä olevan ohjelmistorobotiikan tärkeäksi työkaluksi ja toivovat sen kehittämistä edelleen. Lisäksi tutkimustulokset osoittivat, että ohjelmistorobotiikan käyttö työprosesseissa on edistänyt työympäristön toimintakykyä kokonaisuudessaan. Kohdeyrityksessä ohjelmistorobotiikkaa oli selvästi onnistuttu yhdistämään osaksi työprosesseja; ei työntekijöitä korvaavana elementtinä, vaan työkaluna manuaalisen työn vähentämiseksi. (Vilander 2018.)

Jatkuvasti kehittyvän työympäristön haasteisiin voidaan vastata uusilla tietojärjestelmillä, joilla kasvavaa työtaakkaa voidaan hallita järjestelmien sisäisillä työkaluilla. Suurten tietojärjestelmien uusiminen on kuitenkin kallista ja haastavaa. Työprosessien automatisointi osittain tai kokonaan onnistuu kuitenkin ohjelmistorobotiikkaa hyödyntämällä. Tämä on kustannustehokas ja riskitön vaihtoehto, jossa olemassa olevaa tietojärjestelmää ei tarvitse kuormittaa tai päivittää.

Lähteet

CGI. 2018. Automatisoi rutiinityöt robotin hoidettavaksi. [Viitattu 07.12.2018]. Saatavissa: https://www.cgi.fi/bi/ohjelmistorobotiikka

Chappell, D. 2016. Understanding Enterprise RPA. San Francisco: Chappell & Associates. [Viitattu 12.12.2018]. Saatavissa: http://www.davidchappell.com/writing/white_papers/Understanding_Enterprise_RPA–The_Blue_Prism_Example_v1.0.pdf

 Koskimies, K. & Mikkonen, T. 2005. Ohjelmistoarkkitehtuurit.Helsinki: Talentum.

Vilander, J. 2018. Ohjelmistorobotiikan hyödyt työympäristössä. AMK opinnäytetyö. Lahden ammattikorkeakoulu, liiketalouden ja matkailun ala. Lahti. [Viitattu 13.12.2018]. Saatavissa: http://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2018121221020

Wiio, A. 2004. Käyttäjäystävällisen sovelluksen suunnittelu. Helsinki: IT Press.

Kirjoittajat

Janne Vilander 24-vuotias Lahden ammattikorkeakoulun tietojenkäsittelyn opiskelija, joka on aikaisemmin suorittanut ylioppilastutkinnon. Kirjoittaja on suorittanut työharjoittelun CGI Suomi Oy:n SPOC-yksikössä, joka tarjoaa asiakkailleen IT-tuotteiden ylläpitopalveluita.

Sariseelia Sore työskentelee tietojenkäsittelyn lehtorina ja vastuuopettajana Lahden ammattikorkeakoulussa liiketalouden ja matkailun alalla.

Artikkelikuva: https://pixabay.com/fi/automaatio-insin%C3%B6%C3%B6rit-suunnittelu-2710335/ (CC0)

Julkaistu 20.12.2018

Viittausohje

Vilander, J. & Sore, S. 2018. Ohjelmistorobotiikan hyödyt työympäristössä. LAMK Pro. [Viitattu ja pvm]. Saatavissa:  http://www.lamkpub.fi/2018/12/20/ohjelmistorobotiikka-tyoymparistossa/

WordPressiä käytetään tänä päivänä yhä useammin verkkosivujen rakentamiseen. Kotisivuja WordPressin avulla kaupallisesti tuottavat web-kehittäjät joutuvat ottamaan lukuisia teknisiä asioita huomioon sivustoja luodessaan ja tekemään tärkeitä päätöksiä käytettävien menetelmien ja työkalujen suhteen. Yksi oleellisimmista seikoista on sivuston WordPress-teema, jonka kehittämisessä nousee eteen erinäisiä haasteita. Monet niistä voi ratkaista tarkoituksenmukaisella aloitusteemalla.

Kirjoittajat: Eetu Kinnunen ja Aki Vainio

Koodin uudelleenkäyttö ja MVC

Ohjelmistokoodi on helposti kopioitavissa ja siten uudelleenkäytettävissä, mikäli se on suunniteltu oikein. Merkittävä osa ohjelmistokehityksestä onkin sovellusten rakentamista olemassa olevasta koodista eri lähteistä. Ohjelmoijan työ onkin usein erilaisten kirjastojen, ohjelmistokehysten ja lisäosien sovittamista yhtenäiseksi kokonaisuudeksi. Kun monia osia sovelluksesta ei tarvitse kehittää alusta asti, ohjelmistokehitys nopeutuu huomattavasti.

Eräs suosittu tapa rakentaa ohjelmistoa on MVC-arkkitehtuuri (esim. Deck 2014; Galloway ym. 2014). Arkkitehtuurissa erotetaan sovelluksen käyttöliittymä (V eli view), tiedon käsittelijä (C eli controller) ja taustalla oleva tietomalli (M eli model) toisistaan. Toimimalla näin voidaan mikä tahansa näistä osista vaihtaa tarvittaessa puuttumatta muihin osiin. Tämä mahdollistaa esimerkiksi sen, että saman tietomallin ja käsittelijän varaan voidaan rakentaa sovellus sekä älypuhelimelle, että tietokoneelle luomalla näille vain erilaiset käyttöliittymät.

WordPress-sivusto ja sen teema

WordPress on julkaisu- ja sisällönhallintajärjestelmänä tarkoitettu blogien ja sivustojen luomiseen. WordPress-sivusto koostuu neljästä osasta: järjestelmän ydinkoodista, teemasta, lisäosista ja sivuston ylläpitäjän lisäämästä sisällöstä, kuten sivuista, artikkeleista ja kuvista. Näistä teema toimii MVC-arkkitehtuurin mukaisena käyttöliittymänä.

Verkkosivuja muiden käyttöön tekevä web-kehittäjä voi varsinaisesti vaikuttaa vain teeman koodiin ja lisäosien valintaan, mikäli hän haluaa säilyttää järjestelmän päivitettävyyden (WordPress Foundation 2018c). WordPress-teema on tiedostokokoelma, joka sisältää sivuston yksilöllisen identiteetin mahdollistavat sivurakenteet, toiminnallisuudet ja tyylimääritelmät.

WordPressin teemahakemistosta löytyy lukuisia käyttövalmiita teemoja moneen eri tarpeeseen, mutta täysin kustomoitu kotisivu vaatii lähes aina teeman tiedostojen muokkaamista. Jos saatavilla oleva teema on tarkoitettu käytettäväksi sellaisenaan, voi sen muokkaaminen olla hankalaa koodin monimutkaisuuden vuoksi. Tämän lisäksi teemaan tehdyt muutokset saattavat hävitä sitä päivitettäessä, tosin kyseinen ongelma on vältettävissä luomalla olemassa olevan teeman pohjalta lapsiteema (WordPress Foundation 2018a). On kuitenkin olemassa toinenkin vaihtoehto tämän ongelman ratkaisemiseen.

Aloitusteema on yleinen ratkaisu asiakkaan tarkkoihin tarpeisiin räätälöityjen kotisivujen kehittämisen lähtökohtana.  Aloitusteemojen ulkoasu ja sisältö ovat tyypillisesti paljon käyttövalmista teemaa riisutumpia. Aloitusteemoja ei ole tarkoitettu käytettäviksi sellaisinaan, vaan niitä on tarkoitus kustomoida tilanteen mukaan. (Strojny 2013.)

Miksi käyttää aloitusteemaa?

Kinnusen opinnäytetyössä (2018) tutkittiin aloitusteeman rakentamista WordPress-sivustojen kehityksen yhtenäistämiseksi kotisivupalveluita tarjoavan yrityksen sisäisessä käytössä. Yrityksen prioriteettien ja toiveiden perusteella on luotavissa monikäyttöinen aloitusteema, jota hyödyntämällä voidaan vähentää jatkossa luotavien sivustojen eroavaisuuksia teemojen koodipohjissa. Mikäli aloitusteema noudattaa määriteltyjä kehitysstandardeja ja sisältää yritykselle oleelliset ominaisuudet ja toiminnallisuudet, sillä on mahdollisuus ratkaista eroavaisuusongelma. (Kinnunen 2018, Strojny 2013.)

Kun sivustojen kehityksestä vastuussa olevat kehittäjät tuntevat yrityksen luomien WordPress-sivujen teemojen toiminnan, kyseisten sivujen ylläpito ja jatkokehitys helpottuvat huomattavasti (Kinnunen 2018, Strojny 2013). Aloitusteema voi toimia myös oppimisympäristönä teemojen muokkaamiseen. Kun teema ei ole liian monimutkainen, sen rakenteen ja toiminnan hahmottaminen on helpompaa.

Millainen aloitusteema soveltuu minulle?

Aloitusteemaa kehittäessä tulee ennen kaikkea ottaa huomioon sitä käyttävän yrityksen, organisaation tai yksityishenkilön tarpeet ja tavoitteet sivuston kehityksessä. Tämän vuoksi ei ole olemassa yhtä tiettyä ohjetta siitä, mitä aloitusteemassa tulisi olla ja mitä ei. Yksi tapa päästä selville teeman optimaalisesta muodosta on tutkia teeman tulevan käyttäjän aiempia verkkosivuprojekteja. Luettelemalla aiemmin tehdyillä sivustoilla käytössä olevat toiminnot ja elementit sekä arvioimalla kyseisten ominaisuuksien teemaan asentamisen hyödyllisyyttä voidaan päästä paremmin perille aloitusteeman tarpeista. (Kinnunen 2018.) On muistettava, että tietynlaiset ominaisuudet, kuten yhteydenottolomakkeet ja analytiikkaominaisuudet, on WordPressin virallisen dokumentaation mukaan suositeltavaa toteuttaa teeman sijaan lisäosilla (WordPress Foundation 2018b).

Kun on tiedossa, mitä aloitusteemalta vaaditaan, voidaan hankkia niitä täsmäävä teema. Internetissä on saatavilla useita aloitusteemoja ilmaiseksi. Eri aloitusteemoilla on omat vahvuutensa. Roots-tiimin (2018) voimakas Sage-teema perustuu Webpackiin, sisältää Bootstrapin ja käyttää Blade-moottoria sivupohjien luomiseen. Automaticcin (2018) Underscores on yksinkertaisempi, sisältäen useita funktioita, sivupohjia ja elementtejä, mutta yksinkertaisen PHP:n muodossa. Themblen (2018) Bones on tarkoitettu mahdollisimman minimalistiseksi, mobiiliystävälliseksi teemaksi. Nämä esimerkit kuvaavat aloitusteemojen monipuolista kirjoa käyttötarkoituksesta toiseen.

Aloitusteeman voi toki myös rakentaa alusta asti itse, tai oman teeman voi kustomoida olemassa olevan aloitusteeman pohjalta. Kussakin tilanteessa järkevin lähestymistapa riippuu valituista vaatimuksista sekä kehittäjän taitotasosta. Aloitusteeman käyttäminen oman teeman luomisessa on kuitenkin samalla tavalla perusteltavissa kuin aloitusteeman käyttäminen ylipäätään: se yksinkertaistaa ja yhtenäistää teeman kehittämistä. Onkin aloitusteeman periaatteen mukaista, että etenkin aloittelevat ohjelmoijat harkitsevat aloitusteemojen tuomien mahdollisuuksien hyödyntämistä sivustokehityksessä ja henkilökohtaisessa oppimisessa.

Lähteet

Automattic Inc. 2018. Create your Underscores based theme. [Viitattu 12.12.2018]. Saatavissa: https://underscores.me/

Deck, P. 2014. Spring MVC: A tutorial. Vancouver, Canada: Brainy Software.

Galloway, J., Allen, K. S., Lipton, E., Matson, D., Mourfield, P. & Wilson, B. 2014. Professional ASP. NET MVC 5.  Wiley.

Kinnunen, E. 2018. WordPress-kehityksen  yhtenäistäminen aloitusteeman avulla. AMK-opinnäytetyö. Lahden ammattikorkeakoulu, liiketalouden ja matkailun ala. Lahti. [Viitattu 9.12.2018]. Saatavissa: http://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2018121321422

Roots. 2018. Sage. WordPress starter theme with a modern development workflow. [Viitattu 12.12.2018]. Saatavissa: https://roots.io/sage/

Strojny, D. 2013. Why you should use a WordPress starter theme. The Theme Foundry. [Viitattu 6.12.2018]. Saatavissa: https://thethemefoundry.com/blog/wordpress-starter-theme/

Themble. 2018. Bones – An HTML5, Mobile-First starter theme for rapid WordPress development. [Viitattu 12.12.2018]. Saatavissa: https://themble.com/bones/

WordPress Foundation. 2018a. Child Themes. [Viitattu 6.12.2018]. Saatavissa: https://codex.wordpress.org/Child_Themes

WordPress Foundation. 2018b. Explanations and Examples. [Viitattu 9.12.2018]. Saatavissa: https://make.wordpress.org/themes/handbook/review/required/explanations-and-examples/

WordPress Foundation. 2018c. Updating WordPress. [Viitattu 9.12.2018]. Saatavissa: https://codex.wordpress.org/Upgrading_WordPress

Kirjoittajat

Eetu Kinnunen on Lahden ammattikorkeakoulusta valmistuva tietojenkäsittelyn opiskelija

Aki Vainio on tietojen käsittelylehtori Lahden ammattikorkeakoulussa ja entinen ohjelmistoalan yrittäjä

Artikkelikuva: https://www.pexels.com/photo/blogging-blur-business-communication-261662/ (CC0)

Julkaistu 18.12.2018

Viittausohje

Kinnunen, E. & Vainio, A. 2018. Aloitusteema WordPress-kehityksen työkaluna. LAMK Pro. [Viitattu ja pvm]. Saatavissa:
http://www.lamkpub.fi/2018/12/18/aloitusteema-wordpress-kehityksen-tyokaluna

Esimiehen on yhdessä tiiminsä kanssa luotava juuri heidän toiminnalleen sopiva viestintäkulttuuri. Tehostamalla viestintää saadaan henkilökunnalle tarvittava tieto oikea aikaisesti niin omasta työstä kuin ympärillä tapahtuvista asioista, mikä tekee työnteosta sujuvampaa. Kuitenkin myös viestintä esimiesten suuntaan on oltava suunniteltua.

Kirjoittajat: Sinna Joonala ja Jaana Loipponen

Johdanto

Sisäisellä viestinnällä vaikutetaan työpaikan ilmapiiriin, tehokkuuteen sekä työhön sitoutumiseen. Esimiehellä on suuri vastuu sisäisen viestinnän onnistumisessa, esimiestyö kun suurelta osin on viestintää. Isku-konsernille tehdyssä opinnäytetyössä tutkittiin organisaation esimiesviestinnän nykytilaa ja lähdettiin kehittämään yritykselle toteuttamiskelpoisia viestinnän kehittämistoimenpiteitä (Joonala 2018).

Opinnäytetyön tutkimuksen tuloksena Iskulle luotiin kuusi toimenpidettä, joissa korostuu esimiehen ja hänen tiimilleen luomansa viestintäkulttuurin merkitys yrityksen viestintäkulttuurin rinnalla. Kehityksenkohteena oli myös HR:n tuki esimiesviestinnälle, mitä varten luotiin henkilöstöhallinnolta esimiehille suunnattu sähköinen julkaisu Esimiesviesti.

Esimies varmistaa ymmärryksen

Esimiesviestintä Iskussa oli tehdyn esimieskyselyn mukaan jo melko hyvällä mallilla, mutta tukea kaivattiin esimiesviestintään, viestinnässä koettiin puutteita ja viestintätavat erosivat toisistaan osittain. Yritys on tällä hetkellä muutoksen pyörteissä tehdas- ja järjestelmäuudistuksen vuoksi, joten esimiehen oikeanlainen ja oikea-aikainen viestintä on erittäin tärkeää, jotta usko tulevia muutoksia kohtaan säilyy. (Joonala 2018.)

Organisaatioviestintää tutkiessa tulee usein vastaan,että työpaikoilla on viestintää liian vähän. Toinen ongelma viestinnässä on, että tärkeät viestit hukkuvat sähköpostitulvaan, ja tulvat tuhlaavat tehokasta työaikaa. Näihin syynä voi olla se, ettei viestiä ole ymmärretty oikein, joka taas voi johtua viestin sisällön epäselvästä kirjoitustyylistä, väärästä viestintämuodosta tai siitä, että viesti tulee väärällä hetkellä.

 Esimerkiksi lakitekstit on hyvä kirjoittaa selkokielellä ja ajoitus kannattaa miettiä niin, ettei viesti tavoita työntekijöitä liian aikaisin, jotta mahdollisuus asian unohtamiselle vältetään. (Poutanen2011.) Esimies onkin yrityksessä juuri se tekijä, jonka tulee varmistaa, että viestit tulevat ymmärretyksi. Tulee myös huomioida, että työntekijät eivät voi ottaa vastuuta asiasta, josta heille ei siitä ole viestitty (Salminen 2017,48.)

Esimies on työntekijälle tärkeä viestintäkanava ja esimiehen on hyvä huomioida, että hänen työntekijänsä käyttävät tietoa hankkiessaan oikeita kanavia. Esimiehen tehtävä on luoda tiiminsä kanssa oma viestintäkulttuurinsa organisaation viestintäkulttuurin rinnalle.

Osuva viestintä on hyvää johtajuutta

Viestintäkanavamahdollisuuksia on pikaviestinpalveluista kasvokkain viestintään. Kysymykset ja kommentit voidaan esittää pikaviestinpalveluissa, ja niissä voidaan ylläpitää myös henkilöstön keskustelupalstaa. Intraan voidaan tallentaa sellaista yritykseen liittyvää tietoa, esimerkiksi raportteja, joita työntekijät voivat käydä sieltä halutessaan lukemassa. Sähköpostia laittaessa tulee miettiä, hoituisiko asia nopeammin ja paremmin kasvokkain. Sähköposteissa myös ajoitus tulee miettiä sopivaksi. (Poutanen 2011.)

Viestinnän sävyllä, sanavalinnoilla, selkeydellä ja ystävällisellä kirjoitusasulla on mahdollisuus saada työilmapiiri luottamuksellisemmaksi. Viestin saa erottumaan, kun sen kirjoittaa selkeästi, jäsennellysti ja ytimekkäästi. Kiinnostavuutta viestiin saadaan lisäämällä siihen jokin hyöty, joka herättää vastaanottajan mielenkiinnon. (Syrman 2016.)

Yrityksessä tapahtuvissa muutostilanteissa avoimesti keskusteltaessa saadaan muutoksen syyt ymmärrettäväksi ja työntekijät ottavat ne paremmin vastaan. Esimies ei kuitenkaan aina tiedä oikeita vastauksia työntekijöidensä kysymyksiin muutoksesta, mutta näissä tilanteissa on hyvä kertoa se minkä tietää ja palata asiaan, kun on enemmän tiedossa. Voi olla tilanteita, joissa ylempi johto ei ole vielä valmis muutoksiin liittyvissä asioissa tai esimies ei saa kertoa muutoksista eteenpäin, jolloin esimies voi rehellisesti sanoa, että kertoo heti kun saa siihen luvan. (Airikoski &Sallinen 2007, 67-93.)

Esimiehen kannattaa muutostilanteissa huomioida, että tiedottaminen on riittävää ja myös luoda keskusteleva ilmapiiri, jossa muutosta käsitellään. Parasta olisi, jos henkilökunta saadaan mukaan muutosprojektiin jo suunnitteluvaiheessa ja sen jälkeen mukaan toteutukseenkin. Avoimella ilmapiirillä saadaan muutokseen liittyviä pelkotiloja kitkettyä ja sen esimies voi luoda kysyvällä johtamisella eli kyselemällä henkilöstöltä ja antamalla heidän pohtia tilannetta, jolloin voidaan saada uusia näkökulmia ja ratkaisuja muutostilanteeseen. (Airikoski & Sallinen 2007, 92-93.)

Pelisäännöt esimiesviestintään

Opinnäytetyön tuotoksena syntyi kuusi tapaa, joilla esimiesviestintää Iskussa voidaan tehostaa (kuvio 1).

Jokaisen esimiehen tulisi sopia tiiminsä kanssa viestinnän pelisäännöistä, joissa sovitaan juuri heille sopivat tiedotuskanavat. Tällä varmistetaan se, että kaikki työntekijät saavat saman tiedon.

Intra on Iskussa päätiedotuskanavana, mutta sen käyttö ja visuaalisuus ei houkuttele käyttämään sitä. Hankkimalla digitaalisia näyttöjä, joilla esitetään intran uutisia, saadaan tieto myös näyttöjen kautta henkilökunnan tietoisuuteen, ja viestintä toimisi näin nopeammin ja se tulisi varmemmin luettua.

Iskussa, niin kuin muissakin yrityksissä, työt ja työntekijät linkittyvät toisiinsa ja työntekijämuutoksista on hyvä ilmoittaa työn sujuvoittamisen vuoksi. Ehdotuksena on kasata kerran kuukaudessa viesti, jossa on kaikki uudet työntekijät sekä uuden toimenkuvan saaneet työntekijät.

Kuvio 1. Kehitysehdotukset esimiesviestintään (kuva: Sinna Joonala)

HR:n tuki esimiehille

Iskun esimiehille tehdyssä kyselyssä viestinnän ongelmakohdiksi katsottiin muun muassa moneen paikkaan pirstaloitunut tieto ja sähköpostitulvat. Jo ennen opinnäytetyön tekemistä esimiehiltä oli tullut kyselyä viestistä, johon kerätään ajankohtaiset asiat.

Isku otti käyttöön HR:ltä esimiehille suunnatun uutiskirjetyyppisen Esimiesviestin. Esimiesviestillä saadaan sama tieto kaikille esimiehille samanaikaisesti ja paljon tietoa koottua yhteen viestiin. Opinnäytetyöntutkimuksen avulla saatiin selville, mitä esimiehet esimiesviestiltä toivoivat.

Lähteet

Airikoski, J. & Sallinen, M. 2007. Vastarinnasta vastarannalle – johda muutos taitavasti. Helsinki: Työterveyslaitos.

Joonala, S. 2018. Esimiesviestinnän nykytila ja kehittäminen. AMK opinnäytetyö. Lahden ammattikorkeakoulu, liiketalouden ja matkailun ala. Lahti. [Viitattu 29.11.2018]. Saatavissa: http://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2018120319756

Salminen, J. 2017. Uuden esimiehen kirja. 2. painos. Helsinki: Grano Oy.

Poutanen, P. 2011. Voiko (sähköposti)viestintää olla liikaa? [Viitattu 4.11.2018]. Saatavissa: https://organisaatioviestinta.com/2011/12/01/voiko-sahkopostiviestintaa-olla-liikaa/

Syrman, S. 2016. Sisäisen viestinnän kanavat –nousijat ja laskijat. Kaiku Helsinki. [Viitattu 2.11.2018]. Saatavissa: http://kaikuhelsinki.fi/blogi/sisaisen-viestinnan-kanavat-nousijat-ja-laskijat/

Kirjoittajat

Sinna Joonala on valmistuva Lahden ammattikorkeakoulun tradenomiopiskelija ja työskentelee Isku-konsernin HR-assistenttina.

Jaana Loipponen työskentelee Lahden ammattikorkeakoulun liiketalouden ja matkailun alan lehtorina.

Artikkelikuva: https://www.pexels.com/photo/group-of-people-holding-message-boards-1059116/ (CC0)

Julkaistu 13.12.2018

Viittausohje

Joonala, S. & Loipponen, J. 2018. Viestintä on esimiehelle kokopäivätyö. LAMK Pro. [Viitattu ja pvm]. Saatavissa:  http://www.lamkpub.fi/2018/12/13/viestinta-on-esimiehelle-kokopaivatyo/

Henkilöstön sitoutumiseen vaikuttavat monet asiat. Sitoutumiseen panostaminen kannattaa, sillä sitoutunut henkilöstö lisää paitsi yksilön työhyvinvointia myös yrityksen tehokkuutta ja kannattavuutta. Henkilöstön työhyvinvointia ja sitoutumista ei voida laittaa kerralla kuntoon, vaan niitä on kehitettävä arjessa pitkäjänteisesti. Henkilöstö kannattaa ottaa kehitystyöhön mukaan.

Kirjoittajat: Eleonora Kaipainen, Antti Kaipainen ja Sari Suominen

Sitoutumisesta ja sen merkityksestä

Työelämä muuttuu jatkuvasti, mikä vaatii organisaatioilta nopeaa reagointi- ja muuntautumiskykyä. Ympärillä tapahtuvista muutoksista tietoisena oleminen ja toiminnan organisaatiolle parhaaseen suuntaan ohjaaminen edellyttävät hyvää johtamista ja toimintaympäristön huomioivaa strategista suunnittelua. Suunnitelmallisen johtamisen lisäksi koko organisaation henkilöstön toiminnan tulee olla sellaista, että se tukee yrityksen strategisia päämääriä, sillä henkilöstön toiminnalla on suora vaikutus esimerkiksi yrityksen asiakkuuksiin ja tätä kautta yrityksen kilpailukykyyn ja kannattavuuteen. Henkilöstön halu löytää ja omaksua uusia työtapoja, säilyttää innovatiivisuus ja into työtä kohtaan sekä mukautua työelämän muutoksiin edellyttävät sitoutumista työnantajaan. (Manka & Manka 2016; Soisalo-Soininen 2017.) Tämä artikkeli pohjautuu kansainväliselle toimistotarvikealan yritykselle tehtyyn opinnäytetyöhön, jonka aiheena on henkilöstön sitoutuminen ja sen kehittäminen (Kaipainen & Kaipainen 2018).

Sitoutuminen työnantajaan syntyy työssä viihtymisen, arvomaailmojen kohtaamisen ja kokonaisvaltaisen työhyvinvoinnin kautta. Sitoutumiseen vaikuttavat tekijät ovat kuitenkin jokaiselle yksilöllisiä, sillä eri henkilöt innostuvat ja motivoituvat eri asioista. Lähtökohtaisesti organisaatioon sitoutunut henkilö kokee, että työ ruokkii hänen sisäistä motivaatiotaan työskennellä yrityksen vuoksi, eikä hän työskentele pelkästään ulkoisten palkkioiden ohjaamana. (Leppänen 2015; Lerano 2016.)

Sitoutuneisuuteen vaikuttaa olennaisesti työhyvinvointi, joka pitää sisällään esimerkiksi palkitsemisen, toimivat prosessit, muutosjohtamisen sekä organisaatiossa vallitsevan kulttuurin. Työyhteisöissä usein mitattu työtyytyväisyys ei aina itsessään kerro henkilöstön sitoutumisen tasosta. Henkilö voi olla tyytyväinen työhönsä ja hoitaa sen hyvin, mutta sitoutumisen kautta saavutetaan todellista hyötyä tehokkuuden ja tuottavuuden lisäännyttyä. Sitoutunut henkilö antaa täyden työpanoksensa, on kiinnostunut yrityksen liiketoiminnasta ja haluaa parantaa yrityksen suorituskykyä sen tavoitteiden ja arvojen suuntaisesti. Sitoutuneisuuden tasoon vaikuttavat henkilön omat arvot ja yrityksen arvot sekä niiden kohtaaminen tai mahdolliset ristiriidat. Mitä paremmin työntekijän omat arvot ja tavoitteet kohtaavat työnantajan arvojen ja tavoitteiden kanssa, sitä korkeamman tason sitoutumista on mahdollista saavuttaa. (Farbrot 2012; Leppänen 2015; Lerano 2016.)

Organisaation henkilöstön kuunteleminen ja osallistaminen ovat tärkeässä asemassa henkilöstön sitoutumisen edesauttamisessa. Käskevä johtamiskulttuuri ei enää nykyaikana edistä asioiden joustavaa eteenpäin ohjautumista, vaan yrityksiltä edellytetään keskustelevaa ja neuvottelevaa organisaatiokulttuuria. Kuuntelemisen ja osallistamisen kautta henkilöstön kiinnostuksen kohteet ovat paremmin tunnistettavissa ja henkilöresurssien ohjaus kutakin kiinnostaviin tehtäviin helpottuu. Mielenkiintoisiin työtehtäviin on helpompi sitoutua, tavoitteiden saavuttamisesta tulee päämäärätietoisempaa ja työssä on halu pysyä pitkään. Sitoutumaton henkilöstö on tehotonta ja sairauspoissaolot lisäävät henkilöstökustannuksia. Sitoutumattomuus heikentää yrityksen toimintaa ja kilpailukykyä sekä alentaa näin ollen yrityksen kannattavuutta. Panostaminen työhyvinvointiin on tästä syystä elintärkeää, mutta ilman sitoutuneisuutta korkean tason työhyvinvointia ei voida saavuttaa. (Eriksson 2017; Farbrot 2012; Manka & Manka 2016.)

Työhyvinvoinnin ja sitoutuneisuuden kehittäminen

Työhyvinvointi ja sitoutuneisuus muodostuvat monesta eri tekijästä, joten kehitystyötä ei voida rakentaa pelkästään työstä irrallisten hyvinvointikampanjoiden varaan. Työhyvinvoinnin ja sitoutuneisuuden kehittäminen tulee tapahtua konkreettisesti työn arjessa ja sen tulee olla pitkäjänteistä. Kehittäminen voi kohdistua kokonaisvaltaisesti esimerkiksi työympäristöön, yrityksen prosesseihin, työyhteisöön ja johtamiseen. Työhyvinvointi ja sitoutuneisuus eivät rakennu myöskään työnantajan puolelta tulevien yksipuolisten toimien kautta, vaan koko henkilöstöllä on vastuu työhyvinvoinnin edistämisestä. Työnantaja vastaa esimerkiksi organisaation johtamisesta, työoloista ja tasavertaisesta kohtelusta. Koko yrityksen henkilöstö on vastuussa esimerkiksi oman työkyvyn ja osaamisen ylläpitämisestä sekä vallitsevasta työilmapiiristä. (Sosiaali- ja terveysministeriö 2018; Työterveyslaitos 2018.)

Organisaation työhyvinvoinnin nykytilan selvittäminen toimii lähtökohtana työhyvinvoinnin kehittämiselle. Organisaatiossa on tunnistettava nykyinen yrityskulttuuri, strategia, arvot, henkilöstörakenne, aikaisemmin laaditut suunnitelmat, lainsäädännön edellytykset sekä mahdolliset aikaisemmin toteutetut työtyytyväisyystutkimukset. Nykytilan kartoituksessa voidaan käyttää apuna räätälöityä henkilöstökyselyä. Organisaatio voi kehittää henkilöstön sitoutumista esimerkiksi valitsemalla muutaman isomman kehitysteeman, joita lähdetään työstämään yrityksessä syvemmin: esimerkkeinä yrityskulttuuri, prosessit ja palkitseminen. (Kauhanen 2016.)

Organisaatiokulttuurin päätehtävänä on auttaa päivittäisissä ongelmatilanteissa ja kirkastaa henkilöstölle yrityksen strategiaa ja missiota. Organisaatiokulttuuri muodostuu esimerkiksi ihmisten asenteista, ajatuksista, uskomuksista, normeista, käyttäytymismalleista, tavoista ja traditioista sekä sosiaalisista suhteista. Organisaatiokulttuuria on hidasta muuttaa, mutta työ kannattaa, sillä se vaikuttaa yrityksen menestymiseen ja henkilöstön sitoutumiseen. Toimivilla prosesseilla on taas paljon toiminnallisia ja henkilöstön työhyvinvointiin vaikuttavia tekijöitä. Toimivien prosessien kautta työnohjaus ja ongelmiin tarttuminen helpottuvat, työ tehostuu, tavoitteita on helpompi saavuttaa sekä epätietoisuus ja epäselvyydet vastuualueissa vähenevät. Selkeiden prosessien kautta henkilöstö näkee oman työnsä saavutukset helpommin, mikä lisää osaltaan työmotivaatiota ja sitoutuneisuutta työhön. (Kuusela 2015; Kivelä 2011.)

Palkitsemisella voidaan saavuttaa tuloksellista ja kilpailullista etua. Palkitsemisella halutaan myös lisätä työhyvinvointia. Palkitsemisella ei tarkoiteta pelkästään rahallista korvausta saavutetusta tavoitteesta, vaan se pitää sisällään erilaisia aineettomia palkitsemisen muotoja, kuten henkilöstön osallistumis- ja vaikuttamismahdollisuudet sekä palautteen antamisen, joka on työnantajalle ilmainen, tehokas, motivoiva ja sitoutumista lisäävä palkitsemiskeino. (Hakonen & Nylander 2015; Kauhanen 2016.)

Organisaatiolle parhaiten sopivia, konkreettisia kehityskeinoja voidaan etsiä yhdessä yrityksen henkilöstön kanssa. Henkilöstö on hyvä ottaa mukaan kehitystyöhön, sillä se usein tuntee parhaiten työn sisällön ja siinä esiintyvät haasteet. Yhdessä löydetyt ratkaisut on helpompi hyväksyä kuin ulkopuolisten tai pelkästään yrityksen johdon laatimat kehitysehdotukset. Osallistava työskentely voidaan toteuttaa esimerkiksi työpajatyöskentelynä. Työpajassa voidaan käyttää esimerkiksi aivoriihi-ideointimenetelmää (Ojasalo ym. 2014.)

Uusien toimintamallien käyttöönotto ei tapahdu itsestään, vaan se edellyttää johdolta ja esimiehiltä asiaan perehtymistä, sitoutumista ja hyvää johtajuutta. Esimiesten ja johdon keskeisimpänä tavoitteena tulisi olla  muutoksen läpivienti mahdollisimman onnistuneesti ja saattaa uudesta toimintatavasta normaali osa koko organisaation toimintaa. Kun henkilöstö on päässyt osallistumaan toiminnan kehittämiseen, on se suuremmalla todennäköisyydellä motivoitunut ja innostunut muutoksen suhteen ja tällöin muutoksella on hyvät mahdollisuudet onnistua. (Ilmarinen 2018.)

Lähteet

Eriksson T. 2017. Hyvinvointi ja jaksaminen työssä rakentuvat yhteisin voimin. Jyväskylän yliopisto. [Viitattu 5.12.2018]. Saatavissa: https://www.jyu.fi/ajankohtaista/arkisto/2017/06/tiedote-2017-06-12-10-12-27-767640

Farbrot A. 2012. Commitment gives well-being at work. Science Nordic. [Viitattu 16.11.2018]. Saatavissa: http://sciencenordic.com/commitment-gives-well-being-work

Hakonen A. & Nylander M. 2015. Palkitseminen ihmisten johtamisessa. Jyväskylä: PS-kustannus.

Ilmarinen. 2018. Onnistunut muutos – Tukea onnistuneen muutoksen suunnitteluun ja läpivientiin. [Viitattu: 16.11.2018]. Saatavissa: https://www.ilmarinen.fi/siteassets/liitepankki/tyohyvinvointi/opas-onnistunut-muutos.pdf

Kaipainen A. & Kaipainen E. 2018. Henkilöstön sitoutuminen. Case: Staples Finland Oy. YAMK -opinnäytetyö. Lahden ammattikorkeakoulu, liiketalouden ala. Lahti. [Viitattu: 16.11.2018]. Saatavissa: http://www.urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2018112017580

Kauhanen J. 2016. Työhyvinvointi organisaation menestystekijänä. 1. painos. Helsinki: Kauppakamari.

Kivelä J. 2011. Kasvuyrityksen organisaatiokulttuuri. Tampereen teknillinen yliopisto. [Viitattu 16.11.2018]. Saatavissa: https://tutcris.tut.fi/portal/fi/publications/kasvuyrityksen-organisaatiokulttuuri(85e2e0f8-c406-42b6-a584-91abe2c352c4)/export.html

Kuusela S. 2015. Organisaatioelämää: kulttuurin voima ja vaikutus. Helsinki: Talentum Media Oy.

Leppänen S. 2015. Sitoutuminen työhön ja miten työnantaja voi vaikuttaa sitoutumiseen. Linkedin. [Viitattu 5.12.2018]. Saatavissa: https://www.linkedin.com/pulse/sitoutuminen-ty%C3%B6h%C3%B6n-ja-miten-ty%C3%B6nantaja-voi-vaikuttaa-sami-m-lepp%C3%A4nen

Lerano A. 2016. Maslow hierarchy of needs applied to employee engagement. [Viitattu 16.11.2018]. Saatavissa: https://www.linkedin.com/pulse/maslow-hierarchy-needs-applied-employee-engagement-antonio-ieran%C3%B2

Manka M. & Manka M. 2016. Työhyvinvointi. Helsinki: Alma Talent Oy.

Ojasalo, K. Moilanen, T. & Ritalahti, J. 2014. Kehittämistyön menetelmät – Uudenlaista osaamista liiketoimintaan. 3. uudistettu painos. Helsinki: Sanoma Pro Oy.

Soisalo-Soininen J. 2017. Minä johdan. Muutokselle riittää yrityksissä kysyntää: ”Nopeudesta ja ketteryydestä on tullut paljon tärkeämpää kuin aikaisemmin”. Kauppalehti 13.12.2017.

Sosiaali- ja terveysministeriö. 2018. Työhyvinvointi. [Viitattu 5.12.2018]. Saatavissa: https://stm.fi/tyohyvinvointi

Työterveyslaitos. 2018. Työhyvinvointi. [Viitattu 5.12.2018]. Saatavissa: https://www.ttl.fi/tyoyhteiso/tyohyvinvointi/

Kirjoittajat

Antti Kaipainen on valmistuva YAMK-opiskelija Yrittäjyyden ja liiketoimintaosaamisen koulutusohjelmasta.

Eleonora Kaipainen on valmistuva YAMK-opiskelija Liiketalouden ja uudistavan johtamisen koulutusohjelmasta.

Sari Suominen toimii lehtorina Lahden ammattikorkeakoulun liiketalouden ja matkailun alalla.

Julkaistu 12.12.2018

Viittausohje

Kaipainen, A., Kaipainen E. & Suominen, S. 2018. Sitoutunut henkilöstö auttaa yritystä menestymään. LAMK Pro. [Viitattu ja pvm]. Saatavissa: http://www.lamkpub.fi/2018/12/12/sitoutunut-henkilosto-auttaa-yritysta-menestymaan/