Digitalisointiprojekteja tarkastellaan usein käyttöönotettavan tekniikan kannalta. Digitalisointiprojektin lähtökohta eli digitaalinen valmiustila määrittelee projektin tekniset ja taloudelliset tavoitteet. Tässä artikkelissa tarkastellaan teknisen velan vaikutusta taloushallinnon prosessin digitalisoinnin kannattavuuteen konsernin näkökulmasta, kun velan lähteitä on useita.

Kirjoittajat: Katri Mäki-Antti-Suntiola ja Sirpa Varajärvi

Digitaalinen valmiustila

Lappeenrannan-Lahden teknillisen yliopiston (LUT) professori Mikael Collanin (24.4.2019) mukaan organisaation, jonka digitaalinen valmiustila on matala, tulee keskittyä tarvittavan arkkitehtuurin rakentamiseen. Sen sijaan organisaatio, jossa tarvittava arkkitehtuuri on olemassa ja prosessit suurelta osin digitalisoitu, voi olettaa saavansa nopeasti tuloksia. Buxmann & Schmidt (2011) määrittelevät tietojärjestelmä-arkkitehtuurin monimutkaiseksi, avoimeksi ja dynaamiseksi systeemiksi, joka kattaa tiedon prosessoinnin, siihen käytettävät sovellukset sekä tekniset komponentit, joita tarvitaan sovellusten käyttämiseksi. Siiloutunut toimintatapa, paikallisiin sovelluksiin ja standardiin tekniikkaan perustuva tietojärjestelmäarkkitehtuuri luo matalan digitaalisen valmiustilan, kun taas modulaarinen liiketoiminta ja moderni tietojärjestel-mäarkkitehtuuri luovat edellytykset ketterille projekteille ja korkealle digitaaliselle valmiustilalle (Ingalsuo ym. 2017).

Kuviossa 1 esitetty taloushallinnon digitaalinen valmiustila on tyypillisesti korkea esimerkiksi uusilla yrityksillä (A), joilla on mahdollisuus hankkia uusinta markkinoilla olevaa teknologiaa. Valmiustila on usein hyvä myös pienillä yhtiöillä (B), jotka tilitoimiston asiakkaina pystyvät hyödyntämään moderneja ohjelmistoja, joita heidän itse ei olisi kannattavaa hankkia. Myös osa isommista yhtiöistä, joiden toiminnot ja ohjelmistot ovat pitkälle integroituja, pystyvät hyödyntämään uusinta tekniikkaa mittakaavaetujen vuoksi. Sen sijaan etenkin vanhemmat yhtiöt (C) ovat usein investoineet paljon lisenssipohjaisiin järjestelmiin, joita on ylläpidetty ja joihin on räätälöity ratkaisuja toiminnan tai ulkomaailman vaatimusten sitä edellyttäessä. Tällaisten yhtiöiden digitaalinen valmiustila on matala.

Ison yrityksen tai konsernin digitalisoiminen kerralla on toiminnan laajuuden kannalta hankalaa, jollei mahdotonta. Pitkien IT-projektien tekniikka on jo valmistuessaan vanhentunutta. Matalan digitaalisen valmiustilan omaavien yhtiöiden projekteissa tulisikin käyttää ketteriä kehittämismenetelmiä, joiden hyödyt konkretisoituvat nopeasti.

Kuvio 1. Digitaalisen valmiustilan vaikutus taloushallinnon digitalisointiprojektin tavoitteisiin. (kuvio: Mäki-Antti-Suntiola 2019).

Tekninen velka

Teknistä velkaa muodostuu, kun järjestelmät eivät ole integroituja, niissä on päällekkäisiä toimintoja eri puolilla organisaatiota tai ne ovat niin kustomoituja, että niiden päivitys aiheuttaa toiminnalle merkittävää haittaa (Frederik 2017). Tietojärjestelmien integroimisen ja uusimisen lykkääminen johtuu usein rajallisista resursseista (Frederik 2017). Lenarduzzin ym. (2019) tutkimuksessa suomalaiset Pk-yritykset nimesivät budjettirajoitteet suurimmaksi syyksi teknisen velan muodostumiseen. Toinen merkittävä syy oli aikarajoite, joka liittyy osin budjettirajoitteisiin henkilöstökustannusten osalta, mutta etenkin vaatimukseen toteuttaa ketteriä projekteja. Myös ensisijaiset investoinnit sekä lyhyen aikavälin voittojen maksimointi ylläpitävät teknistä velkaa (Frederik 2017). Tekninen velka aiheuttaa kustannuksia epäsuorasti ketteryyden menetyksenä, estämällä yritystä tekemästä operatiivisia parannuksia, reagoimasta markkinoiden muutoksiin tai jopa muuttamasta liiketoimintaa (Frederik 2017).

Teknisen velan vaikutus digitalisoinnin kannattavuuteen konsernissa

Katri Mäki-Antti-Suntiola (2019) tutki opinnäytetyössään suomalaisen konsernin erilaisissa digitaalisissa valmiustiloissa olevien yhtiöiden ostoreskontraprosessien yksinkertaistamista, standardisointia ja yhtenäistämistä ennen yhteisen ostolaskujärjestelmän käyttöönottoa. Tutkimus kattoi emoyhtiön sekä kolme tytäryhtiötä. Tytäryhtiöiden toimintoja ei oltu integroitu emoyhtiöön yritysostojen yhteydessä ja kaksi yhtiöistä käytti eri toiminnanohjausjärjestelmää kuin emoyhtiö. Tutkimus oli osa konsernissa meneillään olevia Lean- ja digitalisointiprojekteja.

Tutkimus toteutettiin monimenetelmäisesti. Laadullisiin menetelmiin kuuluivat puolistrukturoidut haastattelut sekä havainnointi, joiden avulla selvitettiin yhtiöiden ostoreskontraprosessin kulku sekä tunnistettiin prosesseista arvoa tuottamattomat toiminnot. Määrällinen tutkimusaineisto koostui paperisena säilytettävästä, toiminnanohjausjärjestelmästä sekä nykyisestä pilvipohjaisesta järjestelmästä saatavasta aineistosta, joka analysoitiin tilastollisesti ja Lean Six Sigma-menetelmin Excelissä. Tutkimuksen pohjalta laadittiin yhtiöiden nykytilan arvovirtakuvaus sekä tulevaisuuden arvovirtakuvaus konsernin yhteisistä osto- ja kululaskuprosesseista järjestelmän käyttöönoton jälkeen.

Tekninen velka oli kumuloitunut konsernissa, koska yhtiöt olivat toimineet suhteellisen itsenäisesti ja tehneet päätöksiä perustuen paikalliseen hyötyyn. Paikallisen hyödyn näkökannalta toiminnanohjausjärjestelmän päivitys on monelle yhtiölle suuri ja kallis projekti. Näissä yrityksissä tekninen velka oli viivyttänyt prosessien digitalisoimista usealla vuodella, koska varsinkin pienempien yritysten kohdalla uuden järjestelmän integrointi nykyiseen järjestelmään oli taloudellisesti kannattamatonta. Lisäksi eri toiminnanoh-jausjärjestelmien käyttö sitoi henkilöstöresursseja yritys- ja toimipaikkakohtaisesti sekä aiheutti joustamattomuutta konsernin näkökulmasta. Sen sijaan ohjelmistojen integrointi emoyhtiöön jo yritysostovaiheessa olisi vähentänyt teknistä velkaa, mahdollistanut yhden integraatiokustannuksen yhteen ohjelmaan sekä yhden ohjelmiston päivityskustannuksen.

Konsernille ei muodostu suoraa kustannushyötyä uuteen pilvipohjaiseen ostolaskujärjestelmään siirtymisestä, koska ohjelman käyttö ja sen integraatiot maksavat aina enemmän kuin ostoreskontran hoitami-nen osana toiminnanohjausjärjestelmää. Projektin kustannushyödyt konkretisoituvatkin ajan myötä vapautuneena työaikana, yhtenäisillä ja läpinäkyvillä prosesseilla sekä ohjelmisto-, toiminto- ja paikka-sidonnaisuuden aiheuttamien siilojen poistumisena. Lisäksi yhtenäiseen järjestelmään siirtyminen mahdollistaa korvaajan löytymisen omasta organisaatiosta henkilöstövaihdosten yhteydessä.

Teknisen velan kertyminen johtuu usein aikaisemmista päätöksistä säästää aikaa tai rahaa uusien järjestelmien implementoinnissa, mikä johtaa siihen, että nykyiseen järjestelmään on tehty runsaasti kalliita kustomointeja sen käyttöiän jatkamiseksi. Budjetti- ja aikarajoitteet estävät myös vanhan järjestelmän korvaamisen tai siirtävät sen uusimista tulevaisuuteen. Prosesseja voi digitalisoida myös integroimalla ohjelmistoja nykyiseen järjestelmään, mutta integrointia ei ole taloudellisesti tai työmäärältään kannatta-vaa tehdä poistuvaan järjestelmään ja toisaalta integrointikustannusten hinta nykyisiin järjestelmiin on sitä suurempi, mitä enemmän integroitavia ohjelmistoja on käytössä. Siten tekninen velka nostaa käyttökustannuksia, hidastuttaa digitalisointia ja nostaa digitalisoinnin kustannusta.

Lähteet

Buxmann, P. & Schmidt, C. 2011. Outcomes and success factors of enterprise IT architecture manage-ment: empirical insight from the international financial services industry. European Journal of Infor-mation Systems. Vol. 20 (2), 168-185. [Viitattu 12.10.2019]. Saatavissa: https://doi.org/10.1057/ejis.2010.68

Collan, M. 2019. 24.4.2019. Analyze This! Arvonluonnin strategiaseminaari. Lappeenrannan-Lahden teknillinen yliopisto. Lahti. Frederik, E. 2017. The Financial Implications of Technical Debt. [Viitattu 21.9.2019]. Saatavissa: https://www.toptal.com/finance/part-time-cfos/technical-debt

Ingalsuo, T., Mäkipää, M., Ruohonen, M. 2017. Ketterä digitalisaatio. Strateginen ketteryys verkostoissa ja ICT:n älykäs hyväksikäyttö. Alasin Media Oy. Tampere.

Lenarduzzi, V., Orava, T., Saarimäki, N., Systä, K. & Taibi, D. 2019. An Empirical Study on Technical Debt in a Finnish SME. International Symposium on Empirical Software Engineering and Measurement (ESEM), Brazil. [Viitattu 21.9.2019]. Saatavissa: https://arxiv.org/abs/1908.01502

Mäki-Antti-Suntiola, K. 2019. Prosessien kehittäminen Lean-menetelmin konsernin yhteisen ostolaskujär-jestelmän käyttöönotossa. YAMK-opinnäytetyö. Lahden ammattikorkeakoulu, liiketalouden ala. Lahti. [Viitattu 21.9.2019]. Saatavissa: http://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2019100419546

Kirjoittajat

Katri Mäki-Antti-Suntiola valmistuu syksyllä 2019 tradenomiksi (YAMK) Lahden ammattikorkeakoulun liiketalouden ja matkailun alan digitaaliset ratkaisut -ohjelmasta.

Sirpa Varajärvi toimii Lahden ammattikorkeakoulun liiketalouden ja matkailun alalla lehtorina.

Artikkelikuva: https://pxhere.com/en/photo/1436335

Julkaistu 17.10.2019

Viittausohje

Mäki-Antti-Suntiola, K. & Varajärvi, S. 2019. Teknisen velan vaikutus taloushallinnon digitalisoinnin kannattavuuteen.  LAMK Pro. [Viitattu ja pvm]. Saatavissa: http://www.lamkpub.fi/2019/10/17/teknisen-velan-vaikutus-taloushallinnon-digitalisoinnin-kannattavuuteen/