Hiljainen tieto osana yritysten tulevaisuutta

Hiljainen tieto on tulevaisuudessa merkittävässä roolissa, kun organisaatioiden henkilöstörakenteet uusiintuvat työtehtävien muuntuessa. Jokaisen yrityksen olisi muistettava, että työyhteisöissä piilee merkittävästi lunastamatonta pääomaa hiljaisen tiedon muodossa. Hiljaisen tiedon hyödyntämisessä keskeistä on sen tunnustaminen osaksi organisaatioiden toimintaa sekä kulttuuria. Hyödyntämisessä tulee muistaa, että se on jokaisen työntekijän vastuulla. Tästä johtuen meidän kaikkien olisi suotavaa pysähtyä välillä pohtimaan omaa tietoperustaamme, jota voisimme jakaa eteenpäin työyhteisöissämme.

Kirjoittajat: Miika Nevalainen ja Jaana Loipponen

Hiljainen tieto vaatii organisoitua toimintaa

Hiljaisella tiedolla organisaatiot pystyvät turvaamaan toimintaansa ja kasvattamaan tehokkuuttansa, mikä mahdollistaa kilpailukyvyn kasvamisen. Taitavasti hiljaista tietoa johtavat sekä hyödyntävät yritykset ovat vahvassa etulinjassa markkinoiden kilpailukentällä, kun ne pystyvät toimimaan laadukkaasti notkeina toimijoina hankkimansa tietoetumatkansa turvin. (Nevalainen 2017.)

Unkarilaista filosofia Michael Polanyita (1966) pidetään hiljaisen tiedon käsitteen luojana. Hänen ajatuksensa pohjautuvat näkökulmaan, jossa ihmiset tietävät enemmän kuin kykenevät ilmaisemaan. Polanyi vertaa teoriaansa jäävuoreen, jossa näkyvillä on ainoastaan huippu eli näkyvä tieto. Jäävuoresta vedenpinnan alla on suurin osa ihmisen hallitsemaa tietoa esimerkiksi rutiineja sekä toimintatapoja, jotka ovat hiljaista tietoa. (Nuutinen 2008.)

Hiljainen tieto kytkeytyykin voimakkaasti ihmisten subjektiivisiin kokemuksiin asioista, koska ihmisten hallitsemat henkilökohtaiset tiedot perustuvat esimerkiksi kokemuksiin, arvoihin ja tuntemuksiin (Virtainlahti 2009, 47).

Hiljaisen tiedon johtaminen edellyttää vaiheita, joiden kautta sitä voidaan hyödyntää organisaatiossa. Johtaminen alkaa hiljaisen tiedon tunnustamisesta ja tunnistamisesta työyhteisössä. Nämä vaiheet mahdollistavat hiljaisen tiedon näkyväksi tekemisen, jota seuraa hiljaisen tiedon siirtäminen sekä kehittäminen organisaatiossa. Hiljaisen tiedon johtamisen viimeinen vaihe on sen hyödyntäminen osana organisaation toimintaa. (Kiviranta 2010, 172-173.)

Hiljaisen tiedon tarkoituksena on turvata sekä kehittää organisaatioiden toimintakykyä (Toom, Onnismaa & Kajanto 2008, 106). Hiljaista tietoa hyödynnettäessä on kuitenkin muistettava, että sille on mahdollistettava resurssit organisaatiotasolla. Organisoidulla toiminnalla hiljaista tietoa saadaan jalostettua organisaation pääomaksi, joka vahvistaa kilpailukykyasemaa markkinoilla. (Virtainlahti 2009, 172-173.)

 Avoimen arvostavan organisaatiokulttuurin asia

Hiljaisen tiedon ajankohtaiseksi nykypäivänä tekee toimialojen vahva muutosvaihe digitalisoitumisen seurauksena, jolloin työtehtävät kehittyvät voimakkaasti muuttaen henkilöstörakenteita. Työtehtävien kehittyessä on hyödynnettävä saatavilla olevaa hiljaista tietoa laadun turvaamiseksi.

Aiheen ajankohtaisuutta lisää myös aloilla vallitseva ikäjakauma, joka jakautuu voimakkaasti lähellä eläkeikää oleviin sekä nuoriin työntekijöihin, jolloin vanhempien työntekijöiden poistuessa työelämästä vaarana on suuren tietoperustan katoaminen.

Hiljaisen tiedon tunnistamiseen vaikuttavista asioista esille nousee usein organisaatiokulttuuri. Organisaatiokulttuurin ollessa avoin sekä luotettava ihmiset uskaltautuvat tunnistamaan tehokkaammin hiljaista tietoaan sekä kertomaan siitä eteenpäin työyhteisöissä.

Hiljaisen tiedon hyödyntämisessä on kartoitettava vanhempien työntekijöiden hallitsema hiljainen tieto. Monessa yrityksessä vanhemmat työntekijät kantavat mukanansa merkittäviä määriä käyttökelpoista tietoa, jonka uhkana on kadota työyhteisöstä, jos sitä ei saada dokumentoitua sekä siirrettyä eteenpäin. Avoimessa kulttuurissa vanhemmat ihmiset uskaltautuvat jakamaan hiljaista tietoa tehokkaammin, kun kulttuuri kannustaa ja osoittaa arvostusta heidän kokemusta kohtaan.

Ylimmän johdon ja esimiesten sitoutuminen on merkittävässä roolissa hiljaisen tiedon hyödyntämisessä organisaatioissa. Johdon antaessa esimerkkiä omalla toiminnallaan ja tukiessa hiljaisen tiedon hyödyntämistä organisaatiokulttuuri muovautuu hiljaista tieto tukevaksi kokonaisuudeksi.

 Hiljaisen tiedon siirtäminen hyötykäyttöön

Organisaatioiden kyettävä madaltamaan tunnistamisen kynnystä, jolloin yksilöiden henkilökohtaiset taidot huomataan tehokkaammin sekä niiden esille tuominen on yksinkertaisempaa. Prosessien laadukkuutta sekä tehokkuutta voidaan edistää kokeneiden sekä ammattitaitoisten henkilöiden tietotaidolla, kokemuksilla ja erikoisosaamisella työtehtävistä (Kiviranta 2010, 162-163).

Hiljaisen tiedon siirtämisen hyötyinä voidaan pitää ammattitaidon sekä syväosaamisen vahvistumista työtehtävissä. Organisaatioissa siirtämisen tapoina suositaan perinteisesti avointa keskustelua sekä havainnointia, jotka ovat tehokkaita siirtämisen keinoja.

Hiljaisen tiedon siirtämisessä organisaatioiden tehokkaimmat menetelmät valikoidaan työyhteisön ominaisuuksien sekä taustojen perusteella. Siirtämisen menetelmiä valittaessa tulee myös pohtia organisaatiokulttuuriin vaikutuksia menetelmien toimivuuteen organisaatioissa.

Osa riskienhallintaa

Hiljaista tietoa organisoitaessa voidaan miettiä sen vaikutusta yritysten riskienhallintaan. Jos yritykset onnistuvat kartoittamaan ajankohtaisen ja hyödyllisen tiedon, riskejä voidaan minimoida työtehtävien laadun pysyessä vaaditulla tasolla.

Hiljaista tietoa arvioimalla ja tunnistamalla voidaan myös puuttua huonolaatuisen tiedon ketjuuntumiseen, jolloin hallitaan riskejä vääränlaisesta toiminnasta tai toimintatavoista. Kuitenkaan ilman ihmisten uskallusta tuoda hiljaista tietoa esille ei voida sitä hyödyntää riskienhallinnassa.

Organisaatiokulttuurin tukiessa hiljaista tietoa sitä voidaan hyödyntää tehokkaasti kehittämistoiminnassa. Kehittämistoiminnan näkökulmasta hiljainen tieto on merkittävä pääoma organisaatioille, koska työntekijöiden hallitsemia henkilökohtaisia tietoja sekä taitoja voidaan hyödyntää esimerkiksi toimintatapojen kehittämisessä. Hiljaista tietoa dokumentoimalla tietojärjestelmiin toimintatapoja voidaan yhtenäistää, jolloin myös prosessit tehostuvat sekä virtaviivaistuvat organisaatioissa.

Lähteet

Kiviranta, R. 2010. Onnistu eri-ikäisten johtamisessa. Helsinki: WSOYpro Oy.

Nuutinen, O. 2008. Hiljainen tieto. [Viitattu 26.5.2017]. Saatavissa: http://kans.jyu.fi/sanasto/sanat-kansio/hiljainen-tieto

Toom, A. Onnismaa, J. & Kajanto, A. 2008. Hiljainen tieto: tietämistä, toimimista ja taitavuutta. [Helsinki] : Kansanvalistusseura, Aikuiskasvatuksen tutkimusseura.

Virtainlahti, S. 2009. Hiljaisen tietämyksen johtaminen. Helsinki: Talentum.

Nevalainen, M. 2017. Hiljaisen tiedon organisointi hyötykäyttöön työyhteisössä: Case Yritys X. [Verkkodokumentti]. AMK-opinnäytetyö. Lahden ammattikorkeakoulu, liiketalouden ala. Lahti. [Viitattu 26.5.2017]. Saatavissa: http://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2017053011170

Kirjoittajat

Miika Nevalainen on 24-vuotias lahtelainen johtamisen ja viestinnän tradenomi Lahden ammattikorkeakoulusta. Hiljaisesta tiedosta hän kiinnostui sen ajankohtaisuuden sekä potentiaalin takia, minkä seurauksena päätti kirjoittaa aiheesta opinnäytetyönsä. Aiheen mielenkiintoisuutta lisäsi myös hänen oma kiinnostuksensa rahoitusalaan, johtamiseen sekä toiminnan kehittämiseen.

Jaana Loipponen on liiketalouden ja matkailun lehtori Lahden ammattikorkeakoulussa. Opetuksessaan hän on kiinnostunut johtamisen metatiedosta, siitä mikä tekee johtamisen ja mikä organisaatiota pyörittää, siten hiljainen tieto kiinnostaa. Tutkimustyössään Loipponen on kerännyt ja analysoinut naisten tarinoita; menetelmänä kerronnallinen tutkimus korostaa usein juuri sen näkyväksi tekemistä, mitä aiemmin ei ole kuultu, nähty ja ymmärretty tärkeäksi.

Julkaistu 26.6.2017

Vastaa

Sähköpostiosoitettasi ei julkaista. Pakolliset kentät on merkitty *