Käsittelemme tässä puheenvuorossa asiantuntijatyön luonnetta kompleksisuuden viitekehyksessä. Näkökulmamme on ajankäytössä, vaikka samalla väitämme, ettei aikaa tulisi tarkastella irrallisena muista asiantuntijatyöhön liittyvistä paradoksaalisista asetelmista. Laajemmin olemme käsitelleet aihetta työn kaaosmaisuuden kokemusta ja selviytymiskeinoja selvittäneessä tutkimuksessa, johon otamme nyt ajankäytön paradoksia syventävän ja keskustelevamman otteen. Nähdäksemme ajanhallinta ja asiantuntijatyö ovat moniulotteinen ja eri ristipaineiden sävyttämä kompleksinen kokonaisuus. Siinä suunnistaminen vaatii moninaisia kontekstisidonnaisia taitoja ja työn luonteen, erityisesti kompleksisuuden, ymmärtämistä. 

Kirjoittajat: Sari Niemi ja Markus Kräkin

Ajankäytön monet haasteet asiantuntijatyössä

Tutkimuksemme perusteella asiantuntijat kokevat työssään kaaosmaisuutta ja aikapainetta, mutta lohdullista on, että heillä on myös selviytymiskeinoja. Koska elämme hyvin kompleksisessa toimintaympäristössä, olisi hyvä huomata, että myöskään keinot kaaoksen kesyttämiseen eivät voi aina olla yksinkertaisia ja toistettavia. Haastetta lisää se, että asiantuntijatyön kaaos ei ole työpöydällä näkyvä sekamelska, vaan näkymätön tietoverkoissa ja päässä vellova vyyhti, josta on vaikea saada otetta, ja jota on siten haastavaa myöskään “konmarittaa”.

Kalenterinhallintanikseillä ja rentoutushetkillä on paikkansa, mutta niiden rinnalla asiantuntijatyötä tekevän olisi hyvä kokeilla muita tilanteittain sovellettavia keinoja. On esimerkiksi harkittava, milloin kannattaa käyttää aikaa suunnitteluun ja milloin asiat eivät parane laatimalla hyviä suunnitelmia, joiden toteutuskelpoisuus murenee seuraavassa hetkessä.

Kaiken kaikkiaan näemme, että työelämän kehittäminen on jaettu kapea-alaisiin lohkoihin, joihin keskittyminen antaa liian yksinkertaistetun kuvan kokonaisuudesta. Esimerkiksi ajatus työajasta on periaatteessa yksinkertainen. Useimmilla se alkaa aamulla ja päättyy noin kahdeksan tunnin kuluttua. Työajan ulkopuolinen aika on vapaa-aikaa eikä työntekijä ole silloin työnantajan käytettävissä. Yksinkertaista, muttei totta.

Todellisuudessa työhön liittyvien asioiden karistaminen mielestä voi olla vaikeaa ja niiden alitajuntainen työstäminen jatkuvaa. Parhaat ajatukset tulevat mieleen lenkkipolulla. Joskus työajalla mieleen tulee vapaa-aikaan liittyvä ajatus. Ajankäyttöä voi kutsua tietotyössä luonteeltaan luovaksi.

Työajan mittaamisesta ja uudelleen määrittelemisestä käydään keskustelua. Työ- ja vapaa-ajan yhteensovittaminen, tai näkökulmasta riippuen myös erottaminen, on vain yksi tulokulma keskusteltaessa työajankäytöstä. Kiinnostavaa on, mitä työajalla tapahtuu. Harvoin työpäivät rakentuvat selkeistä tehtäväkokonaisuuksista, jotka asiantuntija voi ratkoa yhdeltä istumalta ja siirtyä sitten sulavasti seuraavaan tehtävään. Monista työtehtävistä selviäminen edellyttäisi aikaa pohdinnalle, selvittämiselle ja keskustelulle, mutta aikaa sille ei ole varattu. Myös ongelman määrittelylle tarvitaan aikaa, jotta tunnistettaisiin, millaisia ongelmia ollaan ratkomassa ja valittaisiin oikeat ratkaisutavat. Pitäisi myös tunnistaa, että kaikkia ongelmia ei voida täysin ratkaista, mutta asioita voidaan silti edistää.

Asiantuntijatyöhön kuuluu olennaisesti ajattelu. Ajattelutyö on kuitenkin hiljaista ja näkymätöntä – työntekemisen oletetaan näkyvän. Mutta miten tehdä näkymätön näkyväksi? Esimerkiksi kaikki EU-hankkeissa työskennelleet tietävät, että hankkeelle tehtävä työ tulee erottaa muusta työajasta ja kuvata, mitä hankesuunnitelmaan kuuluvaa työtä on kunakin päivänä tehnyt. Vaatimus on täysin ymmärrettävä rahoittajalta, jonka tulee varmistaa palkkakulujen EU-tukikelpoisuus. Mutta kukapa tuohon lomakkeeseen kirjoittaisi “ajattelu”, vaikka se sitä olisi tehnyt ja se johtaisi hankkeen parempaan lopputulokseen? Mitä tapahtuisi, jos alkaisimme tehdä ajattelutyötä näkyväksi?

Asiantuntijan aikapainetta lisää nähdäksemme se, että usein työ on työskentelyä kompleksisten ilmiöiden parissa. Kun asiantuntijan substanssiala liittyy viheliäisiin ilmiöihin, kuten maahanmuuttoon tai ilmastonmuutoksen torjumiseen, työtehtäviin ei ole helppoja eikä nopeita ratkaisuja. Yhteen kietoutuneiden ilmiöiden ja monimutkaisten asiantuntijatyön ongelmien ratkaiseminen edellyttäisi aikaa ajattelulle, dialogille ja verkostoitumiselle, mutta aikaa ei useinkaan ole suunniteltu tällaiselle. Huolelliselta valmistelultakin odotetaan tehokasta ajankäyttöä ja monien isojenkin asiakokonaisuuksien valmistelutyössä on julkisesti lausuttuna kiire. Ajankäyttö dialogiin ja verkostoitumiseen komplisoi asioita. Aikaa ei myöskään ole noin vain mahdollista ottaa, koska kalenterit ovat keskinäisriippuvaisia ja tehokkuuden tärkeimpänä mittarina pidetään nopeutta.

Asiantuntijatyön paradoksaaliset asetelmat

Tutkimuksemme (Niemi & Kräkin, 2019) tuloksista hahmottuu asiantuntijatyön paradoksivyyhti, joka kuvastaa asiantuntijatyön luonnetta ja asioiden kompleksisuudesta kumpuavia ristiriitoja. Yksittäisen paradoksit ovat sinänsä haastavia, mutta haaste moninkertaistuu, kun eri paradoksit ovat läsnä samaan aikaan. Näitä yhteenkietoutuneita paradokseja ovat yhteistyön, ajankäytön, johtamisen, hallinnan, suunnittelun ja päätöksenteon paradoksit.

Yhteistyön tekeminen on yksi esimerkki paradoksaalisuudesta. Yhteistyö ja luottamukselliset suhteet ovat toisaalta tarpeen työn monimuotoisten ongelmien ratkaisemiseksi ja auttavat asiantuntijoita tekemään työtä luovemmin sekä laadukkaammin. Toisaalta yhteistyö ja suurempi määrä näkökulmia monimutkaistaa asioita, vie aikaa ja vaikeuttaa päätöksentekoa. Asiantuntijoiden tuleekin tasapainoilla tilannekohtaisesti, hakeutuako yhteistyöhön vai ei.

Työssä on myös yksinäisyyden puoli. Näitä voivat olla tilanteet, joissa esimiehen taholta tulee tukea vain yksinkertaisten ongelmien ratkaisuun ja toisaalta aikapaineen ajamana asiantuntija päätyy sulkeutumaan verkostoiltaan ja “lapioimaan” yksin selviytyäkseen liian suuresta työmäärästään.

Asiantuntija – asiansa tuntija vai kysyjä?

Näyttää siltä, että sekä asiantuntija- että esimiestyössä kannattaisi tunnistaa ja tunnustaa se, ettei kaikkea voi hallita ja toisaalta myös käydä enemmän yhteistä keskustelua siitä, mitä etenemisvaihtoja on. Asiantuntija voi jatkossakin olla asiansa osaaja, mutta samalla perinteisen asiantuntijuuteen liittyvän substanssiosaamisen rinnalle nousee kompleksisessa ympäristössä toimimisen osaaminen, jonka kehittäminen on mahdollista. Asiantuntijatyössä on paljon elementtejä, joita on vaikea tunnistaa. Asiantuntijan perinteisessä roolissa tätä ymmärtämättömyyttä on myös vaikea tunnustaa. Kun asiantuntija yhdessä ja yksin rohkaistuu kokeilemaan erilaisia selviytymiskeinoja osana omaa työtään, luottamus asioiden luonteesta johtuvan epävarmuuden käsittelyyn ja asioiden edistämiseen lisääntyy. Tämä helpottaa asiantuntijaa omassa työssään ja korostaa osana asiantuntija-käsitettä yleisosaamisen merkitystä perinteisen kapea-alaisen erikoisosaamisen ohessa.

Yhtenä johtopäätöksenä toteammekin, että asiantuntijoiden ja esimiesten työssä kannattaa lisätä kompleksisuustietoisuutta, joka auttaa asiantuntijoita ja esimiehiä tunnistamaan ongelmien luonnetta ja valitsemaan oikeat etenemistavat. Myös yhteiskunnassa olisi yleisesti hyvä tunnistaa ja tunnustaa, ettei monimutkaisiin ongelmiin ole yksiselitteisiä ratkaisuja, edes asiantuntijoilla.

Lähteet

Artikkeli perustuu 2.11.2018 Työelämän tutkimuspäivillä Tampereella pidettyyn esitykseen Asiantuntijatyön luonne ja aikapaine kompleksisessa työympäristössä (Niemi & Kräkin) sekä artikkeliin Niemi, S. & Kräkin, M. 2019. Asiantuntijatyön paradoksivyyhti. Työn kaaosmaisuuden kokemus ja selviytymiskeinot asiantuntijatyössä. Työelämän tutkimus. Vol. 17 (1), 24-38.

Kirjoittajat

Sari Niemi, YTM, TKI-asiantuntija, Lahden ammattikorkeakoulun Liiketalouden ja matkailun ala

Markus Kräkin, YTM, lehtori, Lahden ammattikorkeakoulun Liiketalouden ja matkailun ala

Julkaistu 24.5.2019

Viittausohje

Niemi, S. & Kräkin, M. 2019. Asiantuntijatyön luonne ja ajankäyttö kompleksisessa työympäristössä. LAMK Pro. [Viitattu ja pvm]. Saatavissa:
http://www.lamkpub.fi/2019/05/24/asiantuntijatyon-luonne-ja-ajankaytto-kompleksisessa-tyoymparistossa/