Työtehtävien lisääntyessä tai muuttuessa syntyy uusia työprosesseja ja näin jatkuvasti enemmän manuaalista työtä vanhojen työtehtävien rinnalla. Tietojärjestelmät ovat tänä päivänä oleellinen osa useita työprosesseja. Järjestelmän uusiminen voi tuoda helpotusta, mutta järjestelmää ei aina voi tai kannata uusia. Ohjelmistorobotiikka sen sijaan on kustannustehokas vaihtoehto vastaamaan lisääntyvään työmäärään. Sen avulla voidaan automatisoida työprosessin osia tai jopa kokonainen työprosessi. Näin resursseja voidaan keskittää järkevästi, kun aikaa ei kulu ”ylimääräiseen”.

Kirjoittajat: Janne Vilander ja Sariseelia Sore

Mitä ohjelmistorobotiikka on?

Ohjelmistorobotiikka on sovellusteknologia, jonka avulla pyritään automatisoimaan työntekijän tietokoneella tekemiä rutiiniprosesseja ja tehtäviä (Wiio 2004, 108). Kyse on siis prosessien automatisoinnista. Ohjelmistona toimiva robotti ei ole uutta teknologiaa, vaan se on muutamien vuosien aikana noussut pinnalle uutena hyödynnettävän teknologian muotona. Ohjelmistoon perustuvia robotteja on ajettu tietokoneilla ennenkin, mutta vasta äskettäin sama konsepti on tullut kaiken kokoisten yritysten käyttöön laajamittaisesti.

Rutiinitehtävien automatisointi parantaa prosessien laatua sekä vähentää manuaalisen työn määrää (CGI 2018.) Ohjelmistorobotti toimii niin kutsuttuna digitaalisena työntekijänä, joka suorittaa ennalta määriteltyjä tehtäviä tietokoneen sovelluksen käyttöliittymässä ihmisen tapaan. Se voi toimia assistenttina, joka valmistelee työprosessin tiettyyn pisteeseen tai ohjelmistorobotilla voidaan hoitaa työprosessi alusta loppuun. (Chappel 2016.)

Autonominen ja avustava ohjelmistorobotti

Ohjelmistorobotti voi toimia joko autonomisesti eli itsenäisestitai avustettuna. Autonominen ohjelmistorobotti on asennettuna erilliselle omalle tietokoneelle tai virtuaalikoneelle. Tällainen ohjelmistorobotti toimii koko ajan itsenäisesti määritellyn työjonon ja aikataulun mukaan. Autonomisia ohjelmistorobotteja valvotaan keskitetysti esimerkiksi verkkopohjaisilla hallintasovelluksilla tai manuaalisesti työasemalla, johon ohjelmistorobotti on asennettuna. (Chappel, 2016.)

Avustettuna toimiva ohjelmistorobotti toimii työntekijän virtuaalisena työkaluna. Työntekijä hyödyntää ohjelmistorobottia omalla työasemallaan sille osoitettuihin tehtäviin. Ohjelmistorobotin prosessit määritellään keskitetysti vastaamaan tiettyä työtehtävää, mutta avustettava ohjelmistorobotti ei toimi itsenäisesti, vaan sen hallinta on työntekijällä. (Chappel 2016.)

Miksi ohjelmistorobotiikkaa kannattaa hyödyntää?

Ohjelmistorobotiikalla tavoitellaan rutiininomaisen, toistuvan manuaalisen työn vähentämistä työympäristössä, jotta aikaa jää oleellisempiin työtehtäviin. Alati toistuvien työprosessien osittainenkin automatisointi edesauttaa resurssien keskittämistä vaativimpiin tehtäviin, kuten peruspalveluiden laadun parantamiseen sekä lisäpalveluiden tarjontanaan. Automaation potentiaali riippuu työprosessin rutiinisuudesta sekä siinä tehtävistä manuaalisten päätösten määrästä (kuvio 1). (Vilander 2018.)

Kuvio 1. Automaation potentiaali (Vilander 2018)

Työtehtävissä käytettävät tietojärjestelmät vaihtelevat yritysten kesken ja tämän lisäksi yrityksen omat yksiköt voivat käyttää eri järjestelmiä. Eri järjestelmien vaihtaminen kokonaan uusiin on kallis ja työläs prosessi. On siis huomattavasti järkevämpää kehittää kustannustehokas työkalu järjestelmän sisälle. Ohjelmistorobotiikka on loistava ratkaisu tähän haasteeseen. Koska ohjelmistorobotti toimii työntekijän tavoin, se ei kuormita käytettävää järjestelmää millään tavalla. Näin olemassa olevaa järjestelmää ei tarvitse muokata, vaan ohjelmistorobotti toimii siitä erillään henkilökäyttäjää simuloiden. Koskimies ja Mikkonen (2005, 45) ovat luetelleet 11 ohjelmistorobotin ominaisuutta (kuvio 2), joiden perusteella voidaan arvioida robotin hyödyt manuaalisissa rutiinitehtävissä esimerkiksi henkilötyöntekijään verrattuna.

Kuvio 2. Ohjelmistorobotin ominaisuudet (mukailtu Koskimies & Mikkonen 2005, 45)

Ohjelmistorobotiikan hyödyt

Ohjelmistorobotiikalla voidaan automatisoida manuaalisia työprosesseja kokonaan tai niiden eri vaiheita (CGI 2018). CGI (2018) on luokitellut tunnistettavat ja selkeät hyödyt ohjelmistorobotiikasta ja avannut millaisia mahdollisuuksia siitä voi tänä päivänä olla. Näitä ovat

• Työvoiman tarve rutiinitehtävissä vähenee
• Prosessin läpimenoaika nopeutuu
• Nopea ja tasalaatuinen palvelu asiakkaannäkökulmasta
• Työntekijät voivat keskittyä asiakkaalle lisäarvoa tuottaviin palveluihin
• Työntekijät voivat keskittyä rutiinitöitä mielekkäämpiin tehtäviin
• Vältytään inhimillisiltä virheiltä

Työntekijöiden suhtautuminen ohjelmistorobotiikan käyttöön voi vaihdella sen käyttötarkoituksen perusteella. Vaikka ohjelmistorobotiikalla voidaan automatisoida työprosesseja pitkälle, ja osittain jopa kokonaan, on ihminen kuitenkin oleellinen osa työprosessien toimivuutta. Vilander (2018) tutki opinnäytetyössään ohjelmistorobotiikan käytön hyötyjä työympäristössä sekä työympäristön toimintakyvyn että työntekijöiden näkökulmasta. Tutkimus kohdistui yritykseen, jossa ohjelmistorobotiikkaa käytetään laajamittaisesti lähes jokaisessa työprosesseissa. Jotkin työprosessit ovat täysin ohjelmistorobotiikalla automatisoituja, mutta suurimmassa osassa työprosesseja ohjelmistorobottia käytetään assistenttina ja työkaluna. Näissä työprosesseissa ohjelmistorobotti joko kerää tarvittavan datan valmiiksi työprosessin suorittamiseen tai suorittaa tietyn työprosessin automaattisesti alusta loppuun, kun työntekijä näin haluaa. (Vilander 2018.)

Vilanderin (2018) opinnäytetyön tutkimuskohteena olevassa yrityksessä ohjelmistorobotiikalle oli asetettu tavoitteeksi manuaalisen työn vähentäminen ja tavoite oli saavutettu. Tutkimuksessa ilmeni, että työntekijät kokevat käytössä olevan ohjelmistorobotiikan tärkeäksi työkaluksi ja toivovat sen kehittämistä edelleen. Lisäksi tutkimustulokset osoittivat, että ohjelmistorobotiikan käyttö työprosesseissa on edistänyt työympäristön toimintakykyä kokonaisuudessaan. Kohdeyrityksessä ohjelmistorobotiikkaa oli selvästi onnistuttu yhdistämään osaksi työprosesseja; ei työntekijöitä korvaavana elementtinä, vaan työkaluna manuaalisen työn vähentämiseksi. (Vilander 2018.)

Jatkuvasti kehittyvän työympäristön haasteisiin voidaan vastata uusilla tietojärjestelmillä, joilla kasvavaa työtaakkaa voidaan hallita järjestelmien sisäisillä työkaluilla. Suurten tietojärjestelmien uusiminen on kuitenkin kallista ja haastavaa. Työprosessien automatisointi osittain tai kokonaan onnistuu kuitenkin ohjelmistorobotiikkaa hyödyntämällä. Tämä on kustannustehokas ja riskitön vaihtoehto, jossa olemassa olevaa tietojärjestelmää ei tarvitse kuormittaa tai päivittää.

Lähteet

CGI. 2018. Automatisoi rutiinityöt robotin hoidettavaksi. [Viitattu 07.12.2018]. Saatavissa: https://www.cgi.fi/bi/ohjelmistorobotiikka

Chappell, D. 2016. Understanding Enterprise RPA. San Francisco: Chappell & Associates. [Viitattu 12.12.2018]. Saatavissa: http://www.davidchappell.com/writing/white_papers/Understanding_Enterprise_RPA–The_Blue_Prism_Example_v1.0.pdf

 Koskimies, K. & Mikkonen, T. 2005. Ohjelmistoarkkitehtuurit.Helsinki: Talentum.

Vilander, J. 2018. Ohjelmistorobotiikan hyödyt työympäristössä. AMK opinnäytetyö. Lahden ammattikorkeakoulu, liiketalouden ja matkailun ala. Lahti. [Viitattu 13.12.2018]. Saatavissa: http://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2018121221020

Wiio, A. 2004. Käyttäjäystävällisen sovelluksen suunnittelu. Helsinki: IT Press.

Kirjoittajat

Janne Vilander 24-vuotias Lahden ammattikorkeakoulun tietojenkäsittelyn opiskelija, joka on aikaisemmin suorittanut ylioppilastutkinnon. Kirjoittaja on suorittanut työharjoittelun CGI Suomi Oy:n SPOC-yksikössä, joka tarjoaa asiakkailleen IT-tuotteiden ylläpitopalveluita.

Sariseelia Sore työskentelee tietojenkäsittelyn lehtorina ja vastuuopettajana Lahden ammattikorkeakoulussa liiketalouden ja matkailun alalla.

Artikkelikuva: https://pixabay.com/fi/automaatio-insin%C3%B6%C3%B6rit-suunnittelu-2710335/ (CC0)

Julkaistu 20.12.2018

Viittausohje

Vilander, J. & Sore, S. 2018. Ohjelmistorobotiikan hyödyt työympäristössä. LAMK Pro. [Viitattu ja pvm]. Saatavissa:  http://www.lamkpub.fi/2018/12/20/ohjelmistorobotiikka-tyoymparistossa/