Viestintä on esimiehelle kokopäivätyö

Esimiehen on yhdessä tiiminsä kanssa luotava juuri heidän toiminnalleen sopiva viestintäkulttuuri. Tehostamalla viestintää saadaan henkilökunnalle tarvittava tieto oikea aikaisesti niin omasta työstä kuin ympärillä tapahtuvista asioista, mikä tekee työnteosta sujuvampaa. Kuitenkin myös viestintä esimiesten suuntaan on oltava suunniteltua.

Kirjoittajat: Sinna Joonala ja Jaana Loipponen

Johdanto

Sisäisellä viestinnällä vaikutetaan työpaikan ilmapiiriin, tehokkuuteen sekä työhön sitoutumiseen. Esimiehellä on suuri vastuu sisäisen viestinnän onnistumisessa, esimiestyö kun suurelta osin on viestintää. Isku-konsernille tehdyssä opinnäytetyössä tutkittiin organisaation esimiesviestinnän nykytilaa ja lähdettiin kehittämään yritykselle toteuttamiskelpoisia viestinnän kehittämistoimenpiteitä (Joonala 2018).

Opinnäytetyön tutkimuksen tuloksena Iskulle luotiin kuusi toimenpidettä, joissa korostuu esimiehen ja hänen tiimilleen luomansa viestintäkulttuurin merkitys yrityksen viestintäkulttuurin rinnalla. Kehityksenkohteena oli myös HR:n tuki esimiesviestinnälle, mitä varten luotiin henkilöstöhallinnolta esimiehille suunnattu sähköinen julkaisu Esimiesviesti.

Esimies varmistaa ymmärryksen

Esimiesviestintä Iskussa oli tehdyn esimieskyselyn mukaan jo melko hyvällä mallilla, mutta tukea kaivattiin esimiesviestintään, viestinnässä koettiin puutteita ja viestintätavat erosivat toisistaan osittain. Yritys on tällä hetkellä muutoksen pyörteissä tehdas- ja järjestelmäuudistuksen vuoksi, joten esimiehen oikeanlainen ja oikea-aikainen viestintä on erittäin tärkeää, jotta usko tulevia muutoksia kohtaan säilyy. (Joonala 2018.)

Organisaatioviestintää tutkiessa tulee usein vastaan,että työpaikoilla on viestintää liian vähän. Toinen ongelma viestinnässä on, että tärkeät viestit hukkuvat sähköpostitulvaan, ja tulvat tuhlaavat tehokasta työaikaa. Näihin syynä voi olla se, ettei viestiä ole ymmärretty oikein, joka taas voi johtua viestin sisällön epäselvästä kirjoitustyylistä, väärästä viestintämuodosta tai siitä, että viesti tulee väärällä hetkellä.

 Esimerkiksi lakitekstit on hyvä kirjoittaa selkokielellä ja ajoitus kannattaa miettiä niin, ettei viesti tavoita työntekijöitä liian aikaisin, jotta mahdollisuus asian unohtamiselle vältetään. (Poutanen2011.) Esimies onkin yrityksessä juuri se tekijä, jonka tulee varmistaa, että viestit tulevat ymmärretyksi. Tulee myös huomioida, että työntekijät eivät voi ottaa vastuuta asiasta, josta heille ei siitä ole viestitty (Salminen 2017,48.)

Esimies on työntekijälle tärkeä viestintäkanava ja esimiehen on hyvä huomioida, että hänen työntekijänsä käyttävät tietoa hankkiessaan oikeita kanavia. Esimiehen tehtävä on luoda tiiminsä kanssa oma viestintäkulttuurinsa organisaation viestintäkulttuurin rinnalle.

Osuva viestintä on hyvää johtajuutta

Viestintäkanavamahdollisuuksia on pikaviestinpalveluista kasvokkain viestintään. Kysymykset ja kommentit voidaan esittää pikaviestinpalveluissa, ja niissä voidaan ylläpitää myös henkilöstön keskustelupalstaa. Intraan voidaan tallentaa sellaista yritykseen liittyvää tietoa, esimerkiksi raportteja, joita työntekijät voivat käydä sieltä halutessaan lukemassa. Sähköpostia laittaessa tulee miettiä, hoituisiko asia nopeammin ja paremmin kasvokkain. Sähköposteissa myös ajoitus tulee miettiä sopivaksi. (Poutanen 2011.)

Viestinnän sävyllä, sanavalinnoilla, selkeydellä ja ystävällisellä kirjoitusasulla on mahdollisuus saada työilmapiiri luottamuksellisemmaksi. Viestin saa erottumaan, kun sen kirjoittaa selkeästi, jäsennellysti ja ytimekkäästi. Kiinnostavuutta viestiin saadaan lisäämällä siihen jokin hyöty, joka herättää vastaanottajan mielenkiinnon. (Syrman 2016.)

Yrityksessä tapahtuvissa muutostilanteissa avoimesti keskusteltaessa saadaan muutoksen syyt ymmärrettäväksi ja työntekijät ottavat ne paremmin vastaan. Esimies ei kuitenkaan aina tiedä oikeita vastauksia työntekijöidensä kysymyksiin muutoksesta, mutta näissä tilanteissa on hyvä kertoa se minkä tietää ja palata asiaan, kun on enemmän tiedossa. Voi olla tilanteita, joissa ylempi johto ei ole vielä valmis muutoksiin liittyvissä asioissa tai esimies ei saa kertoa muutoksista eteenpäin, jolloin esimies voi rehellisesti sanoa, että kertoo heti kun saa siihen luvan. (Airikoski &Sallinen 2007, 67-93.)

Esimiehen kannattaa muutostilanteissa huomioida, että tiedottaminen on riittävää ja myös luoda keskusteleva ilmapiiri, jossa muutosta käsitellään. Parasta olisi, jos henkilökunta saadaan mukaan muutosprojektiin jo suunnitteluvaiheessa ja sen jälkeen mukaan toteutukseenkin. Avoimella ilmapiirillä saadaan muutokseen liittyviä pelkotiloja kitkettyä ja sen esimies voi luoda kysyvällä johtamisella eli kyselemällä henkilöstöltä ja antamalla heidän pohtia tilannetta, jolloin voidaan saada uusia näkökulmia ja ratkaisuja muutostilanteeseen. (Airikoski & Sallinen 2007, 92-93.)

Pelisäännöt esimiesviestintään

Opinnäytetyön tuotoksena syntyi kuusi tapaa, joilla esimiesviestintää Iskussa voidaan tehostaa (kuvio 1).

Jokaisen esimiehen tulisi sopia tiiminsä kanssa viestinnän pelisäännöistä, joissa sovitaan juuri heille sopivat tiedotuskanavat. Tällä varmistetaan se, että kaikki työntekijät saavat saman tiedon.

Intra on Iskussa päätiedotuskanavana, mutta sen käyttö ja visuaalisuus ei houkuttele käyttämään sitä. Hankkimalla digitaalisia näyttöjä, joilla esitetään intran uutisia, saadaan tieto myös näyttöjen kautta henkilökunnan tietoisuuteen, ja viestintä toimisi näin nopeammin ja se tulisi varmemmin luettua.

Iskussa, niin kuin muissakin yrityksissä, työt ja työntekijät linkittyvät toisiinsa ja työntekijämuutoksista on hyvä ilmoittaa työn sujuvoittamisen vuoksi. Ehdotuksena on kasata kerran kuukaudessa viesti, jossa on kaikki uudet työntekijät sekä uuden toimenkuvan saaneet työntekijät.

Kuvio 1. Kehitysehdotukset esimiesviestintään (kuva: Sinna Joonala)

HR:n tuki esimiehille

Iskun esimiehille tehdyssä kyselyssä viestinnän ongelmakohdiksi katsottiin muun muassa moneen paikkaan pirstaloitunut tieto ja sähköpostitulvat. Jo ennen opinnäytetyön tekemistä esimiehiltä oli tullut kyselyä viestistä, johon kerätään ajankohtaiset asiat.

Isku otti käyttöön HR:ltä esimiehille suunnatun uutiskirjetyyppisen Esimiesviestin. Esimiesviestillä saadaan sama tieto kaikille esimiehille samanaikaisesti ja paljon tietoa koottua yhteen viestiin. Opinnäytetyöntutkimuksen avulla saatiin selville, mitä esimiehet esimiesviestiltä toivoivat.

Lähteet

Airikoski, J. & Sallinen, M. 2007. Vastarinnasta vastarannalle – johda muutos taitavasti. Helsinki: Työterveyslaitos.

Joonala, S. 2018. Esimiesviestinnän nykytila ja kehittäminen. AMK opinnäytetyö. Lahden ammattikorkeakoulu, liiketalouden ja matkailun ala. Lahti. [Viitattu 29.11.2018]. Saatavissa: http://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2018120319756

Salminen, J. 2017. Uuden esimiehen kirja. 2. painos. Helsinki: Grano Oy.

Poutanen, P. 2011. Voiko (sähköposti)viestintää olla liikaa? [Viitattu 4.11.2018]. Saatavissa: https://organisaatioviestinta.com/2011/12/01/voiko-sahkopostiviestintaa-olla-liikaa/

Syrman, S. 2016. Sisäisen viestinnän kanavat –nousijat ja laskijat. Kaiku Helsinki. [Viitattu 2.11.2018]. Saatavissa: http://kaikuhelsinki.fi/blogi/sisaisen-viestinnan-kanavat-nousijat-ja-laskijat/

Kirjoittajat

Sinna Joonala on valmistuva Lahden ammattikorkeakoulun tradenomiopiskelija ja työskentelee Isku-konsernin HR-assistenttina.

Jaana Loipponen työskentelee Lahden ammattikorkeakoulun liiketalouden ja matkailun alan lehtorina.

Artikkelikuva: https://www.pexels.com/photo/group-of-people-holding-message-boards-1059116/ (CC0)

Julkaistu 13.12.2018

Viittausohje

Joonala, S. & Loipponen, J. 2018. Viestintä on esimiehelle kokopäivätyö. LAMK Pro. [Viitattu ja pvm]. Saatavissa:  http://www.lamkpub.fi/2018/12/13/viestinta-on-esimiehelle-kokopaivatyo/


Vastaa

Sähköpostiosoitettasi ei julkaista. Pakolliset kentät on merkitty *