Palkanlaskennasta on tehtävä ilmoituksia eri sidosryhmille. Tällä hetkellä ilmoituksia lähetetään yrityksen ulkoisille sidosryhmille kuukausittain ja vuosittain. Kansallinen tulorekisteri tulee muuttamaan huomattavasti ilmoittamista ja ilmoitusrytmiä. Jatkossa palkkatiedot ilmoitetaan vain yhteen paikkaan viiden päivän kuluessa maksun suorituksesta. Ensimmäinen vaihe kansallisesta tulorekisteristä astuu voimaan 1.1.2019.

Kirjoittajat: Roni Haarala ja Leea Kouhia

Digitaalinen palkanlaskenta

Digitaalisesti ja automatisoidusti hoidettu palkanlaskentaprosessi voi tuoda merkittäviä hyötyjä yritykselle. Palkanlaskenta sisältää lukuisia erilaisia vaiheita sekä raportointi- ja viranomaisvelvoitteita, jotka ovat manuaalisesti hoidettuna hitaita. Palkanlaskentaprosessin voi jakaa neljään alueeseen, joita ovat palkka- ja työaika-aineistojen kerääminen, tietojen tulkinta, palkanlaskenta ja palkkakirjanpito sekä raportointi.  (Lahti & Salminen 2014, 135-138.)

Tulevaisuudessa palkanlaskentaprosesseja saattaa hoitaa tekoäly. Tekoäly on keksitty jo vuonna 1956 Dartmouthin yliopiston konferenssissa, mutta vasta viime aikoina tekoäly on osoittanut konkreettisesti, kuinka sitä voi hyödyntää lähes kaikkialla. Tekoälyllä tarkoitetaan, että tietokoneet suorittavat itsenäisesti niille annettuja tehtäviä. Ihmiseen verrattuna tekoäly on nopeampi. Se ei lakkoile, eikä vaadi palkkaa, lomia tai lomarahoja. Tekoälyä käytetään jo nyt asiantuntijatyössä lakitoimistoissa ja pankeissa. (Hiltunen 2017.) On ennakoitu, että tekoälystä tulee jopa digitalisaatiota suurempi mullistaja. Joitakin ammatteja saattaa kadota, mutta myös uusia ammatteja syntyy. (Valtioneuvosto 2016.)

Palkanlaskennasta tehtävät ilmoitukset ja kansallinen tulorekisteri

Tällä hetkellä palkanlaskennasta on tehtävä ilmoituksia eri sidosryhmille. Ilmoitusrytmi vaihtelee kuukaudesta vuoteen. Verohallinnolle palkkailmoituksia lähetetään kuukausittain ja vuosittain. Muille yleisimmille sidosryhmille palkkailmoitukset lähetetään pääsääntöisesti kerran vuodessa. Muut yleisimmät sidosryhmät ovat eläkevakuutusyhtiöt, tapaturmavakuutusyhtiöt ja Työttömyysvakuutusrahasto. (Kouhia-Kuusisto ym. 2017, 201-205.)

Hallitus antoi 5.10.2017 eduskunnalle esityksen laista tulotietojärjestelmästä (HE 134/2017) ja se tuli voimaan 16.1.2018 (Laki  tulotietojärjestelmästä 53/2018, 25 §). Tulotietojärjestelmä muodostuu lakisääteisen ilmoittamis- ja tiedonantovelvollisuuden sekä tiedonsaantioikeuden nojalla annettavia tietoja sisältävästä tulorekisteristä ja tietojen oikeellisuutta palvelevasta yksilöinti- ja yhteystietoja sisältävästä rekisteristä. Lain 4 §:n mukaan rekisterinpitäjänä toimii Verohallinnon Tulorekisteriyksikkö.

Kansallinen tulorekisteri (KATRE) tulee muuttamaan ilmoittamista ja ilmoitustymiä huomattavasti. Ensimmäinen vaihe KATREsta astuu voimaan 1.1.2019. Siitä lähtien yritysten on ilmoitettava maksetut palkat tulorekisteriin sähköisesti viiden päivän kuluessa suorituksen maksusta. Palkkatietoja tarvitsevat sidosryhmät, mm. vakuutusyhtiöt, Kansaneläkelaitos, Tilastokeskus ja ulosottoviranomaiset, saavat oikeuden noutaa tarvitsemiaan tietoja tulorekisteristä. (Björklund 2017.)

Kansallisen tulorekisterin vaikutukset palkanlaskentaprosessiin

Opinnäytetyön tutkimusosuudessa suoritettujen teemahaastatteluiden vastauksien perusteella saatiin selville, että itse palkanlaskenta ei muutu. Suurin muutos tulee tapahtumaan palkanlaskennan raportoinnissa. Raportoinnin muutos on merkittävä. Tällä hetkellä palkanlaskijoiden kiireisin aika on tammikuussa, koska silloin lähetetään edellisen vuoden palkkojen vuosi-ilmoitukset eri sidosryhmille. Jatkossa tammikuussa ei tarvitse enää lähettää palkkojen vuosi-ilmoituksia. Kansalliseen tulorekisteriin ilmoitetaan jatkossa toteutuneet palkkatiedot viiden päivän kuluessa maksun suorituksesta. (Haarala 2018.)

Tutkimuksen perusteella kansallinen tulorekisteri tulee tasaamaan palkanlaskijoiden työmäärän koko kalenterivuodelle sekä yksinkertaistamaan ilmoitusvelvollisuutta, koska tiedot lähetetään jatkossa vain yhteen paikkaan. Jatkossa tärkeää on, että palkanlaskentajärjestelmät kehitetään niin pitkälle, että palkanlaskentaprosessin voi tehdä alusta loppuun käyttäen hyödyksi automaatiota. (Haarala 2018.)

Lähteet

Björklund, M. 2017. Tulorekisterin tahdissa tulevaisuuteen. Tilisanomat. [Verkkolehti]. [Viitattu 6.4.2018].  Saatavissa: https://tilisanomat.fi/henkilostohallinto/tulorekisterin-tahdissa-tulevaisuuteen

Haarala, R. 2018. Kansallisen tulorekisterin vaikutukset tilitoimistotyöhön. [Verkkodokumentti]. Lahti: Lahden ammattikorkeakoulu, Liiketalouden ja matkailun ala. [Viitattu 26.3.2018]. Saatavissa: http://www.theseus.fi/handle/10024/142982

Hallituksen esitys eduskunnalle laiksi tulotietojärjestelmästä ja eräiksi siihen liittyviksi laeiksi 5.10.2017/134. Finlex. [Viitattu 26.4.2018]. Saatavissa: https://www.finlex.fi/fi/esitykset/he/2017/20170134#idp450480784

Hiltunen, E. 2017. Viekö tekoäly työpaikkamme? Tilisanomat. [Verkkolehti]. [Viitattu 6.4.2018]. Saatavissa: https://tilisanomat.fi/teknologia/vieko-tekoaly-tyopaikkamme

Kouhia-Kuusisto, K., Mikkonen, L., Syvänperä, O., & Turunen, L. 2017. Palkkavuosi. Keuruu: Edita Publishing Oy.

Lahti, S. & Salminen, T. 2014. Digitaalinen taloushallinto. Helsinki: Sanoma Pro Oy.

Laki tulotietojärjestelmästä 12.1.2018/53. Finlex. [Viitattu 26.4.2018]. Saatavissa: https://www.finlex.fi/fi/laki/ajantasa/2018/20180053

Valtioneuvosto. 2017. Tekoälyn uskotaan mullistavan yhteiskuntaa. Saatavissa: http://valtioneuvosto.fi/artikkeli/-/asset_publisher/10616/tekoalyn-uskotaan-mullistavan-yhteiskuntaa

Kirjoittajat

Roni Haarala on opiskellut Lahden ammattikorkeakoulussa liiketalouden koulutusohjelmassa ja valmistuu tradenomiksi 2018.

Leea Kouhia toimii Lahden ammattikorkeakoulussa, Liiketalouden alalla vastuuopettajana.

Julkaistu 26.4.2018

Artikkelikuva: stevebp.  https://pixabay.com/en/coins-currency-investment-insurance-1523383/ (CC0)

Viittausohje

Haarala, R. & Kouhia, L. 2018. Kansallisen tulorekisterin vaikutukset palkanlaskentaan. LAMK Pro. [Verkkolehti]. [Viitattu pvm]. Saatavissa: http://www.lamkpub.fi/2018/04/26/kansallisen-tulorekisterin-vaikutukset-palkanlaskentaan/