Työhönottoa eli rekrytointia säätelee henkilötietolaki ja työelämäntietosuojalaki, joita on sovellettu jo parikymmentä vuotta. Uusi tietosuoja-asetus astuu voimaan 25.5.2018 ja sen mukaan henkilötietojen käsittely myös rekrytoinnissa tulee tarkastella GDPR:n näkökulmasta. Johdon vastuulla on valvoa, että tietosuojaa koskevat prosessit ovat kunnossa. Samalla tulee muodostaa kuva siitä, miten toiminnassa käsitellään henkilötietoja. Henkilötietoja käsittelevän työntekijän puolestaan tulee osata henkilötietojen käsittely ja sen toimintaympäristö. Tämä artikkeli kuvaa erityisesti rekrytointiin liittyvää henkilötietojen keräämistä, nykytilaa ja uuden tietosuoja-asetuksen vaikutuksia rekrytoinnissa.

Kirjoittaja: Teija Golnick

Henkilötietojen keräämisen taustoista ja nykytilanteesta

Työnantajatoimintaan kuuluu tarve kerätä työnhakijoiden henkilötietoja. Työnhakijasta ei kuitenkaan voi kerätä ”kaikkea mahdollista ja varmuuden vuoksi”, koska jokaisen yksityiselämä on suojattu perustuslaissa. Työnhaun yhteydessä kerättävien henkilötietojen käsittelyssä onkin kyse työnhakijan oikeuksien ja työnantajan tarpeiden kohtaamisesta ja yhteensovittamisesta. Työnhakijalla on tarve saada hakemansa työpaikka. Hänellä on myös tarve suojata yksityisyyttään ja siihen voi liittyä esimerkiksi tarve kertoa työnantajalle vain itselleen edullisia tietoja. Työnantajalla puolestaan on tarkoituksenmukaisinta saada paras, osaavin ja luotettavin henkilö avoinna olevaan työtehtävään. Näistä syntyvä työnantajan ja työnhakijan tarpeiden välinen ristiriita aiheuttaa tulkintaongelmia työelämää koskevien lakien soveltamisessa. Yksityisyyttä turvaavan lainsäädännön rikkominen voi johtua rekrytoijan osaamattomuudesta tai pahimmillaan piittaamattomuudesta. Toisaalta työnhakija saattaa kertoa itsestään asioita, joita hänen ei lain mukaan olisi edes tarpeellista kertoa.

Työoikeuden professori Seppo Koskinen tunnistaa työhönottoon sisältyviä haasteita. Hänen mukaansa voi olla yllättävää, kuinka paljon laeista aiheutuu sääntöjä ja rajoituksia tietojen käsittelylle. Työnhakijalla on monia oikeuksia, joita lainsäädännöllä turvataan, mutta käytännössä näitä oikeuksia ei välttämättä kuitenkaan kaikilta osin oteta huomioon. (Koskinen 2004, 37)

Henkilötietolaki (523/1999) on yleislaki, jonka tarkoituksena on toteuttaa yksityiselämän suojaa ja muita yksityisyyden suojaa turvaavia perusoikeuksia henkilötietoja käsiteltäessä sekä edistää hyvän tietojenkäsittelytavan kehittämistä ja noudattamista. Lain yksityisyyden suojasta työelämässä (759/2004, työelämän tietosuojalaki) tarkoituksena on toteuttaa yksityiselämän suojaa ja muita yksityisyyden suojaa turvaavia perusoikeuksia työelämässä.

Henkilötietolailla turvataan se, ettei yksityiselämän suojaa koskevia perusoikeuksia rajoiteta henkilötietojen käsittelyssä ilman laissa säädettyä perustetta. Henkilötietojen käsittelyssä ilmenee useita perusoikeuksia, joita ovat itsemääräämisoikeudet, henkilökohtainen vapaus sekä oikeus kunniaan.  Jokaisella on oikeus tulla arvostetuksi oikeiden ja oleellisten tietojen perusteella. Tiedonsaantioikeuksien ja vaikutusmahdollisuuksien ulkopuolella tapahtuva tietojen käsittely saattaa vaarantaa yksilön turvallisuutta. (Voutilainen 2012,  254)

Mikä on GDPR ja mitä sillä tavoitellaan

Suomen ja Euroopan unionin tietosuojalait uudistuvat. EU:n yleistä tietosuoja-asetusta sovelletaan 25.5.2018 alkaen kaikissa EU:n jäsenmaissa. Tietosuoja-asetusta (General Data Protection Regulation, GDPR) sovelletaan lähtökohtaisesti kaikkeen henkilötietojen käsittelyyn. Tietosuoja-asetusta täydennetään ja täsmennetään kansallisella lainsäädännöllä. Hallitus on antanut eduskunnalle ehdotuksen uudeksi kansalliseksi tietosuojalaiksi. Tietosuojalaki tulisi esityksen mukaan voimaan 25.5.2018, kun myös EU:n yleistä tietosuoja-asetusta ryhdytään soveltamaan. (Tietosuojavaltuutetun toimisto 2018)

Monet henkilötietojen käsittelyn periaatteet säilyvät ennallaan. Tietosuoja-asetus tuo kuitenkin uusia tietosuojaa ja henkilötietojen käsittelyä koskevia velvoitteita, joihin rekisterinpitäjien ja henkilötietojen käsittelijöiden on valmistauduttava. Uuden lainsäädännön tavoitteena on parantaa henkilötietojen suojaa ja rekisteröityjen oikeuksia, vastata uusiin digitalisaatioon ja globalisaatioon liittyviin tietosuojakysymyksiin sekä yhtenäistää tietosuojasääntelyä kaikissa EU-maissa. Lisäksi sen tavoitteena on edistää digitaalisten sisämarkkinoiden kehittymistä. (Tietosuojavaltuutetun toimisto 2018)

Miten GDPR vaikuttaa rekrytoinnissa?

Tietosuoja-asetus vahvistaa henkilötieto- ja työelämäntietosuojalakeja. Pohjatyö on tehty ja sen myötä on turvallista siirtyä tietosuoja-asetuksen noudattamiseen. Haasteeksi noussee se, mitä henkilötieto kokonaisuutena käsittelijälleen tarkoittaa, miten tietoja kerätään, säilytetään ja hävitetään sekä miten tämä kokonaisuus todennetaan henkilön sitä tiedustellessa. Tietosuoja-asetuksen rinnalle on tulossa myös uusi tietosuojalaki. Ehdotettu laki olisi henkilötietojen käsittelyyn sovellettava yleislaki. Yleistä tietosuoja-asetusta täydentävänä ja täsmentävänä se ei muodostaisi itsenäistä ja kattavaa sääntelykokonaisuutta, vaan sitä sovellettaisiin rinnakkain tietosuoja-asetuksen kanssa.

Jotta ihmiset voivat valvoa omia tietojaan ja varmistaa henkilötietojensa suojan, on läpinäkyvyys, tietojen helppo saatavuus, ymmärrettävyys sekä muotoilu perusedellytyksenä. Rekisterinpitäjän tulee ilmoittaa rekisteröidylle selkeästi, miten heidän tietojaan on kerätty ja käsitelty ja kenen toimesta, mitä tarkoitusta varten ja kuinka kauan sekä mitkä ovat heidän oikeutensa siinä tapauksessa, että he haluavat tutustua näihin tietoihin, oikaista niitä tai poistaa ne. (Tietosuojavaltuutetun toimisto 2018, Euroopan komissio 2010, 6)

Tietosuojavaltuutettu Reijo Aarnio on toiminut asiantuntijana tietosuojalain valmistelussa. Hän totesi, että työelämän tietosuojalaki oli tullessaan maailman ensimmäinen työelämän tietosuojalaki, joka toteutettiin työnantaja- ja työntekijäliittojen, oikeusministeriön ja työ- ja elinkeinoministeriön kolmikantana. Sen vuoksi tietosuoja on monella tapaa sekä työntekijän ja työnhakijan etuja toteuttava laki ja toimii hyvänä johtamisen välineenä. (Aarnio 2016)

Uusi tietosuoja-asetus vastaa osaltaan henkilötietojen keräämisen ja käsittelemisen haasteisiin työelämässä. Vielä on avoinna, miten uutta asetusta tullaan soveltamaan. Voimassa olevat lait ja työelämässä vastaan tulevat haasteet työnhakijan yksityisyyden ja työnantajan tietotarpeen välillä koostuvat useista pienistä ja yksittäisistä asioista. Jotta yksityisyyden suoja työelämässä voi toteutua, tulee rekrytoinnin olla ammattimaista ja hakijoiden yksityisyyttä arvostavaa työtä. Myös työnantajan etu toteutuu, kun työnhakijan ja työnantajan oikeudet ja velvollisuudet ovat alusta alkaen selkeät ja tiedossa kaikille osapuolille.

Lähteet

Aarnio, R. 2016. Tietosuojavaltuutettu. Tietosuojavaltuutetun toimisto. Haastattelu 5.4.2016.

Euroopan komissio. 2010. Komission tiedonanto Euroopan parlamentille, neuvostolle, Euroopan talous- ja sosiaalikomitealle ja alueiden komitealle. Kattava lähestymistapa henkilötietojen suojaan Euroopan unionissa. [Verkkodokumentti]. KOM(2010) 609 lopullinen. [Viitattu 28.3.2018]. Saatavissa: https://ec.europa.eu/health//sites/health/files/data_collection/docs/com_2010_0609_fi.pdf

Koskinen, S. 2004. Työhönotossa kerättävät tiedot ja työnhakijan yksityisyyden suoja. [Verkkodokumentti]. Edilex. Helsinki: Edita Publishing. [Viitattu 28.3.2018]. Saatavissa: https://www.edilex.fi/artikkelit/2275.pdf

Tietosuojavaltuutetun toimisto. 2018.  [Viitattu 8.4.2018]. Saatavissa: http://www.tietosuoja.fi/fi/index/euntietosuojauudistus.html

Voutilainen, T. 2012. Oikeus tietoon  –  Informaatio-oikeuden perusteet. Helsinki: Edita.

Kirjoittaja

Teija Golnick työskentelee HR- ja talousjohtajana Lahden ammattikorkeakoulussa.

Julkaistu 9.4.2018

Viittausohje

Golnick, T. 2018. Mitä vielä haluaisit tietää minusta? LAMK Pro. [Verkkolehti]. [Viitattu pvm]. Saatavissa: http://www.lamkpub.fi/2018/04/09/mita-viela-haluaisit-tietaa-minusta/