Nykypäivän yritykset ovat jatkuvien haasteiden ja muutosten edessä johtuen erityisesti ankarasta kilpailusta yritysten välillä sekä toimintojen jatkuvasta ja nopeasta kehityksestä. O2C-prosessi on tärkeä osa yrityksen taloudellista menestystä ja sen myötä yritykset pyrkivät säännöllisesti kehittämään prosessin jokaista osa-aluetta. Parhaimmillaan toimiva O2C-prosessi edesauttaa yrityksen käyttöpääoman ja maksuvalmiuden hallintaa ja on osa laadukasta asiakaspalvelua.

Kirjoittajat: Milja Hakala ja Sirpa Varajärvi

Mitä tarkoittaa O2C?

Order to Cash (O2C) on erilaisten vaiheiden tapahtumaketju, joka alkaa asiakkaan tekemästä tilauksesta ja päättyy saatujen maksusuoritusten kotiuttamiseen. Prosessin vaiheisiin kuuluvat tilaus, luotonvalvonta, tilauksen kirjaus, laskutus, myyntireskontran hoito, saatujen suorituksien kirjaus ja erääntyneiden saatavien perintä. Jokainen prosessin vaihe on elintärkeä yrityksen toiminnan kannalta. (Kumaran 2015.)

Kehittyneen O2C-prosessin avainsana on rahavirran nopea kulku eli rahan nopea kotiutuminen ja yrityksen tuloksen kasvu. Kehittynyt O2C-prosessi edesauttaa yrityksen maksuvalmiuden ja käyttöpääoman hallintaa. Se myös mahdollistaa laadukkaan asiakaspalvelun ja nopean ja tehokkaan laskutuksen. (Martelius 2014.)

Kehitystoimet ja vaikutukset

Order to Cash -prosessia voidaan kehittää monella tavalla. Nykypäivänä yleisimpiä kehitystoimenpiteitä ovat laskutuksen sähköistäminen, järjestelmien integraatioiden kehittäminen ja automatisointi, palvelujen ulkoistaminen, asiakastyytyväisyyden parantaminen, henkilöstön motivointi sekä luotonvalvonnan tehostaminen.

Kehityskohteiden löytäminen ja tarpeellisten toimenpiteiden aloittaminen edellyttää yrityksen nykytilanteen analysointia O2C-prosessin osalta. Analysoinnin tarkoitus on löytää ne prosessin osa-alueet, joita voidaan kehittää ja jotka aiheuttavat tällä hetkellä esimerkiksi ylimääräisiä kustannuksia tai asiakastyytymättömyyttä yrityksessä. Nämä kehityskohteet voivat alustavasti vaikuttaa pieniltä, mutta niistä voi nopeasti muodostua isoja häiriöitä prosessin toiminnan kannalta. (Leung 2015.)

Sähköinen laskutus tarkoittaa laskujen muodostumista asiakkaan verkkopankkiin operaattoreiden välityksen jälkeen. Sähköisen laskutukseen siirtymisen suurimpia etuja ovat kustannussäästöt ja laskujen toimitusaikojen lyhentyminen. Näiden lisäksi sähköistä laskutusta puoltavat ekologiset näkökulmat, tehokkuus ja nykyaikaisuus. (Lahti & Salminen 2014.)

Toinen yleinen kehityskohde on järjestelmien automatisointi sekä järjestelmien välisten integraatioiden parantaminen. Automatisointi tarkoittaa manuaalisten toimenpiteiden minimointia esimerkiksi tilausten kirjauksessa ja laskujen lähetyksessä. Automatisoinnilla voidaan vähentää inhimillisiä virheitä, pienentää kuluja, nopeuttaa kirjauksia sekä parantaa asiakastyytyväisyyttä. (Halverson 2015.)  Integraation tehtävä on kuljettaa tietoa järjestelmien välillä. Toimivan integraation aikaansaanti vaatii yritykseltä ensin paljon sijoituksia, mutta päämäärän saavuttamisen jälkeen henkilöstöltä vapautuu aikaa muihin työtehtäviin, tiedonsiirto on nopeaa ja tehokasta ja kustannuksissa säästetään. (Niemelä, Pirker & Westerlund 2008, 24-25.)

Asiakastyytyväisyys on yrityksen jokaisen osa-alueen perusta. Tyytyväiset asiakkaat maksavat laskunsa ajallaan tai mahdollisesti ennakkoon, kertovat positiivisia seikkoja yrityksestä tuttavilleen ja tuovat säännöllisiä tuloja yritykselle pitkien asiakassuhteiden myötä. Tutkimukset todistavat, että asiakkaat maksavat mielellään myös enemmän, jos kokevat voivansa itse vaikuttaa saamaansa palveluun tai toimintaan. (Järvenpää, Partanen & Tuomela 2001, 237-241.)  Henkilöstön motivointi on monelle yritykselle tuttu osa päivittäistä toimintaa. Henkilöstön tulee olla motivoitunutta myös O2C-prosessia hoitaessa. Motivoitunut henkilöstö keskittyy annettuun työtehtävään, ratkoo ongelmia nopeasti, innovoi uusia asioita, keskittyy asiakkaisiin ja tuottaa yritykselle rahaa. (Napolitano 2017.)

O2C-prosessi sisältää lukuisia vaiheita ja tämän johdosta yhtenä kehityskeinona pidetään palveluiden ulkoistamista. Ulkoistamisella tarkoitetaan toimintojen siirtämistä ulkopuoliselle yritykselle. Monet yritykset ulkoistavat esimerkiksi kirjanpidon palvelut tai arkistointipalvelut. Ulkoistamisen seurauksena yrityksen henkilökunnalta vapautuu aikaa ja resursseja muihin työtehtäviin, yrityksen tehokkuus kasvaa yleisellä tasolla ja kustannukset pienenevät, kun ulkopuoliselle yritykselle maksetaan ainoastaan esimerkiksi säännöllinen kuukausiveloitus. (Koivumäki & Lindfors 2012, 26.)

Tuloksellista O2C-prosessin kehitystyötä käytännössä

Liiketalouden ja matkailun alan opinnäytetyön yhteydessä toteutettiin kysely- ja haastattelututkimus liikuntapalveluja tarjoavan pk-yrityksen O2C-prosessin toimivuuden ja kehityskohteiden selvittämiseksi. Kyselytutkimus kohdistettiin sekä asiakkaisiin että henkilöstöön. Lisäksi haastateltiin neljää henkilökunnan edustajaa. Tutkimus aloitettiin kesällä 2016 ja päätettiin keväällä 2017. Tutkimuksen alussa yrityksessä oli haasteita O2C-prosessin eri vaiheissa johtuen erityisesti uusien järjestelmien käyttöönotosta ja keskeneräisyydestä. Tutkimuksen edetessä yrityksen johto on aloittanut korjaus- ja kehitystoimenpiteitä. Näiden vaikutuksia esitellään kuviossa 1. Tutkimustuloksista voidaan havaita, että isoimpia haasteita yrityksessä ovat aiheuttaneet järjestelmien väliset integraatiohäiriöt, henkilökunnan määrän riittämättömyys, viestinnän vähäisyys, perinnän pitkittyminen sekä laskutuksen viivästymiset.

Kuvio 1. Yrityksen aloittamat toimenpiteet ja niiden vaikutukset

Yritys on saavuttanut lyhyessä ajassa  O2C-prosessin kehityksellä muun muassa tehokkaan erääntyneiden saatavien hallinnan, motivoituneemman henkilöstön, tyytyväisemmät asiakkaat sekä positiivisia vaikutuksia rahavirtaan. Yritys on kehittänyt paljon OpusCapitan tutkimuksessakin mainittuja seikkoja, ja automatisoimalla prosesseja ja luomalla yhtenäisiä toimintaohjeita on myös palveluiden laatu noussut (Martelius 2014). Ulkoistamisen tuomia hyötyjä oli hyödynnetty yrityksessä jo ennen tutkimuksen aloittamista, mutta myös niiden painoarvo on noussut tutkimuksen myötä. Yrityksessä on ulkoistettu kirjanpidon sekä perinnän palvelut. Tutkimuksen kautta yrityksen kokonaiskuva O2C-prosessista sekä sen tärkeydestä on kasvanut ja toimenpiteiden vaikutukset näkyvät jo arkisissakin toiminnoissa. Kehitystoimenpiteitä jatketaan edelleen.

Tutkimuksen kohteena olleessa case-yrityksessä saavutettiin siis merkittäviä parannuksia O2C-prosessin kehittämisen kautta. Vaikka tutkimustulokset eivät ole yleistettävissä, voidaan todeta kuitenkin, että tulokset vahvistavat aiempia tutkimuksia ja näkemyksiä O2C-prosessin kehittämismahdollisuuksista ja sen mukanaan tuomista eduista.

Lähteet

Hakala, M. 2017. O2C-prosessin vaiheet ja kehittäminen : Case: Wellfit Finland Oy. [Verkkodokumentti]. AMK-opinnäytetyö. Lahti: Lahden ammattikorkeakoulu, liiketalouden ja matkailun ala. [Viitattu 28.8.2017]. Saatavissa: http://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2017061013209.

Halverson, B. 2015. How Sales Order Automation Can Improve Your Order-to-Cash Cycle. [Verkkolehti]. Industrial Distribution (Online) 15.10.2015. [Viitattu 28.8.2017]. Saatavissa: http://search.proquest.com.aineistot.lamk.fi/docview/1739077910/.

Järvenpää, M., Partanen, V., & Tuomela, T-P. 2001. Moderni taloushallinto – Haasteet ja mahdollisuudet. Helsinki: Edita Oyj.

Koivumäki, J. & Lindfors, H. 2012. Pk-yrityksen taloushallinto. Helsinki: Kauppakamari.

Kumaran, S. 2015. What is Order to Cash Cycle. Invensis: Global Outsourcing Services. [Viitattu 28.8.2017]. Saatavissa: https://www.invensis.net/blog/finance-and-accounting/what-is-order-to-cash-cycle/.

Lahti, S. & Salminen, T. 2014. Digitaalinen taloushallinto. 1.painos. Helsinki: Sanoma Pro.

Leung, S. 2015. Order to Cash: What It Is & Why You Should Care. B2B Commerce Digital. [Viitattu 28.8.2017]. Saatavissa: https://www.handshake.com/blog/order-to-cash-wholesale-metrics/.

Martelius, K. 2014. The Economic Situation Calls for More Efficient Order-to-Cash Processes. OpusCapita. [Viitattu 28.8.2017]. Saatavissa: https://www.opuscapita.com/newsletter/2014/newsletter-december-walk-the-talk/the-economic-situation-calls-for-more-efficient-order-to-cash-processes.

Napolitano, A. 2017. Beyond the Clock: The Benefits of Highly Motivated Employees. [Viitattu 28.8.2017]. Saatavissa: https://www.business.com/articles/the-benefits-of-highly-motivated-employees/.

Niemelä, M., Pirker, A. & Westerlund, J. 2008. Strategiasta tuloksiin: tehokas johtamisjärjestelmä. Helsinki: WsoyPro.

Kirjoittajat

Milja Hakala on valmistunut kesällä 2017 tradenomiksi Lahden ammattikorkeakoulun liiketalouden ja matkailun alalta. Hän toimii laskutusvastaavana tutkimuksensa kohteena olleessa yrityksessä.

Sirpa Varajärvi toimii lehtorina Lahden ammattikorkeakoulun liiketalouden ja matkailun alalla.

Julkaistu 4.9.2017

Artikkelikuva: https://pixabay.com/p-1019730/ (CC0)