Opiskelijalle LAMK voi olla muutakin kuin opiskelupaikka. Se tarjoaa mahdollisuuden työelämäkokemuksiin sekä tietojen ja taitojen syventämiseen tai kokonaan uusien kompetenssien oppimiseen. Palveluliiketoiminnan opiskelija Anniina Harjapäälle maaliskuussa 2017 järjestetty Inssiforum2017 tarjosi mahdollisuuden soveltaa opittua ja haastoi pohtimaan mistä koostuu onnistunut tapahtuma.
Kirjoittajat: Anniina Harjapää ja Silja Kostia
Inssiforum2017 onnistuneena tapahtumana
Onnistunut tapahtuma koostuu seitsemästä eri osasta, joista jokaisen täytyy olla tarkkaan mietitty ja huolella suunniteltu, jotta osallistujat saavat tapahtumasta mahdollisimman paljon irti. Tavoite ja asiakasryhmä on hyvä kirkastaa ensimmäiseksi, jonka jälkeen on helpompi alkaa miettiä tapahtuman sisältöä. Sen tulee paitsi tähdätä tavoitteen saavuttamiseen myös puhutella kohdeyleisöä. Myös tapahtumapaikka ja – aika tulee miettiä osallistujille sopivaksi. Tapahtuman järjestämiseen on varattava taloudelliset ja henkilöresurssit mieluiten (inho)realistisesti kuin liian optimistisesti. Onnistunut tapahtuma voi parantaa järjestäjäyrityksen imagoa ja luoda jatkumon tapahtumalle. (Kauhanen ym 2002)
Ensimmäinen osa onnistuneen tapahtuman suunnittelua oli melko helppoa, sillä Inssiforum on järjestetty aikaisemmin kolme kertaa ja tavoite sekä kohderyhmä olivat selvillä. Forumin tavoitteena on koota insinöörikouluttajat ajankohtaisten koulutus – ja tutkimusasioiden äärelle joka toinen vuosi.
Inssiforumin sisältö suunniteltiin ja toteutettiin yhteisöllisesti. Siihen osallistui LAMKin lisäksi kahdeksan muuta ammattikorkeakoulua. Ideoita kerättiin ensin sekä tekniikan alan henkilöstöltä että Arenen tekniikan kehittämisryhmässä, jonka kokouksissa myös säännöllisesti informoitiin järjestelyjen etenemisestä. Puhujia ja teemoja eri ammattikorkeakoulujen tekniikan yksiköistä kerääntyi tasaisesti matkana varrella, ja pääteemakin muotoutui kohderyhmälle sopivaksi: uudistuva insinööriys.
Tapahtuma-ajaksi päätettiin 22. -23.3.2017 ja paikaksi varattiin Lahden Sibeliustalo. Järjestämisajankohdassa huomioitiin loma-ajat eri puolella Suomea sekä vältettiin lukuvuoden kiireisimpiä ajankohtia. Koska forumiin sisältyi opiskelijaprojektikilpailu, syksyn opintojaksoilla tehdyt projektit saatiin mukaan. Edellinen forum järjestettiin tammikuun lopussa, mikä ajankohtana oli hieman liian aikainen. Budjetti oli suunniteltu realistiseksi ja se piti hyvin.
Saadun palautteen perusteella voi sanoa, että Inssiforum2017 onnistui hyvin. Palautteen keskiarvo oli 3,9 ja kysyttäessä seuraavan forumin järjestämisajankohtaa, maaliskuu oli ylivoimainen voittaja (Kostia 2017). Voidaan siis sanoa, että onnistunut tapahtuma vahvisti Lahden ammattikorkeakoulun tunnettuutta insinöörikouluttajana sekä Inssiforumin imagoa.
Tapahtuman markkinoinnin ja viestinnän haasteet
Viestintä ja markkinointi ovat tärkeitä osia onnistuneen tapahtuman toteuttamisessa. LAMK sai Inssiforumin järjestämisvastuun 2014 ja tapahtumalle luotiin heti www-sivut, logo sekä varattiin tarvittavat tilat ja majoituskiintiöt. Tammikuun 2015 Inssiforumissa Helsingissä jaettavaksi painettiin ennakkomarkkinointipostikortti. (Montonen 2016).
Harjoittelijan tehtävinä oli päivittää www-sivuja, hoitaa sähköpostiliikennettä eri suuntiin, olla aktiivinen sosiaalisessa mediassa ja lopuksi huolehtia esitykset jaettavaksi www-sivujen kautta. Tapahtuman www-sivujen kautta tapahtuvassa viestinnässä tärkeää on, että teksti on helppolukuista ja tieto on ajantasaista. Haastetta aiheutti LAMK www-sivujen tekniset rajoitteet, jotka piti ottaa huomioon joskus myös informatiivisuuden ja sivuston ulkonäön kustannuksella.
Tapahtumaviestinnän sujuvuutta edistää se, että kaikki sähköpostit ovat harmoniassa toistensa kanssa ja vastaukset osallistujien, puhujien sekä yhteistyökumppanien kysymyksiin ovat selkeitä ja johdonmukaisia. Haastetta viestinnässä tuotti rinnakkaissessioiden ulkoistaminen, sillä kaikkiin kysymyksiin ei pystytty suoraan vastaamaan, vaan vastauksia piti kysellä sessioiden järjestäjiltä eri ammattikorkeakouluista. Loppujen lopuksi tässäkin onnistuttiin melko hyvin ja palautteessa viestintä ennen seminaaria sai arvosanan 3,4, mitä voidaan pitää hyvänä (Kostia 2017). Sähköpostiliikennettä oli hoidettavaksi myös seminaarin jälkeen.
Seminaarissa harjoittelija päivitti sosiaalista mediaa yhdessä opiskelijatyöntekijöiden kanssa. Seminaarin jälkeen tehtiin blogi LAMKin käyttämälle alustalle, josta kaikki esitykset olivat saatavissa. Linkki blogiin lähettiin kaikille osallistujille kiitosviestin yhteydessä. Esitysten saaminen salasanan taakse LAMKin verkkosivuille osoittautui teknisesti erittäin haastavaksi.
Opiskelijatyöntekijät tärkeässä roolissa
Tärkeä osa harjoittelijan työtä oli opiskelijatyöntekijöiden rekrytointi, perehdytys sekä heidän työnsä koordinointi Inssiforumin aikana. Tämä osoittautui helpoksi tehtäväksi, sillä opiskelijat olivat sekä osaavia että oma-aloitteisia. Ennen rekrytointia kartoitettiin mihin tehtäviin tarvitaan lisäkäsiä ja miltä koulutusalalta saadaan tehtäviin soveltuvia opiskelijoita. Tärkeimmät tehtävät olivat seminaarin asiakaspalvelun hoitaminen sekä tekninen tuki. Tekniseen tukeen saatiin opiskelijat suoraan tekniikan alan opintojaksolta, jonka oppimistavoitteisiin tehtävät soveltuivat. Teknisen tuen tehtäviä olivat esityskoneiden valmiiksi asentaminen ja toimivuuden varmistaminen sekä mahdollisissa ongelmatilanteissa avustaminen. Tässä toimivat apuna myös opintojakson ohjaavat opettajat. Asiakaspalvelutehtäviin kuuluivat vastaanottopisteen rakennus ja ylläpito, yleinen asiakaspalvelu ja osallistujien opastaminen. Näihin tehtäviin rekrytoitiin viisi palveluliiketoiminnan opiskelijaa, joiden opetussuunnitelmaan sisältyvät erilaiset asiakaspalvelutilanteet. Näytteilleasettajapaikkojen myyntiin rekrytoitiin myös kaksi tekniikan alan opiskelijaa. Harjoittelija toimi heidän yhteyshenkilönään ja valmisteli markkinointimateriaalia, paikkojen hinnoittelua sekä kartan mahdollisista näytteilleasettajien paikoista.
Arviointia oppimisesta
Anniina Harjapää tuli Inssiforum2017 -suunnitteluryhmään syksyllä 2016, kun järjestelyt olivat edenneet verkkaisesti noin puolitoista vuotta. Osaamistavoitteena oli oppia tapahtumajärjestämistä ja kehittää omia organisointi- ja viestintätaitoja. Mahdollisuutena oli myös ”esimiestyöhön” tutustuminen opiskelijatyöntekijöiden koordinaattorina.
Anniina keskittyi eniten viestintään, opiskelijatyön koordinointiin sekä käytännön järjestelyihin ja koki onnistuneensa näissä hyvin. Tapahtuman saama hyvä palaute kertoi myös onnistumisesta. Vaikka oma-aloitteisuus on hyvä ominaisuus, oli muiden järjestelyihin osallistuneiden apu Anniinalle tärkeää: ”Oli yllättävää huomata, kuinka paljon pieniä osasia ja henkilö- ja rahallisia resursseja tarvitaan onnistuneen tapahtuman järjestämiseen”.
Inssiforum –harjoittelijana Anniinalla oli mahdollisuus soveltaa oppimaansa teoriaa käytäntöön ja hän sai arvokasta työkokemusta mikä on työllistymisen kannalta tärkeää. Jatkossa hän hyödyntää oppimaansa kansainvälisen Smart Cities in Smart Regions 2018- konferenssin projektityöntekijänä, jonka suunnittelussa hän on mukana heti alusta lähtien. Kehittymiskohteikseen Anniina on asettanut sosiaalisen median tehokkaamman hyödyntämisen oppimisen sekä viestintätaitojen vahvistamisen.
Lähteet
Kauhanen, J., Juurakko, A. & Kauhanen, V. 2002. Yleisötapahtuman suunnittelu ja toteutus. Porvoo: WSOY.
Kostia, S. 2017. Inssiforum2017 insinöörikoulutuksen haasteiden ytimessä. [Verkkodokumentti]. Toolilainen. 2/2017. [Viitattu 31.7.2017]. Saatavissa: http://www.tool.fi/wp-content/uploads/2017/02/TOOL_2_2017.pdf
Montonen L. 2016. Rehtorin sihteeri. Lahden ammattikorkeakoulu. Haastattelu: 10.10.2016.
Kirjoittajat
Anniina Harjapää on palveluliiketoiminnan opiskelija, joka oli harjoittelijana Inssiforum2017 -suunnitteluryhmässä ja tällä hetkellä projektityöntekijänä Smart Cities in Smart Regions 2018 -konferenssin suunnitteluryhmässä
Silja Kostia on Lahden ammattikorkeakoulun tekniikan yksikön johtaja ja Smart Cities in Smart Regions 2018 -konferenssin ohjausryhmän puheenjohtaja
Kuva
Paneeli pohtimassa insinöörikoulutuksen haasteita Lahden ammattikorkeakoulun kehittämispäällikkö Ari Hautaniemen johdolla. (Kuva: Oona Rouhiainen)
Julkaistu 16.8.2017