Vapaaehtoistoiminta on Suomessa laajaa, ja sen merkitys hyvinvoinnin lähteenä tunnustetaan. Tulevaisuudessa toiminnan yhteiskunnallisen merkityksen arvioidaan kasvavan entisestään. Monipuolinen hanketyö on vakiintunut osaksi ammattikorkeakoulujen toimintaa. Opiskelijat tekevät hankkeiden toimenpiteitä ja verkostoituvat hankkeissa alueen yritysten kanssa. Opiskelija voi myös näyttää osaamistaan osallistumalla hankesuunnitelman kirjoittamiseen, kuten vapaaehtoisten asiakaspalveluvalmennus hankesuunnitelmassa tehtiin.

Kirjoittajat: Krista Mikkonen ja Kirsi Kallioniemi 

Asiakaspalveluvalmennusta tapahtumissa työskenteleville vapaaehtoisille

Vapaaehtoisten asiakaspalveluvalmennushanke, eli VAPA-hanke, suunniteltiin tarjoamaan valmennusta Jukolan ja Venlojen viesteissä Lahti-Hollolassa 2018 ja Kangasalla 2019 työskenteleville vapaaehtoisille asiakaspalvelutyöntekijöille. Suunnitellun hankkeen tavoitteena oli kehittää vapaaehtoisten asiakaspalveluosaamista, josta hyötyisivät edellä mainittujen tahojen lisäksi järjestävät paikkakunnat ja paikalliset yritykset sekä palveluntarjoajat. Hanke suunniteltiin Lahden ammattikorkeakoulussa hallinnoitavaksi ja toteutettavaksi, ja sille haettiin alueiden välistä rahoitusta paikalliselta Leader-ryhmältä.

Vapaaehtoiset edellä hankkeessa

Vapaaehtoistyö on yksittäisten ihmisten tai yhteisöjen hyväksi tehtyä toimintaa, josta ei saa rahallista korvausta. Vapaaehtoistyötä tehdään omasta vapaasta tahdosta ja sitä voi tehdä kuka tahansa iästä tai asuinpaikasta riippumatta kykyjensä, aikataulunsa ja voimavarojensa mukaan. Vapaaehtoistoiminta hyödyntää kolmatta osapuolta perheen ja ystäväpiirin ulkopuolella ja sen luonteeseen kuuluu, että se on avointa kaikille. (Valliluoto 2014, 12.)

Vapaaehtoisten rooli tapahtumissa, ja etenkin suurtapahtumia järjestettäessä, on merkittävä. Ilman vapaaehtoisten työpanosta jäisivät monet suuret urheilutapahtumat järjestämättä. Vapaaehtoistyöstä hyötyvät tapahtumanjärjestäjän lisäksi ensisijaisesti vapaaehtoiset saamalla työkokemusta ja pääsemällä osaksi ainutlaatuista elämystä. Vapaaehtoistyötä johdettaessa on otettava huomioon, että vapaaehtoisten taidot, kokemukset, motiivit ja sitoutuminen työskentelyyn saattavat vaihdella hyvinkin paljon. (Mallen & Adams 2008, 55-58.)

VAPA-hanke suunniteltiin vastaamaan ensisijaisesti vapaaehtoisten tarpeisiin. Hankkeen puitteissa järjestettävien valmennuspäivien tarkoitus oli vapaaehtoisten asiakaspalvelutaitojen vahvistamisen lisäksi nostattaa yhteishenkeä ja tarjota heille mahdollisuus verkostoitua ennen kilpailuviikonloppua. Getzin (2007, 290) mukaan vapaaehtoistyöntekijöitä motivoi etenkin mahdollisuus sosiaalisten sekä ammatillisten suhteiden luomiseen ja itsensä haastaminen. Lisäksi vapaaehtoiset nauttivat yhteisöllisyyden tunteesta, ja hyviä kokemuksia omaavat vapaaehtoiset jakavat niitä mielellään toisille innostaen näin muita mukaan toimintaan.

VAPA-hankesuunnitelman eteneminen

VAPA-hanke syntyi Krista Mikkosen (2018) opinnäytetyön pohjalta, jonka tuotoksena kirjoitettiin hankesuunnitelma. Suunnitelman perustana käytettiin Lahti2017 hiihdon MM-kilpailuiden vapaaehtoisten valmennustilaisuuksien konseptia, jota jatkokehitettiin paikan päällä tehtyjen havaintojen pohjalta. Työ- ja elinkeinoministeriö (2017) ohjeistaa, että hyvässä hankehakemuksessa hankkeelle on selkeät perustelut, tavoite ja toimenpiteet on mietitty ja ilmoitettu tarkasti, kohderyhmä on määritelty ja rajattu, budjetti on huolellisesti laadittu ja se on realistinen sekä kohtuullinen, hankkeella on suunnitelma toiminnan jatkamisesta ja vakiinnuttamisesta, tulosten raportointi ja levittäminen on mietitty sekä hankkeen toteuttamiseen on varattu riittävästi ammattitaitoisia henkilöitä. VAPA-hankkeen hankesuunnitelma tehtiin edellä mainittuja ohjeita noudattaen ja se liitettiin osaksi sähköistä virallista hankehakemusta, joka jätettiin rahoittajan käsittelyyn marraskuun lopussa 2017.

Hankesuunnitelma opinnäytetyönä

Ajatus hankesuunnitelman kirjoittamisesta opinnäytetyönä oli lähtöisin TKI-toiminnassa mukana olevalta opettajalta ja TKI-asiantuntijalta. Opinnäytetyön kirjoittaja oli ollut mukana valmentajan roolissa Lahti2017-hiihdon MM-kilpailujen vapaaehtoisten valmennuspäivillä ja osallistunut Palveluliiketoiminnan Projektikevään 2017 Jukolan viestin markkinoinnin kehittämiseen. Hankesuunnitelmassa opiskelijan oma kokemus ja näkemys valmennuksesta ja sen tarpeesta pääsivät esille. ”Hankkeiden maailma” oli ennestään opinnäytetyön tekijälle vieras ja uutta oli, että hankesuunnitelman tekeminen opinnäytetyönä oli ylipäätään mahdollista. Työn tekijä innostui hankkeen kirjoittamisen ajatuksesta, sillä hän koki hankekirjoittamisen olevan hyvä tilaisuus oppia uutta ja kehittyä ammatillisesti. Työn tekijä arvosti sitä, että hän pääsi näkemään hankeprosessin alusta lähtien hakemuksen lähettämiseen saakka. Opinnäytetyön tekijä oli työn lopputulokseen tyytyväinen, vaikka kielteinen rahoituspäätös olikin pettymys.

Ohjaavan opettajan näkökulmasta VAPA-hankkeen kirjoitusprosessi eteni ripeästi ja tuki korkeakoulun profiilia. Ohjattava sai ohjaajan näkökulmasta katsottuna kokemusta hankekirjoittamiseen ja näkemystä siihen, kuinka laaditaan hankehakemus.  Vaikka hankesuunnitelma ei saanutkaan Leader-rahoitusta, niin suunnitelma jäsensi merkittävästi vapaaehtoisten asiakaspalveluvalmennuksen teemaa ja toi lisäarvoa teeman jatkotyöstämiseen. Vapaaehtoistyön teemaa onkin jatkettu Lahden ammattikorkeakoulussa mm. Sport Volunteers Movement eli SCULT-hankkeessa, jossa kerätään tietoja vapaaehtoisista tekijöistä, jotka olisivat kiinnostuneita lähtemään vapaaehtoisiksi kansainvälisiin urheilutapahtumiin. Uusia tapahtumia on suunnitteilla Päijät-Hämeessä ja niissä vapaaehtoisilla on merkittävä rooli. Vapaaehtoiselle onnistunut asiakaskohtaaminen on osa hyvää tapahtumakokemusta ja onnistunut vapaaehtoistyö innostaa tulemaan yhä uudelleen vapaaehtoiseksi. Mahdollisen VAPA-hankkeen idea tai tarve ei ole kadonnut, mutta ehkä aika ei vain ollut vielä kypsä suunnittelulle hankkeelle.

Lähteet

Getz, D. 2007. Event Studies. Theory, research and policy for planned events. Oxford: Elsevier Ltd.

Mallen, C. & Adams, L. (toim.) 2008. Sport, Recreation and Tourism Event Management. Theoretical and Practical Dimensions. Oxford: Elsevier Ltd.

Mikkonen, K. 2018. Hankesuunnitelma. Case: VAPA-hanke Jukolan ja Venlojen viestin vapaaehtoisten valmentamiseen. AMK-opinnäytetyö. Lahden ammattikorkeakoulu, liiketalouden ala. Lahti. [Viitattu 14.2.2018]. Saatavissa: http://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-201802102274

Työ- ja elinkeinoministeriö. 2017. Millainen hanke voi saada rahoitusta? Rakennerahastot.fi [Viitattu 14.2.2018]. Saatavissa: https://www.rakennerahastot.fi/millainen-hanke-voi-saada-rahoitusta-

Valliluoto, S. 2014. Vapaaehtoistoiminnan mahdollisuuksista ja esteistä. Helsinki: Kilpailu- ja kuluttajavirasto. [Viitattu 6.9.2018]. Saatavissa: https://media.sitra.fi/2017/02/27174632/Vapaaehtoistoiminnan_mahdollisuuksista_ja_esteista-2.pdf

Kirjoittajat

Krista Mikkonen on valmistunut Lahden ammattikorkeakoulusta palveluliiketoiminnan tradenomiksi toukokuussa 2018. Krista työskentelee nykyisin myynti- ja markkinointikoordinaattorina, ja hän on lisäksi mukana kansainvälisessä SCULT-hankkeessa projektikoordinaattorina.

Kirsi Kallioniemi toimii lehtorina ja projektipäällikkönä SCULT-hankkeessa Lahden ammattikorkeakoulussa.

Artikkelikuva: Kimmo Hirvonen. 2018. Saatavissa: http://www.jukola.com/2018/files/2018/05/IMG_4452.jpg

Julkaistu 25.9.2018

Viittausohje

Mikkonen, K.  & Kallioniemi, K. 2018. Vapaaehtoisten asiakaspalveluvalmennus –hankesuunnitelma opinnäytetyönä. LAMK Pro. [Verkkolehti]. [Viitattu pvm]. Saatavissa: http://www.lamkpub.fi/2018/09/25/vapaaehtoisten-asiakaspalveluvalmennus-hankesuunnitelma-opinnaytetyona/