Tehokkuuden seuranta on yksi liiketoiminnan menestykseen vaikuttavista tekijöistä. Tehokkuutta ja tuotantotoiminnan tuottavuutta voidaan seurata ja mitata monesta eri näkökulmasta, joista yksi on työn tuottavuuden seuranta. Miten työn tuottavuutta voidaan mitata ja millaisella raportoinnilla tehokkuuskehitystä voidaan tukea?

Kirjoittajat: Laura Wirth ja Sirpa Varajärvi

Tuotannon tehokkuuden mittaaminen ja seuranta

Eri toimialoilla yrityksen kannattavuuden seuranta painottuu eri tekijöiden varaan. Valmistusalalla tuotannonhallinnalla on keskeinen rooli yrityksen arvontuottajana ja kannattavuuden määrittäjänä. Menestyvä tuotanto on sekä strategisesti suunnitelmallista että käytännön tasolla tehokasta. Yksi tapa seurata ja kehittää tuottavuutta on kapasiteetin ja resurssien hallinta. Niiden tarkoituksena on järjestellä käytettävissä olevat resurssit vastaamaan tuotannon tarpeita. Liian vähäinen resurssimäärä aiheuttaa viivästyksiä ja kauppojen peruuntumisia. Liian suuret resurssit aiheuttavat turhia kuluja. Siksi resurssihallinta on tärkeä tekijä yrityksen kasvulle. (Vause 2009, 186; Hill & Hill 2012, 4-5.)

Tuotantotoiminnan tehokkuuden mittaamisessa yleisesti käytetty mittari on aika. Jokainen tuote arvioidaan sen mukaan, paljonko sen valmistamiseen on kulunut aikaa. Kun tämä tiedetään, voidaan tutkia kuinka paljon resursseja valmistus vaati ja kuinka tehokkaasti olemassa olevaa kapasiteettia hyödynnettiin. (Hill & Hill 2012, 357 & 359.)

Erityisesti aloilla, joilla tuotteiden valmistus vaatii runsaasti käsillä tehtävää työtä, on hyödyllistä seurata lisäksi työvoiman tuottavuutta, koska se on tärkeä valmistustoiminnan vaatima resurssi. Henkilöstöresurssien tuottavuutta voidaan mitata erilaisten HR-KPI-mittareiden avulla. Niitä käytetään, kun halutaan tutkia henkilöstövoimavarojen vaikutuksia yrityksen talouslukuihin. Erilaiset mittarit mittaavat esimerkiksi henkilöstökulujen määrää suhteessa liikevaihtoon tai tehdyn työn tuottavuutta suhteessa liikevaihtoon. (Kesti 2014, 18-23.)

Jotta tuotannonohjauksen ja tehokkuusseurannan tilannetta ja tavoitteita voitaisiin seurata, tarvitaan informaation keräämistä, analysointia ja sen pohjalta toteutettavaa raportointia. Seurannan taustavoimana voidaan käyttää Business Intelligence -ajattelua, jonka tavoite on kerätä hallitusti dataa ja muuttaa se oikeiden työkalujen avulla hyödylliseksi liiketoimintatiedoksi. Business Intelligencen hyödyntäminen ei aina vaadi raskaita järjestelmiä ja suuria tietoteknisiä investointeja vaan sitä voi toteuttaa myös tutuilla taulukkolaskennan työkaluilla. (Suominen & Suominen 2015, 10-12.)

Jotta raportointikäytäntö tukisi tuotantotoimenpiteitä tarvittavalla tavalla, data tulisi saada jaettua helposti hahmotettavassa ja yksinkertaisessa raporttimuodossa. Syvänperän & Lindforsin (2014, 76-77) mukaan raportointia määrittäviä perusperiaatteita ovat raportin sisältöön, yksityiskohtaisuuteen ja esitystiheyteen liittyvät valinnat. Sen lisäksi tulisi selvittää millainen visuaalinen ulkoasu ja jakamistapa palvelevat sen tarkoitusta tehokkaimmin.

Verstaasta tehtaaksi – tuottavuuden kehitystä tukeva raportointi

Tuotannonohjauksen ja henkilöstöresurssien tehokkuuden seurantaan liittyvää raportointia tutkittiin ja kehitettiin Laura Wirthin (2017) opinnäytetyössä Verstaasta tehtaaksi – Muutoksen tukeminen työn tehokkuuden raportoinnilla. Laadullisena tutkimuksena toteutetun tutkimuksen tavoitteena oli luoda case-yritys Neovo Solutions Oy / Innofusorille raportointikäytäntö, joka tukee uutta toiminnanohjausjärjestelmää sekä sitä kautta mahdollistuvaa henkilöstöresurssien organisointia ja niiden tuottavuuden seurantaa.

Innofusor on pk-yritys, joka valmistaa korkealaatuisia sisustuksellisia akustiikkaelementtejä. Liikevaihdon tasainen kasvu on luonut tarpeita toiminnan tehostamiselle ja työmentaliteetin muuttamiselle verstasmaisesta työskentelystä kohti tehdasmaista tehokkuutta. Innofusor toimii alalla, jolla suurin osa tuotannosta toteutetaan käsityönä. Siksi tässä tapauksessa raaka-ainehintoja ja logistisia kuluja suurempi merkitys yrityksen tuottavuudelle on henkilötyötuntien tehokas hyödyntäminen. Kasvun myötä yrityksessä on ollut tarve ottaa käyttöön uusia toimintatapoja ja työvälineitä. Tämä vaatii henkilöstöltä kykyä ja motivaatiota omaksua uutta, rohkeutta tarttua toimeen, jakaa vastuuta ja ratkaista uudenlaisia haasteita. Johdon haasteena puolestaan on luoda tämän mahdollistava oppimisen kehä.

Wirthin (2017) opinnäytetyön tuloksena Innofusorissa otettiin käyttöön työn tehokkuutta seuraava raportointikäytäntö. Mittariksi raporttiin valittiin valmistuneiden tilausten arvo verrattuna niitä kohti tehtyjen työtuntien määrään. Raportti päädyttiin luomaan interaktiiviseen taulukkolaskentaohjelmaan, joka yrityksessä oli jo valmiiksi käytössä. Uusi raportointikäytäntö tukee yrityksen muutosprosessia sekä psyykkisellä tasolla motivaattorina että käytännön tasolla esittämällä työtuntien tehokkuuden visuaalisessa muodossa. Raportointikäytännön avulla sekä johto että tuotantotyöntekijät alkavat saamaan viikkotason tietoa tehokkuudesta. Raportti tulee visualisoimaan selkeästi uusien työvälineiden ja valmistusmenetelmämuutosten hyödyt ja pullonkaulat. Työntekijöiden esittämien toiveiden mukaisesti raportilta pystytään seuraamaan sekä akustiikkatuotannon kokonaisvolyymia että tuoteryhmäkohtaista työtuntitehokkuutta. Raportin avoimiin kommenttikenttiin voidaan kirjata viikon työnkulkuun vaikuttaneita tekijöitä, jotka selittävät mahdollisia kuvioissa esiintyviä poikkeuksia.

Jatkuvan kasvun mahdollistaminen

Resurssikäytön tehokkuuden seuranta on tärkeässä roolissa valmistusyrityksen kehittämisessä. Henkilöstön osaamisen lisääntyminen, oikea motivaatio ja tehokkuuden kasvu luovat hyvät olosuhteet liiketoiminnan tuottavuudelle. Kasvuyrityksessä eletään jatkuvassa oppimisen ja muutoksen kehässä, ja sen ylläpitäminen vaatii oikeanlaiset tukitoimet, kuten raportointikäytännön, joka kertoo oikeita asioita oikeille henkilöille oikeaan aikaan. Opinnäytetyötä tehdessään Wirth sai seurata läheltä yrityksen ottamaa merkittävää askelta pienestä pajatoiminnasta kohti tehdasmaista tehokkuutta – askelta, jonka on mahdollistanut sekä tietojärjestelmien Business Intelligence että liikejohdon ”anti-stupidity”. Tällä yhdistelmällä voidaan hioa yrityksen tuottavuus jo pk-vaiheessa kuntoon ja siten luoda mahdollisuus pitkäjänteiselle kasvulle.

Lähteet

Hill, A. & Hill, T. 2012. Operations management. 3. uudistettu painos. Lontoo: Palgrave Macmillan.

Kesti, M. 2014. Henkilöstövoimavarat tuottaviksi. Helsinki: Finanssi- ja vakuutuskustannus Finva.

Suominen, S. & Suominen J. 2015. Laatua Raportointiin Excelillä. Saarijärvi: Docendo Oy.

Syvänperä, O. & Lindfors, H. 2014. Pk-yrityksen budjetointi ja raportointi käytännönläheisesti. 4. uudistettu painos. [Helsinki]: Helsingin seudun kauppakamari.

Vause, B. 2009. Guide to Analysing Companies. Fifth edition. Lontoo: Profile Books.

Wirth, L. 2017. Verstaasta tehtaaksi – Muutoksen tukeminen työn tehokkuuden raportoinnilla. Case: Innofusor. [Verkkodokumentti]. AMK-opinnäytetyö. Lahden ammattikorkeakoulu, liiketalouden ala. [Viitattu 12.12.2017]. Lahti. Saatavissa: http://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2017121721707

Kirjoittajat

Laura Wirth on Lahden ammattikorkeakoulusta syksyllä 2017 valmistunut tradenomi, jonka opintojen painotusalueena oli taloushallinto. Kirjoittaja työskentelee case-yritys Neovo Solutions Oy:ssä Talousassistenttina ja Business Controllerina.

Sirpa Varajärvi toimii Lahden ammattikorkeakoulussa liiketalouden ja matkailun alan lehtorina.

Artikkelikuva: https://pixabay.com/en/write-plan-business-startup-593333/ (CC0)

Julkaistu: 1.2.2018

Viittausohje

Wirth, L. & Varajärvi, S. 2018. Työn tehokkuuden raportointi pk-yrityksessä. LAMK Pro. [Verkkolehti]. [Viitattu pvm]. Saatavissa: http://www.lamkpub.fi/2018/02/01/tyon-tehokkuuden-raportointi-pk-yrityksessa/